Дипломная работа: Автоматизация учета рабочего времени сотрудников ООО "Центр Плюс"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
32
Для данного дипломного проекта была выбрана стратегия автоматизации
по участкам. Основная причина – четкое выделение границ автоматизируемого
бизнес-процесса. Кроме того, данная стратегия автоматизации, по сравнению с
другими, лучше всего подходит: кусочная автоматизация сама по себе носит
негативный характер из-за своей хаотичности, автоматизация по направлениям
невозможна по той причине, что учет рабочего времени сотрудников в отделе
технической поддержки – это не направление деятельности компании, а лишь
обеспечивающий внутренний процесс. Комплексная автоматизация также не
подходит для автоматизации рассматриваемого бизнес-процесса, исходя из её
определения.
Выбранная стратегия автоматизации по участкам включает в себя
следующие этапы [6]:
анализ области деятельности предприятия;
анализ стратегии дальнейшего развития предприятия;
определение стратегических свойств разрабатываемой системы;
определение функциональности системы;
анализ существующих разработок;
выбор стратегии автоматизации;
выбор способа приобретения;
определение архитектуры;
формирование бизнес-плана решения задачи.
В настоящее время имеется два возможных варианта решения задачи
автоматизации: подгонка готового программного продукта под бизнес-процессы
организации, либо создание нового программного продукта под конкретные
условия выбранного предприятия.
В данном дипломном проекте был выбран второй вариант – создание
нового программного продукта под конкретные условия компании ООО «Центр
Плюс».
33
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Под способами приобретения информационных систем понимают
действия от момента принятия решения о необходимости автоматизации задачи
с помощью ИС до момента, пока информационная система не будет внедрена в
компании. Существует несколько способов приобретения информационных
систем:
разработка (самостоятельная и заказная);
покупка готовой информационной системы;
покупка + доработка (самостоятельная или заказная);
аренда.
Ниже будут рассмотрены все четыре выделенных способа на предмет их
применения к автоматизации процессов учета рабочего времени сотрудников в
компании ООО «Центр Плюс».
Перед покупкой готового программного продукта необходимо его
выбрать среди имеющихся на рынке. Выбранный программный продукт должен
полностью соответствовать не только требованиям текущей организации
автоматизируемой задачи, но и требованиям общий структуры бизнес-процессов
всей компании. Данный вариант возможен, однако в большинстве случаев будет
выбран программный продукт, который будет перегружен ненужным
функционалом (который тоже будет включен в стоимость покупки).
Заказ разработки программного продукта автоматизации выбранной
задачи у сторонних разработчиков позволит устранить проблему, описанную
выше, и будет приобретена информационная система, полностью
удовлетворяющая структуре бизнес-процессов компании. Однако, при
изменении и реинжиниринге бизнес-процесса в будущем возможно потребуется
ее переработка, что выльется в итоговое увеличение стоимости приобретения
ИС.
Покупка какого-либо готового программного продукта и его последующая
доработка возможна, такой вариант соединит в себе достоинства первых двух
вариантов приобретения ИС и позволит этим компенсировать недостатки.
Однако, такой вариант будет приемлем, если требуется небольшой объем
34
доработки, при больших изменениях готового программного продукта этот
способ себя не оправдывает.
У варианта аренды ИС можно выявить следующие преимущества:
улучшает инновационные возможности компании за счет
взаимодействия и партнерства с поставщиками мирового уровня, имеющими
большой интеллектуальный потенциал и богатый инновационный опыт;
обеспечивает большую гибкость компании в случае внезапного
изменения рыночной ситуации или потребительских предпочтений: проще и
дешевле найти новых поставщиков с необходимыми возможностями и
ресурсами, чем перестраивать внутреннюю деятельность компании, ликвидируя
одни мощности и ресурсы и создавая новые;
ускоряет приобретение ресурсов и навыков;
позволяет сосредоточиться на тех операциях, которые эффективно
выполняются силами компании, и тех, которые стратегически целесообразно
сохранить под ее контролем.
Однако в этом случае компания рискует вывести за свои пределы
слишком многие виды деятельности и лишиться части собственных ресурсов и
возможностей. В таких случаях компания утратит виды деятельности, которые в
течение длительного времени обеспечивали ей успех на рынке.
Поэтому в рамках данной ВКР информационная система для
автоматизации процессов учета рабочего времени сотрудников будет
разрабатываться собственными силами.
Разрабатываемая информационная система будет включать весь
необходимый функционал, и учитывать все особенности работы и пожелания
сотрудников данной компании, так как будет являться индивидуальным
(уникальным) продуктом, что позволяет быстро изменить функциональность в
соответствии с требованием внутреннего заказчика.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Информационное обеспечение комплекса задач, которые поставлены
перед дипломным проектом организовано в виде реляционной базы данных, в
35
которой хранится вся информация из заявок, поступающих в отдел технической
поддержки компании ООО «Центр Плюс», а также документов, являющимися
выходными для данной информационной системы.
Согласно идее реляционной модели данных, которая используется в
данном дипломном проекте, все объекты предметной области представляются в
виде таблиц. А связи между объектами – связями между таблицами. При чем все
операции над объектами в реальном мире (добавление, изменение, удаление)
выполняются аналогичным образом с записями соответствующих таблиц.
Эту модель данных используются почти все современные системы
управления базами данных. Основным плюсом такой организации является
простота представления данных в виде таблиц, т.к. они являются достаточно
привычной формой, также среди достоинств реляционной модели данных стоит
выделить естественных характер формирования запросов на получение данных,
либо их изменение.
Разработанная система с использованием базы данных позволяет:
централизовать информационный фонд системы;
произвести структурирование данных в виде удобном для
проектировщика или разработчика;
автоматизировать расчёт требуемых показателей.
Входными данными для информационной системы являются заявки на
техническую поддержку и комментарии к ним. Все входные данные
формируются путем заполнения специальных форм на сайте и сохраняются в
базе данных.
В заявке указываются:
ФИО пользователя, создавшего заявку;
вид неисправности;
словесный комментарий к неисправности;
дата и время создания заявки;
статус заявки (новая, в работе, закрыта);
дополнительный файл (если это необходимо).
В комментарии к заявке указывается:
автор комментария;
36
текст комментария;
заявка, к которой комментарий относится;
дополнительный файл (если необходимо);
дата и время отправки комментария;
Формы, с помощью которых формируются входные данные содержат поля
для ввода каждого атрибута, кроме статуса заявки, автора и даты/времени записи
(они фиксируются системой автоматически). Также следует отметить, что
атрибут «вид неисправности» заполняется на основании таблиц-справочников
базы данных.
Всего в информационной системе используется пять справочников:
пользователи;
компании (названия компаний-клиентов);
виды неисправностей;
статусы заявок;
роли пользователей.
Выходными данными деятельности информационной системы являются
данные о выполненных и обработанных заявках, формируемых в виде отчета за
определенный период. Кроме того, выходными данными являются и email-
уведомления для сотрудников предприятия о новых комментариях к заявке, либо
об изменении их статусов – это сделано для того, чтобы пользователям не нужно
было неотрывно проверять состояние своей заявки. Сотрудникам отдела
технической поддержки приходят уведомления и при создании новой заявки, для
того, чтобы они быстрее могли её обработать.
Отчет по заявкам включает следующие параметры:
количество отправленных заявок;
количество выполненных заявок;
максимальное, минимальное и среднее время ответа на заявку.
Отчет выводится с помощью специальной пользовательской формы в виде
таблицы и скачивается в виде файла Microsoft Excel.
Для каждого входного документа и справочных данных используются
кодификаторы, предназначенные для идентификации каждой записи.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2456