Соискатель готовит, как минимум, 6 экземпляров диссертации: для себя, для научного руководителя, для библиотеки организации, для оппонентов и ведущей организации. Также он готовит, как минимум, 2 экземпляра автореферата на обычных листах A4 для официальных оппонентов.
Делается одна копия титульного листа автореферата – этот лист потом используется как контрольный лист. Контрольный лист автореферата изначально подписывается соискателем и научным руководителем.
Соискатель получает бланки договоров для оформления оплаты оппонентам, которые должны быть заполнены ими заблаговременно, потом они должны быть подписаны руководителем или его заместителем и заверены печатью организации, принявшей диссертацию к рассмотрению, и после этого они сдаются в Ученый совет. Эти действия могут выполняться параллельно с другими, и не влияют на начало других действий перед защитой.
Готовятся сопроводительные письма для направления диссертации оппонентам и ведущей организации. Письма готовятся на бланках организации, принявшей диссертацию к рассмотрению и подписываются ученым секретарем Ученого совета. Письма являются официальной просьбой Ученого совета к оппонентам и ведущей организации для рассмотрения диссертации соискателя и составления отзыва на нее, но не являются документами строгой отчетности, и поэтому в случае гарантированной предварительной договоренности научного руководителя (диссертационного совета, соискателя) с оппонентами и ведущей организацией можно обойтись без сопроводительных писем.
Соискатель как можно скорее знакомит официальных оппонентов с диссертацией и авторефератом, после чего, в первую очередь, необходимо получить их подписи на контрольном титульном листе автореферата – этим они свидетельствуют о том, что они подтверждают соответствие содержания автореферата содержанию диссертации (в это же время можно также оформить бланки договоров оплаты оппонентам).
После этого соискатель готовит один экземпляр автореферата на обычных листах A4 для тиражирования, подписывает информационный лист (второй лист) у ученого секретаря диссертационного совета и относит этот экземпляр вместе с контрольным титульным листом в Ученый совет. Контрольный титульный лист остается в Ученом совете.
Заранее планируется день рассылки автореферата по почте – он должен быть не позднее, чем за 1 месяц до защиты. На информационном листе (второй лист) автореферата указывается дата рассылки автореферата. После этого если организация, принявшая к рассмотрению диссертацию, имеет собственную типографию или договор с какой-либо сторонней типографией, то Ученый совет выдает квиток на тиражирование, который заверяется в бухгалтерии организации и после этого вместе с готовым для тиражирования экземпляром автореферата сдается в типографию.
Типография выполняет тиражирование автореферата в 100 экземплярах в формате буклета (двусторонняя печать на согнутых пополам листах A4, всего по 4 страницы на листе A4). Сам буклет по размеру соответствует формату A5 (148 x 210 мм). Соискателю выдается часть тиража – 11 экземпляров, причем 1 экземпляр является контрольным.
1 экземпляр автореферат сдается научный фонд библиотеки организации, принявшей диссертацию к рассмотрению, которая на контрольном экземпляре автореферата ставит свою печать. 9 экземпляров автореферата сдаются в Российскую Книжную Палату, которая на контрольном экземпляре автореферата и в списке рассылки автореферата ставит свою печать. После этого список контрольный экземпляр возвращается в типографию, и соискатель получает остальные 89 экземпляров автореферата.
1 экземпляр диссертации и 1 экземпляр автореферата сдается научный читальный зал библиотеки организации, принявшей диссертацию к рассмотрению, которая в списке рассылке ставит свою печать и дату сдачи диссертации. После этого список рассылки сдается в Ученый совет.
Готовится необходимое количество чистых конвертов (для корреспонденции формата A5) для рассылки автореферата по почте и на них печатаются адресы получателей. В конверты вкладываются авторефераты, но сами конверты не заклеиваются. В день рассылки конверты вместе с авторефератами относятся в Ученый совет, где они готовятся для рассылки и заклеиваются. После этого они сдаются в почтовое отделение, к которому прикреплена организация, принявшая диссертацию на рассмотрение.
6 экземпляров автореферата сдаются в Ученый совет.
Готовятся листки напоминания о защите диссертации членам диссертационного совета (формат листа напоминания: 210 x 74 мм). В напоминании указывается следующая информация:
шифр диссертационного совета;
ученое звание, фамилия, имя, отчество члена диссертационного совета;
роль (должность) члена совета в диссертационном совете;
фамилия, имя и отчество соискателя;
тема диссертации, дата, время и место защиты;
фамилия, имя и отчество ученого секретаря диссертационного совета.
Напоминания подписывает ученый секретарь диссертационного совета. Напоминание для каждого члена диссертационного совета вместе с одним экземпляром соискатель доставляет лично либо по почте.
Официальные оппоненты должны изучить диссертацию и автореферат, и подготовить отзывы на диссертацию в 2-х экземплярах (часто соискатель также участвует в составлении отзыва). Оппоненты подписывают свой отзыв, далее их подпись должна быть заверена подписью сотрудника и печатью отдела кадров организации, в которой работает оппонент, обязательно указывается дата подписи отзыва. Отзывы оппонентов должны быть получены соискателем и сданы в Ученый совет не позднее, чем за 10 дней до защиты диссертации, дата подписи отзыва должна быть не позднее 14 дней до защиты. В отзывах должны быть отражены следующие моменты:
актуальность темы диссертации;
научная новизна обоснованность и достоверность научных положений, выводов и рекомендаций, сформулированных в диссертации;
практическая ценность результатов;
список замечаний по диссертации и автореферату;
соответствие содержания диссертации указанной специальности;
соответствие содержания автореферата содержанию диссертации;
заключение о соответствии работы требованиям ВАК.
Ведущая организация должна подготовить отзыв на диссертацию в 2-х экземплярах (часто соискатель также участвует в составлении отзыва) и утвердить его на заседании (кафедры, совета или иного подразделения, непосредственно рассматривающего диссертацию). Отзыв подписывает председатель и ученый секретарь заседания, далее его заверяет руководитель (или заместитель руководителя по научной работе) ведущей организации, обязательно указав дату утверждения отзыва. Отзыв ведущей организации должны быть получены соискателем не позднее, чем за 10 дней до защиты диссертации, дата подписи отзыва должна быть не позднее 14 дней до защиты. В отзыве должны быть отражены следующие моменты:
актуальность темы диссертации;
структура и содержание работы;
научная новизна обоснованность и достоверность научных положений, выводов и рекомендаций, сформулированных в диссертации;
практическая ценность результатов;
недостатки в диссертации и автореферате;
соответствие содержания диссертации указанной специальности;
соответствие содержания автореферата содержанию диссертации;
значимость результатов для науки и производства;
заключение о соответствии работы требованиям ВАК;
дата, номер протокола обсуждения отзыва, с указанием названия подразделения, на заседании которого обсуждался отзыв.
Научный руководитель готовит отзыв на диссертацию в 2-х экземплярах, заверяет в отделе кадров по месту работы, и сдает в Ученый совет до защиты диссертации. Отзыв должен содержать следующее:
общая характеристика соискателя;
научная и педагогическая деятельность соискателя;
актуальность темы диссертации;
научная новизна обоснованность и достоверность научных положений, выводов и рекомендаций, сформулированных в диссертации;
практическая ценность полученных результатов;
значимость результатов для науки и производства;
заключение о соответствии работы требованиям ВАК.
Организации, получившие автореферат по возможности готовят свои отзывы в и присылают их по почте в Ученый совет до защиты диссертации. В реальной жизни научный руководитель договаривается с представителями нескольких организаций, далее соискатель чаще всего сам готовит отзывы, развозит их в 4-8 организаций (минимум должно быть 4 отзыва, но не более 8-10, поскольку на защите зачитываются замечания всех отзывов и большое количество отзывов сильно утомляет членов совета). Отзывы в 2-х экземплярах подписываются представителями и заверяются печатью организаций. Соискатель сам до защиты собирает подписанные отзывы и сдает их в Ученый совет. Отзыв должен содержать следующее:
актуальность темы диссертации;
научная новизна обоснованность и достоверность научных положений, выводов и рекомендаций, сформулированных в диссертации;
практическая ценность результатов;
список замечаний по автореферату;
заключение о соответствии работы требованиям ВАК.
Соискатель знакомится с отзывами оппонентов, ведущей организации, с отзывами на автореферат и готовит ответы по замечаниям. Для ученого секретаря диссертационного совета необходимо подготовить список замечаний отзывов на автореферат в виде таблицы из 2-х колонок: в одной указывается название организации, фамилия и инициалы, ученая степень и звание представителей, подписавших отзыв, в другой – список замечаний организации. Также соискателю следует подготовить такой же список для себя и включить туда замечания оппонентов и ведущей организации – этим списком можно будет воспользоваться на защите при ответе по замечаниям.
Соискатель готовит плакаты на ватмане формата A1. На плакатах должны быть отражены ключевые схемы, формулы, графики, рисунки, таблицы, о которых соискатель обязательно будет упоминать в своем докладе. Нежелательно сильно перегружать плакаты текстовыми пояснениями, за исключением первого и последнего плаката. На первом плакате обязательно должны быть отражены тема и основные задачи диссертации, также следует отметить научную новизну. На последнем плакате обязательно должны быть приведены основные полученные результаты, также следует отметить о внедрении результатов. Материалы должны быть размещены на плакатах таким образом, чтобы соискатель во время своего доклада последовательно двигался от первого к последнему плакату без неожиданных переходов с середины в конец, из конца в начало множества плакатов. Грамотно подготовленные плакаты скрыто содержат в себе план доклада соискателя и сильно облегчают жизнь во время защиты. На количество плакатов специальных ограничений нет, обычно их число ~14-18, их должно быть столько, чтобы можно было достаточно полно отразить ключевые моменты диссертации, но в то же время не следует делать большое количество плакатов ради создания видимости большего объема проделанной работы. Плакаты должны быть оформлены в соответствии с требованиями ГОСТ. Помимо самих плакатов, соискатель также должен подготовить раздаточный материал – те же плакаты только на обычных листах формата A4 в количестве экземплярах, равному числу членов диссертационного совета.
Готовится текст доклада для выступления. К его подготовке необходимо подойти максимально ответственно, поскольку именно он является “презентацией” диссертации, в нем должны быть отмечены все ключевые моменты диссертационной работы, но без особой детализации: члены совета всегда потом могут уточнить тот момент, который им непонятен, вот тогда и можно будет подробно детализировать тот момент. Доклад должен быть рассчитан не более чем на 20 минут. Доклад обязательно должен начинаться с обращения к диссертационному совету, темы, задач диссертации, актуальности темы, научной новизне исследований, а заканчиваться – основными результатами, их практической значимостью, сведениями о внедрении результатов и в выражении благодарности диссертационному совету за внимание. В докладе соискатель обязательно должен ссылаться и пояснять все представленные плакаты. При грамотно подготовленных плакатах доклад заключается в последовательном пояснении плакатов от первого до последнего плаката. Примечание: опытные мастера докладов умеют намеренно какие-то моменты не до конца раскрывать, чтобы по ним потом обязательно потребовали уточнений, или специально напрашиваться на определенные вопросы, на которые они всегда с блеском могут ответить. Также опытные мастера умеют создавать иллюзию недостаточного понимания определенных моментов, в которых они на самом деле прекрасно разбираются и “неожиданно поражают” членов совета глубокими знаниями.
Соискатель совместно с научным руководителем заблаговременно готовит проект заключения диссертационного совета, который будет обсуждаться диссертационным советом в случае успешной защиты. Проект заключения готовится в количестве экземплярах, равному числу членов совета. В проекте должно быть отражено следующее:
заголовок проекта заключения, в котором указывается шифр диссертационного совета, название организации, в которой проходит защита, фамилия, имя, отчество соискателя, тема диссертационной работы, ученая степень соискания с указанием отрасли наук, шифр и название специальности представленной диссертации;
соответствие диссертации требованиям научно-квалификационной работы с указанием того, чему посвящена диссертационная работа;
наиболее существенные научные результаты;
степень новизны результатов диссертации;
достоверность и обоснованность полученных результатов;
практическая ценность полученных результатов;
рекомендации об использовании результатов диссертации;
оценка диссертации в соответствии с Положением ВАК Минобрнауки Российской Федерации.
Готовится лист для председателя, в котором указывается: фамилия имя отчество соискателя и ученая степень соискания с указанием отрасли наук, тема и специальность диссертации, ученая степень, ученое звание, специальность и должность научного руководителя и официальных оппонентов, название ведущей организации, фамилия, имя, отчество, ученая степень и звание представителей ведущей организации, подписавших отзыв.
Ко дню защиты ученый секретарь диссертационного совета готовит:
Бюллетени для голосования. Бюллетени представляют собой листы формата 210 x 148 мм в количестве, строго равным числу членов совета. На бюллетене указывается шифр диссертационного совета, дата и номер протокола заседания диссертационного совета, фамилия, имя, отчество соискателя, ученая степень соискания с указанием отрасли наук, поле для голосования: “Да” и “Нет” (при голосовании вычеркивают ненужное).
Явочный лист членов диссертационного совета. В явочном листе указывается шифр диссертационного совета, дата и номер протокола заседания диссертационного совета, фамилия, имя, отчество, ученая степень и специальность каждого члена совета, а также два поля: одно для подписи при явке, другое – при получении бюллетеня.
Протокол заседания счетной комиссии. В протоколе указывается шифр диссертационного совета, дата и номер протокола заседания диссертационного совета, состав избранной комиссии, фамилия, имя, отчество соискателя, ученая степень соискания с указанием отрасли наук. Также в протоколе указывается количество членов и срок действия полномочий диссертационного совета, количество дополнительно введенных специалистов, число членов совета, присутствовавших на заседании, число докторов наук по специальности диссертации. Наконец, в протоколе указывается число розданных бюллетеней, оставшихся бюллетеней, оказавшихся в урне бюллетеней, и результаты голосования: число бюллетеней за присвоение ученой степени, число бюллетеней против присвоения, число недействительных бюллетеней.