Дипломная работа: Автоматизированные системы управления технологическими процессами (на примере ООО "Заря")
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
37
1. Низкая скорость обработки документов.
2. Большое количество неточностей и ошибок, связанных с
человеческим факторам.
3. Сложность в построении отчетов и поиске истории конкретного
документа.
4. Сложность в отслеживании прохождения документа в компании
и его рецензирования.
Данные недостатки можно устранить путем внедрения
автоматизированной информационной системы делопроизводства компании.
В настоящее время учет документов и все связанные с ним действия
производятся специалистом без использования каких-либо средств
автоматизации, то есть журналы, реестры и отчеты заполняются вручную,
что влечет за собой частое возникновение ошибок.
Рассмотрим временные характеристики производимых действий по
учету документов.
Сравнение основных операций при учете документов без применения
средств автоматизации и в предлагаемом варианте по трудовым и
стоимостным затратам приведено в таблице 3 и таблице 4.(стоимость минуты
рабочего времени рассчитана с учетом средней заработной платы
делопроизводителя 45000 в месяц по формуле заработная плата разделить на
произведение количество дней в месяце, количества часов в рабочем дне и
минут в часе).
38
Таблица 3 - Временные и стоимостные затрат при существующем
варианте
Наименование
операции
Количество, в
рабочий день
Затрачиваемое
время на одну,
мин
Итого в
рабочий
день,
минут
Стоимостная
оценка, рублей
Внесение записи в
журнал
8
40
320
1363,64
Поиск данных по
конкретному
документу
4
30
120
511,36
Подготовка отчета
по движению
документа
4
10
40
170,45
Формирование
реестра
документов,
требующих
исполнения
4
15
60
255,68
Итого:
540
2301,14
Таблица 4 - Временные и стоимостные затрат при планируемом
варианте
Наименование
операции
Количество, в
рабочий день
Затрачиваемое
время на одну,
мин
Итого в
рабочий
день,
минут
Стоимостная
оценка,
рублей
Внесение записи в
журнал
4
1
4
17,05
Поиск данных по
конкретному
документу
4
1
4
17,05
Подготовка отчета по
движению документа
4
10
40
170,45
Формирование
реестра документов,
требующих
исполнения
4
10
40
170,45
Итого:
88
375,00
Как видно из приведенных выше таблиц, после внедрения
автоматизированной системы документооборота меняется само содержание
39
работы специалиста службы делопроизводства, в том числе и выполняемые
операции.
При этом временные затраты должны сократиться на 540-88=452
минуты=7,5 часов и 2301-375=1926 рубль в сутки. Следовательно, внедрение
такой системы является однозначно выгодным с точки зрения оптимизации
расхода трудовых и стоимостных ресурсов.
Самыми затратными по временным и трудовым ресурсам среди
описанных выше составляющих процесса учета движения являются
подготовка отчетов и поиск информации по конкретному документу для
определения его местоположения.
Это вызвано большим количеством поступающих и формирующихся
документов, что в итоге значительно затрудняет поиск информации в них.
Как ожидается, в случае автоматизации затрачиваемое специалистом
время на внесение записей и подготовку и поиск информации значительно
снизится, снизится также и количество неверных записей.
Выводы по второй главе
Таким образом, во второй главе работы:
Проанализированы основные функции систем электронного
документооборота и определено их место в структуре других
информационных систем, что позволяет конкретизировать требования к
функциональностиразрабатываемой системы;
В результате проведения анализа существующих систем
электронного документооборота и их функциональности логически
сформулирован вывод о том, что для применения в конкретной компании
необходима самостоятельно разработанная система электронного
40
документооборота, а рассматриваемые не подходят в основном из-за своей
громоздкости;
проведен анализ текущего положения дел в компании и
определено, что в компании необходимо разработать и внедрить
информационную систему документооборота.
41
3 ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА
АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ
ДОКУМЕНТООБОРОТА
3.1 Моделирование работы автоматизированной
информационной системы учета документов
Внедрение информационной системы документооборота позволит
автоматизировать работу сотрудников компании с поручениями путем
автоматического учета документов, их распределения и построения
отчетности по поручениям.
Следовательно, после внедрения информационной системы
документооборота выполнение служебных функций по учету и
распределению документов будет занимать значительно меньше времени,
чем до, так как учет документов будет учитываться и распределяться
автоматически.
На рисунке 7 представлена схема, характеризующая рассматриваемый
процесс «Как будет» с использованием информационной системы
документооборота.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2532