Дипломная работа: Организация кадрового делопроизводства на примере муниципального автономного общеобразовательного учреждения "Средняя общеобразовательная школа №2")
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
66
Таким образом, СПС «Консультант Плюс» является надежным
помощником в решении многих бизнес задач и профессиональных вопросов.
Итак, системы автоматизации делопроизводства предусматривает
комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство
перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех
сотрудников предприятия дисциплины работ с офисной и производственной
информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного
делопроизводства достигается повышение оперативности управления
ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для
укрепления позиций на рынке.
3.2. Рекомендации по улучшению организации документооборота в кадро-
вой службе.
В процессе исследования и анализа организации и технологии
документационного обеспечения управления МАОУ «СОШ №2» были
выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки
предложений по совершенствованию документооборота.
Было выявлено отсутствие необходимых нормативно-методических
документов, таких как инструкция по делопроизводству, табель форм кадровых
документов.
Инструкция по делопроизводству является нормативным документом,
регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания
документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их
исполнением. Инструкция должна разрабатываться в соответствии с
основными положениями Государственной системы документационного
обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти РФ.
В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены
следующие разделы:
общие положения;
67
правила подготовки и оформления документов;
требования к реквизитам документов;
организация документооборота;
- порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей
корреспонденции;
порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов;
- организация контроля исполнения документов;
поисковая система по документам;
составление номенклатуры дел;
формирование и оформление дел;
экспертиза ценности документов;
передача дел в архив.
Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально
конкретно и фиксировать все основные моменты работы с документами, она
позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, а также
сделать работу с документами в Компании более унифицированной, исключит
возможность их утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с
требованиями современного законодательства.
Табель форм кадровых документов. Основная задача документаоборота –
этоупорядочение содержания и сотава документов, создаваемых по конкретным
кадровым ситуациям в учреждении и управлентческтм функциям. Создание
табеля форм кадровых докуменов – это самый грамотный подход к решению
этой задачи. В табеле будут представлены все создаваемые документы,
сгруппированные по отдельным ситуациям. Целью создания табеля является
определение необходиимого и достаточного количества форм документов для
юридического оформления кадровых действий. Наличие такого табеля
способстует иссчключению документов не соответствующих трудовому
законодательству и правилам делопроизводства. При возникновении
различных рабочих ситуаций, могут возникнуть вопросы, о том какие
документы и по какой форме требуется оформить, а также как их правильно
68
оформить. Для этого и создается табель форм кадровых документов.
В табель могут входит такие сведения, как:
- наименование формы документа;
- присвоения этой форме кода;
- статус документа при документировании;
- условия заполнения формы;
- каким нормативным документом введен;
- срок храения и номер статьи;
- унифицированные формы первичных учетных документов;
- основные кадровые приказы;
- штатное расписание;
- график отпусков;
- табель учета рабочего времени;
- личная карточка и другие.
В учреждении был проведен опрос по своевременности доставки
документов от специалиста кадровой службы до исполнителей. Проведённый
опрос выявил следующую картину движения документооборота в МАОУ
«СОШ №2» В анкете были представлены следующие вопросы:
1. Во время ли поступают документы до вас для обработки:
да; нет.
2. Во время ли исполненные документы доходят до адресата:
да; нет.
3. Довольны ли вы работой кадровой службы:
да; нет.
4. Использует ли кадроваяы служба электронные технологии (внутренная
сетевая или электронная почта):
да; нет.
Было опрошено 24 сотрудника учреждения.
По результатам анкетирования построена диаграмма.
69
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
1 вопрос 2 вопрос 3 вопрос 4 вопрос
да
нет
Таким образом в процессе анкетирования выяснилось, что служба
отвечающая за документооборот работает не всегда эффективно. Чаще это
связано с невысокой квалификацией секретаря. Поэтому в ходе проведённого
опроса руководителю учреждения будут представлены рекомендации по
изменению сложившейся ситуации.
Рекомендации состоят в следующем:
1. Провести профессионально-консультационное тестирование
специалиста (секретаря) на соответствие занимаемой должности.
2. Заменить секретаря или отправить на курсы повышения
квалификации.
3. Разработать механизмы стимулирования деятельности работников
отвечающих за документооборот в МАОУ «СОШ №2».
4. Разработать графики прохождения обучения всех сотрудников МАОУ
«СОШ №2» по изменениям , которые могут происходить при работе с
документами.
70
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Актуальность выбранной темы выпускной квалификационной работы
«Организация кадрового делопроизводства» обусловливается недостаточным
вниманием МАОУ «СОШ №2» к организации документооборота в кадровой
службе.
Целью дипломной работы являлось рассмотрение организации
документооборота учреждения и внесение предложений по улучшению и
эффективность ведения документооборота в МАОУ «СОШ №2».
Документооборот является составляющей частью организации работы с
документами. Документооборот является важным звеном делопроизводства,
определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило
документооборота - оперативное движение документов по наиболее
перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.
Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет
инстанции и скорость этого движения. Он осуществляться в МАОУ «СОШ
№2» таким образом, что путь движения каждого документа был наиболее ко-
ротким, маршрут - прямым, время прохождения - минимальным. Это позволяет
качественно и своевременно выполнять текущую и срочную работу, связанную
с административными и иными функциями.
Основными законами правилами организации документооборота в МАОУ «СОШ
№2», являются:
- эксплуатационное оперативное прохождение акта документа, с наименьшими тратами затратами
времени;
- наибольшее максимальное сокращение ступеней инстанций прохождения акта документа (каждое
передвижение перемещение документа должен должно быть правомерным оправданным, необходимо выключить исключить
или уложить на прокрусто ограничить возвратные движения перемещения документов);
- распорядок порядок прохождения и технологический процесс процесс обработки главных основных видов финансовых документов документов
должны существовать быть единообразными.
В МАОУ «СОШ №2» для обработки всего документооборота использует-
ся программа СКБ Контур, «Консультант Плюс», 1 С «заработок Зарплата и Кадры» 7.7.;
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/12072