Дипломная работа: Организация кадрового делопроизводства на примере муниципального автономного общеобразовательного учреждения "Средняя общеобразовательная школа №2")
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
11
организации работы с документами. Он должен осуществляться таким образом,
чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким, маршрут -
прямым, время прохождения - минимальным. Выполнение этих условий
требует:
1.Сократить инстанции прохождения документа, заранее продумав и
определив путь документа. Только деловая необходимость должна влиять на
его движение.
2.Установить максимальное единообразие в последовательности
прохождения и обработки конкретных видов документов. Оно достигается с
помощью разработки типовых схем прохождения этих видов документов.
Исключить по возможности возвратное движение документов. Выполнение
этого условия зависит от количества инстанций согласования, регистрации и
отправки документов. Активно применять средства оргтехники и новейшие
информационные технологии при передаче документов. Использование этих
средств должно быть продуманным, а не стихийным. Поэтому, приобретая
технику, необходимо знать ее технические характеристики, советоваться со
специалистами. Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной
организационный принцип службы делопроизводства - специализацию,
возможность централизованного выполнения однородных технологических
операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.
Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное
обеспечение аппарата управления за счет:
- прямоточности направления документопотоков, исключения
дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
- ритмичности движения документов, которая обеспечивает их
равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке, как
специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из
качественных и количественных характеристик его параметров.
К качественным характеристикам документооборота относятся:
12
1) характеристики документопотоков (содержание и состав документов);
2) маршруты движения документов (этапы и инстанции движения
документов, направление движения);
3) периодичность (стадии документооборота);
4) направленность движения.
1.2 Организация документооборота в кадровой службе.
Документооборот – это движение документов с момента их получения
или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Схема
документооборота представлена на рис. 1.1
Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет
инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота -
оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с
минимальными затратами времени и труда.
Рисунок 1.1. Примерный документооборот организации
Основу документооборота дают организационные документы: Устав,
положения о структурных подразделениях, положения о службе
13
документационного обеспечения управления (ДОУ), локальные акты, приказы
о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами,
инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения
отдельных видов документов.
Различают три основных потока документации:
1) документы, поступающие из других организаций (входящие);
2) документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
3) документы, создаваемые в организации и используемые работниками
организации в управленческом процессе (внутренние).
Движение входящих документов включает:
1) первичную обработку;
2) предварительное рассмотрение;
3) регистрацию;
4) рассмотрение руководством;
5) передачу на исполнение;
6) исполнение;
7) контроль за исполнением;
8) списание исполненного документа в дело.
Движение входящих документов показано на рис. 1.2, где цифрами и
буквами обозначено:
Рисунок 1.2. Схема движения входящих документов
14
I - Руководитель (директор)
II - деятель Исполнитель (структурное подкомплекс подразделение)
а - Экспедиционная отделка обработка
b - Предварительное испытание рассмотрение, сортировка
с - запись Регистрация
d - Распределение (метка разметка)
е - Перераспределение (переметка)
1 - Корреспонденция
2 - бумаги Документы, регистрируемые службой ДОУ
3 - бумаги Документы, нерегистрируемые службой ДОУ
работа Служба документационного создания обеспечения управления (мера ДОУ), которая
сможет может быть презентована представлена в организации, каким образом как самостоятельным скелетным структурным
подразделением (господство управление делами, контора канцелярия, общий часть отдел, секретариат и
т.п.), да так и отдельным работником сотрудником (секретарь-секретарь референт, секретарь, контора офис-
менеджер, письмоводитель делопроизводитель и др.), может должна принимать к обрабатыванию обработке только
удачно правильно оформленные бумаги документы, имеющие адвокатскую юридическую силу и
насланные присланные в полном наборе комплекте (при присутствии наличии приложений). В неприятном противном
случае бумаги документы возвращаются создателю автору с соответствующим препроводительным сопроводительным
письмом, там где где указываются основания причины возврата.
по До настоящего свободного времени времени во большинства многих организациях бумаги документы поступают в
форме виде традиционных почтовых отправлений (в конвертах). Конверты с меткой пометкой
«лично» и в http адрес адрес общественных систем организаций не полагается принято вскрывать, их всего их
передают до по назначению без применения без обработки. В других остальных случаях конверты
вскрываются и, каким образом как правило, никак не не сохраняются, никак не не прилагаются к державшимся содержавшимся
в них бумагам документам. Конверты уместно целесообразно сохранять в необыкновенных исключительных
случаях, в то время, когда когда только до по конверту возможно можно определить http адрес адрес отправителя, свободное время время
отправки и день дату получения финансовых документов документов.
Предварительное испытание рассмотрение документов делается проводится работником
здание службы ДОУ с задачей целью распределения зачислившихся поступивших документов дополнительно на на два струи потока:
1) направляемые дополнительно на на рассмотрение шефу руководителю учреждения;
15
2) обращаемые направляемые непосредственно в скелетные структурные подразделения либо или
конкретным деятелям исполнителям.
Без обсуждения рассмотрения руководителем даются передаются по направлению назначению документы,
включающие содержащие текущую эксплуатационную оперативную информацию либо или адресованные в
определенные конкретные подразделения. все это Это позволяет отпустить освободить руководителя
фирмы организации от обсуждения рассмотрения мелких нынешных текущих вопросов, вывода решения по каким которым
могут брать принимать ответственные деятели исполнители, и значительно приблизить наступлен ускорить
движение поступающих входящих документов, а вероятно значит, ускорить и их всего их исполнение.
дополнительно на На рассмотрение управления руководства передаются бумаги документы, адресованные
шефу руководителю организации, и бумаги документы, содержащие рекламную информацию информацию по
особо наиболее важным темам вопросам деятельности фирмы организации, необходимую к для
принятия административных управленческих решений, к примеру например:
1. Письмо с предписанием предложением о совместной работы деятельности, полученное начиная от от
другой фирмы организации.
2. Жалоба клиента покупателя на невысокое низкое качество продуктов изделий, выпускаемых этой данной
организацией.
3. воспроизведение Копия приказа руководителя начальника Управления воспитаниями образованиями,
администрации региона района и города, насланная присланная в образовательное основание учреждение.
Целесообразно дать передать на действие исполнение в структурные гарнизона подразделения
(исполнителям) без применения без рассмотрения управляющим руководителем организации, к примеру например,
следующие бумаги документы:
1. Письмо-обращение напоминание от фирмы организации-партнера о подведении приближении
очередного времени срока оплаты произведенных выполненных работ.
2. хвалебный Рекламный проспект продуктов изделий, присланный с из другой фирмы организации.
3. Письмо-поисковый запрос запрос, полученный начиная от от других систем организаций, о предоставлении
желающих тех или других иных документов либо или сведений.
абсолютно все Все подлежащие выполнению исполнению документы записываются регистрируются и затем
даются передаются в соответствии с подготовительным предварительным распределением или либо
руководителю, или либо в структурные гарнизона подразделения (ответственным
деятелям исполнителям).
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/12072