системе.
Система ЭОД не конкурирует с системой АИС «Налог-3», скорее дополняет ее и позволяет налоговым органам распределить функциональные задачи обработки данных на местном уровне более рационально. Следует отметить, что каждая из систем постоянно развивается и совершенствуется. Кроме того, налоговые органы используют в своей деятельности другие информационные ресурсы (программные продукты), позволяющие обслуживать: ЕГРЮЛ, ЕГРИП, ЕГРН, «Бланки», «Недействительные паспорта», «Банковские счета», «Справочник кодов иностранных организаций», «Обмен с ПФР», «Обмен с ФСС», Сведения о физических лицах, «Акцизы на нефтепродукты» и другие виды информации. В настоящее время количество используемых налоговыми органами компьютерных программ - информационных ресурсов насчитывает более 50 наименований.
Информацию, используемую налоговыми органами, можно классифицировать по способу получения на:
информацию, собираемую самими налоговыми органами в ходе контрольной работы;
информация, поступающая из сторонних источников.
Право налоговых органов на самостоятельный сбор информации о налогоплательщиках установлено НК РФ (проведение камеральных, выездных, встречных проверок)
Информация, поступающая от сторонних организаций, весьма разнообразна и можно классифицировать по нескольким признакам:
по источникам информации – от налогоплательщиков, налоговых агентов, сборщиков налогов, банков и органов Федерального казначейства, органов власти и управления и т.д.;
по периодичности поступления – периодическая и нерегу-
лярная.
Кнерегулярной информации относятся банковские документы
на уплату налогов, информация об открытии счетов в банках, о сделках с недвижимым имуществом и т.д.
По степени обязательности информационные потоки можно разделить на обязательные и не обязательные.
В настоящее время основной объем информации поступает в налоговые органы по следующим участкам работы:
-учет налогоплательщиков;
-камеральная проверка налоговых деклараций;
161
-учет поступлений в бюджетную систему и ведение карточек «Расчеты с бюджетом»;
-прием и обработка сведений о доходах физических лиц;
-информация, собираемая в ходе контрольной работы налоговой инспекции (выездных проверок, мониторинга).
4.2.Взаимодействие подразделений внутри налоговой инспекции
Необходимость взаимодействия подразделений ИФНС обусловлено единством цели и единством технологии налоговой работы. Практически ни одно действие невозможно выполнить и ни один документ не издается инспекцией с участием только одного подразделения.
Например, если налогоплательщик обратился в инспекцию с письмом по конкретному вопросу, работа инспекции организуется в следующей последовательности. Письмо поступает в общий отдел, где регистрируется в журнале входящей корреспонденции и передается руководителю инспекции. После этого письмо рассматривается и направляется в соответствующий отдел для исполнения. Письмо, подписанное руководителем, через общий отдел поступает к начальнику соответствующего отдела. Начальник отдела изучает содержание письма и передает его инспектору для подготовки проекта ответа. Инспектор готовит проект ответа и представляет начальнику отдела. Затем начальник отдела прорабатывает проект ответа, согласовывает при необходимости с юридическим отделом и представляет на подпись руководителю. Руководитель инспекции подписывает его и передает в общий отдел для регистрации в журнале исходящей информации и отправки налогоплательщику. Рассогласованность в работе подразделений или сотрудников инспекции приводит к тому, что либо письмо потеряется, либо попадет не в тот отдел и заявитель получит неправильный ответ.
Организацию работы по взаимодействию подразделений инспекции осуществляет руководитель инспекции и его заместители.
Как правило, инспекция условно делится на блоки по направлениям работы, каждый из которых курируется руководителем или одним из заместителей руководителя инспекции. В каждый блок входят наиболее тесно связанные между собой подразделения инспекции. Например, в инспекции может быть выделен блок, занимающийся
162
выездными налоговыми проверками налогоплательщиков. Здесь руководитель инспекции или один из его заместителей курирует работу отделов выездных проверок юридических лиц, оперативного контроля и проверки правильности удержания налога на доходы физических лиц у источника выплаты. Объединение этих отделов облегчает координацию их работы, информационный обмен между ними, маневрирование ресурсами во время проведения проверок.
Вдругой блок можно выделить отделы камеральных проверок, учета и анализа, принудительного взыскания недоимки. Этот блок организуется по технологическому признаку. Ориентирован на организацию четкого взаимодействия подразделений во всей цепочке: прием налоговых деклараций - ввод их в компьютер – камеральная проверка – начисление сумм на карточки РСБ – взыскание недоимок.
Втретий блок могут объединяться отдел декларирования и взыскания налогов, удерживаемых налоговыми органами, и отдел прочих налогов и сборов с физических лиц. Это блок формируется по принципу общности налогоплательщиков.
Руководитель инспекции обычно курирует юридический отдел, отдел информационного обеспечения, отдел по работе с персоналом, общий отдел и отдел финансово-хозяйственного обеспечения. Это связано с выполнением им функций по руководству инспекцией: общий контроль за работой инспекции, координация деятельности заместителей (т.е. блоков по направлению работы), представление инспекции в вышестоящих и сторонних организациях, административ- но-хозяйственная работа.
Огромную роль в организации взаимодействия сотрудников и отделов инспекции играют начальники отделов. В соответствии с положением об инспекции и отделе, они выполняют следующие функции:
- осуществляют руководство работой отдела; - организуют работу отдела по контролю за соблюдением нало-
гового законодательства; - организуют взаимодействие сотрудников отдела при выполне-
нии ими задач, возложенных на отдел и инспекцию; - составляют планы работы отдела и графики проверок, прини-
мают участие в составлении таких планов и графиков работы инспекции, организуют в отделе работу по их реализации;
- совершенствуют работу отдела, изучают и внедряют передовые методы работы;
163
-контролируют исполнение сотрудниками отдела своих должностных обязанностей;
-оперативно информируют руководство инспекции о выявленных фактах нарушения налогового законодательства;
-обеспечивают составление установленной отчетности и представляет ее руководству инспекции.
Большое значение для организации взаимодействия внутри налоговой инспекции играет планирование ее работы. В начале года инспекция разрабатывает план контрольной работы на год. В плане отражаются основные контрольные мероприятия планируемого периода и сроки их выполнения. План утверждается руководителем инспекции и является основным документом, определяющим работу инспекции в очередном году. План доводится до всех подразделений инспекции и становится организационной основой для их взаимодействия по его выполнению. На основании плана работы инспекции в отделах инспекции составляются свои планы работы на очередной год.
Особое место в организации работы инспекции занимают графики проведения выездных налоговых проверок. Они составляются ежеквартально на основании анализа налоговой отчетности налогоплательщика и других сведений о них. График определяет, какие налогоплательщики должны быть проверены в течение квартала и какими инспекторами. Эти графики утверждаются руководителем инспекции. Они служат основой для организации работы отделов выездных налоговых проверок и их взаимодействия с другими отделами.
4.3. Делопроизводство в налоговых инспекциях
Организацией единой системы делопроизводства в налоговых инспекциях занимается общий отдел – контроль за исполнением документов, их оформлением и формированием дел, постановка на учет.
Требования по ведению делопроизводства обязательны для каждого работника инспекции. Персонально за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов в отделе, ответственен начальник отдела.
164
Вся входящая корреспонденция, включая бухгалтерскую отчетность, налоговые декларации, поступают в общий отдел, за исключением писем с надписью «лично», вскрываются в общем отделе и регистрируется. Потом эта документация представляется руководителю инспекции. Руководитель в резолюции дает поручение по исполнению документов, где указывает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. После просмотра руководителем инспекции все документы с соответствующими резолюциями подлежат возврату в общий отдел, для внесения резолюций в компьютер. Потом они передаются по реестру начальникам подразделений.
Начальники подразделений, просмотрев поступившие документы направляют их для исполнения конкретным должностным лицам с указанием сроков и порядка исполнения. На контрольных документах проставляется пометка «контроль» и срок исполнения, формируется и печатается контрольная карточка, после чего документ передается исполнителю.
Регистрационные контрольные карточки хранятся в картотеках по срокам исполнения. Исполненный документ снимается с контроля, о чем в карточке делается соответствующая запись. Снятие документа с контроля осуществляется только после окончательного исполнения и направления ответа автору корреспонденции. Копии исходящих документов помещаются в соответствующие дела структурного подразделения согласно сводной номенклатуре дел инспекции.
Сводная номенклатура дел является систематизированным перечнем заголовков дел с указанием сроков их хранения и составляется в целях установления единой системы формирования дел и сортировки документов. В номенклатуру дел включаются все дела, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности инспекции.
Номенклатура дел структурного подразделения инспекции разрабатывается его руководителем и согласовывается с ответственным работником общего отдела. Сводная номенклатура дел инспекции согласовывается с экспертной комиссией инспекции, определяющей категорию информации, содержащейся в каждом деле, историческую и научную ценность документов и сроки их хранения. (3).
165