3. Собеседование в оценке кандидатов при отборе
Интервьюирование кандидатов относят к психологическим «полуконтактным» методам отбора: встреча сотрудника отдела кадров и претендента происходит, но носит формальный характер, и результат отбора определяют не факты и впечатления, полученные при живом общении, а содержание заполненных бланков.
Преимущества метода - это, во-первых, способность выявить те или иные реакции личности, а затем измерить их в «стандартных условиях» и «объективно», а во-вторых, возможность сравнить выявленные качества с качествами других испытуемых, т. е. на научной основе и справедливо для предприятия и претендента провести селекцию пригодности.
Проведение собеседования -- самый сложный этап отбора. Так, например, в ходе интервью за короткое время необходимо получить информацию по самым разным темам:
1) уточнить биографические данные;
2) выявить общеобразовательный уровень и практический опыт работы;
3) нарисовать краткий психологический портрет;
4) прояснить ожидания кандидата от нового места работы.
Интервью или собеседование - самый распространенный метод оценки кандидатов
Для проведения качественного интервью необходимо использовать следующие документы.
|
Биографическая анкета, или резюме |
Информация из этих документов позволяет получить не только биографические сведения, но и представление о личностных качествах кандидата, мотивации и пр. |
|
|
Заявка на подбор |
В ней перечисляются: * знания; * умения; * навыки; * качества, которыми должен обладать кандидат для успешной работы в предполагаемой должности |
|
|
Оценочный лист |
Документ, отражающий результаты собеседования. Информация об итогах собеседования должна содержать сведения о том: * кто и когда его проводил; * каково мнение сотрудников, его проводивших, о данном кандидате; * насколько он соответствует заявленной должности; * есть ли возможность использовать его на других работах; * какое принято решение (о приеме на работу или об отказе в приеме). Перед началом собеседования знакомятся с резюме или анкетой соискателя и отмечают вопросы, которые следует уточнить в процессе беседы |
По структуре различаются следующие виды интервью:
|
Вид интервью |
Признаки |
|
|
Структурированное |
* наличие специально составленного плана, в котором определены темы для разговора и вопросы соискателю; * ориентировано на оценку профессиональных навыков; * при подготовке вопросов используется должностная инструкция, матрица профессиональных компетенций, которая позволяет понять уровень соответствия кандидата требованиям должности |
|
|
Неструктурированное |
* напоминает обычную беседу; * интервьюер играет роль направляющего; * при подготовке намечаются отдельные темы для обсуждения; * есть риск ухода от основной темы обсуждения |
|
|
Комбинированное |
* комбинация структурированного и неструктурированного интервью; * является оптимальным для более полной оценки соискателя; * заранее разработанный план позволяет оценить профессиональную компетентность кандидата; * свободная беседа позволяет прояснить мировоззрение человека, его ценности и другие особенности |
По форме выделяются следующие виды интервью:
|
Индивидуальное |
При индивидуальном интервью один интервьюер работает отдельно с каждым новым соискателем, что позволяет установить наиболее прочный контакт. Важной особенностью индивидуального интервью является ориентация на установление доверительных отношений между кандидатом и интервьюером, что позволяет более полно оценить качества кандидата. При индивидуальном интервью также удается получить информацию о таких качествах кандидата, которые требуются для сотрудников, претендующих на другую вакансию. О такой возможности следует сообщать кандидату |
|
|
Групповое |
С соискателем общаются несколько интервьюеров. Такое интервью создает напряженную ситуацию для интервьюируемого, позволяет оценить, насколько он устойчив к стрессу. Необходимость в проведении группового интервью может быть вызвана следующими обстоятельствами: * большой ролью узкопрофессиональных навыков в вакантной должности; * большой ролью личных качеств человека при работе в команде и рисков не вписаться в новый коллектив; * большой ответственностью и риском вакантной должности. При планировании данного вида собеседования необходимо четко распределить роли между интервьюерами. При правильной организации собеседования, проводимого сразу несколькими интервьюерами, можно более точно оценить профессиональные и личностные качества соискателя. Кроме того, в этом случае также снижается возможность влияния на принятие решения субъективных факторов |
По целям можно выделить следующие виды интервью:
|
Предварительное (отсеивающее) |
Его задача - определить и отобрать из всей массы кандидатов тех, кто будет приглашен для продолжения переговоров |
|
|
Отсеивающее интервью, проводимое по телефону |
Отсеивание кандидатов, не соответствующих общим требованиям посредством телефонного интервью. Позволяет сэкономить время работников службы персонала и избавить офис от большого количества посетителей. При этом от сотрудника, его проводящего, требуется опыт ведения телефонных переговоров, позволяющий заочно провести предварительную оценку соискателей |
|
|
Отсеивающее интервью, проводимое при личном контакте |
Происходит, как правило, в офисе компании, возможно, с предложением заполнить анкету, позволяет оценить те качества кандидата, которые нельзя определить при телефонном общении. Для отсеивающего интервью необходимо установить, какие моменты в оценке соискателя наиболее важны. Выяснить, соответствует ли соискатель заявленным параметрам, следует еще на первых этапах переговоров |
|
|
Письменное отсеивающее задание |
Отправка кандидатам по электронной почте заданий, которые позволяют отсеять кандидатов, не соответствующих требованиям |
|
|
Отборочное |
Решающая беседа, в ходе которой оцениваются профессиональные компетенции кандидата, его мотивация, соответствие корпоративной культуре компании и пр. В зависимости от необходимости может практиковаться серия отборочных интервью, в процессе которых соискатель беседует с различными сотрудниками компании, начиная с менеджера по подбору и заканчивая, например, генеральным директором (серийными интервью) |
При индивидуальном интервью один интервьюер работает отдельно с каждым новым соискателем, что позволяет установить наиболее прочный контакт. Важной особенностью индивидуального интервью является ориентация на установление доверительных отношений между кандидатом и интервьюером, что позволяет более полно оценить качества кандидата.
По содержанию выделяются следующие виды интервью:
|
Биографическое |
Строится вокруг фактов из жизни кандидата, его прошлого опыта. В ходе интервью предлагается рассказать о прошлой работе или ответить на вопрос, почему кандидат выбрал для поступления тот или иной вуз. Биографическое собеседование дает возможность оценить то, что кандидат уже сделал в своей жизни, и на основании этого предположить, насколько успешно он будет работать в должности, на которую претендует. Ограниченность биографического собеседования состоит в невозможности оценить сегодняшнее состояние кандидата, его способности и мотивацию |
|
|
Ситуационное |
В ходе ситуационного интервью кандидату предлагается решить одну или несколько проблем, практических ситуаций. В качестве таковых часто используются реальные или гипотетические ситуации, связанные с его будущей деятельностью. Сотрудник, проводящий собеседование, оценивает как сам результат, так и методы, с помощью которых кандидат находит решение. Данный вид интервью позволяет в большей мере оценить способности кандидата решать определенные типы задач, нежели его аналитические способности в целом |
|
|
Интервью по компетенциям |
Методика основана на анализе типовых ситуаций -- кейсов. Заранее составляется перечень вопросов, чтобы проверить наличие у соискателя основных качеств (компетенций), требующихся на данной позиции, проставляются баллы по каждой из компетенций, а потом анализируются результаты. При этом эмоциональная оценка специалистом по подбору никак не влияет на результаты анализа. Для анализа одной компетенции испытуемого просят привести четыре конкретных примера из своей работы (два позитивных и два негативных), где он проявил (либо не проявил) данную компетенцию. По правилам проведения интервью одновременно может изучаться не более четырех компетенций, а значит, собеседование длится 1, 5--2, 5 часа. Не стоит забывать, что компетенции, как и навыки, могут развиваться. Метод интервью по компетенциям наиболее применим для подбора и аттестации среднего звена и топ-менеджмента. Преимущества интервью по компетенциям: * соответствие требованиям предстоящей работы; * наличие рейтинговой шкалы, облегчающей сбор информации; * лучше показывает успешность в работе, чем биографическое интервью; * удачный метод для вторичного интервью (не будет повторений); * более дешевый и быстрый метод, чем ситуационное интервью; * информация, полученная в результате, легко интегрируется с оценками по другим источникам (тесты, центры оценки). Недостатки интервью по компетенциям: * может оказаться очень продолжительным; * если биографическое интервью не проводилось, некоторые существенные аспекты прошлого опыта могут потеряться; * недостаток опыта интервьюера может привести к тому, что уверенные в себе (по манере поведения) кандидаты постоянно переоцениваются |
Если кандидат один и у работодателя достаточно свободного времени, то можно потратить не меньше пятнадцати минут. В то же время в ситуации, когда помимо проведения собеседований у работодателя существуют другие обязанности, необходимо оптимизировать этот процесс, заранее разработав схему проведения интервью. Включать в схему интервью наиболее целесообразно открытые вопросы. Они позволяют более полно раскрыть кандидата по причине того, что подразумевают вариативность ответа («Пожалуйста, расскажите о себе»). При ответе на данный вопрос невозможно ограничить вариант выбора «да» или «нет». В результате анализа поученной информации можно получить информацию не только о кандидате, но и о его коммуникативных навыках, общем развитии, личностных особенностях. Предметом анализа является то, как кандидат вступает в контакт, а именно: его словарный запас, степень развития культуры речи, что особенно важно для торгового персонала. В процессе собеседования необходимо выяснить ожидания кандидата, относительно новой работы. Этот аспект закономерен, так как ожидания и предположения о работе могут соответствовать (или не соответствовать) практике функционирования организации. Также возможна ситуация, в которой кандидат на основании полученной информации посчитает более приемлемым отказаться от претензий на нее. Если на данном этапе было установлено, что отсутствуют расхождения между потребностями организации и кандидата, то возможно перейти к следующему этапу, заключающемся в изучении профессиональных знаний и умений кандидата. При наличии в организации штатного специалиста по управлению персоналом, первичное собеседование и непосредственно анализ документов реализуется им. В случае, если используются услуги кадрового агентства, собеседование и анализ документа проводятся работником агентства.
Для того чтобы собеседование оказалось эффективным, нужно следовать следующим правилам.
|
Подготовленность и спланированность интервью |
Документы, перечень вопросов, участники и другие аспекты интервью должны быть готовы заранее |
|
|
Конфиденциальность |
Вся информация, полученная в ходе беседы, должна оставаться закрытой для посторонних лиц |
|
|
Объективность и профессионализм |
Недопустимо использовать собеседование и полученную информацию в личных целях |
|
|
Поведение интервьюера должно быть вежливым, тактичным и доброжелательным |
Необходимо создать такие условия, чтобы соискатель вышел с собеседования, испытывая только положительные эмоции, поскольку он будет транслировать их своим коллегам, знакомым, консультантам кадровых агентств, менеджерам по персоналу других компаний и т.д. |
|
|
Сосредоточенность интервьюера на собеседовании во время проведения интервью |
Во время проведения собеседования интервьюер не должен отвлекаться на других посетителей и телефонные звонки. Интервью лучше проводить в изолированной комнате, в отсутствие посторонних лиц |
|
|
Положительное отношение к соискателю |
К кандидату следует относиться с сопереживанием, надо быть готовым выслушать его и принять таким, какой он есть. Следует концентрироваться на мыслях и чувствах собеседника - только при наличии искреннего интереса к человеку можно адекватно оценить его профессиональные и личностные качества |
|
|
Допускать «блуждания мыслей» |
Для того чтобы узнать детали, которые позволят полнее понять кандидата, не следует слишком жестко придерживаться заранее заготовленного перечня вопросов |
|
|
Выслушивание кандидата |
Интервьюеру следует не перебивать кандидата и следовать принципам активного слушания. Когда интервьюер говорит сам, то теряет время для оценки кандидата, без чего невозможно принять правильное решение. Одна из главных ошибок интервьюеров -- комментирование ответов кандидата. В этом случае интервьюер невольно подсказывает собеседнику, что от него ждет, подменяя его ценности и приоритеты своими |
Конечным итогом первичного собеседования является сужение круга соискателей до минимально допустимого. Данные кандидатуры должны наиболее подходить требованиям замещаемой должности, но в то же время не стоит искусственно создавать ситуации, в которой в результате отсеивания выбор останавливается только на одном кандидате. В данном случае на следующем этапе представления кандидатов непосредственному руководителю у последнего должна остаться возможность выбора. Тут необходимо акцентировать внимание на то, что, несмотря на то, что большая часть отбора возлагается на специалиста по управлению персоналом организации или кадровое агентство, окончательное решение должно приниматься непосредственным руководителем будущего работника. В данном случае он может отметить более концептуальные недостатки кандидата, которые могут препятствовать его трудовой деятельности. Не подвергая сомнению квалификацию специалиста по управлению персоналом или кадрового агентства, они не должны принимать окончательного решения о приеме на работу. В то же время непосредственному руководителю нет необходимости тратить свое время на черновую работу и отсеивание кандидатов, не отвечающих предъявленным требованиям к вакансии или рабочему месту.
Этапы интервью
|
1. Налаживание контакта и установление доверительных отношений |
Следует соблюдать договоренности о месте и времени встречи. Это относится как к интервьюеру, так и к кандидату. В первые несколько минут менеджер по подбору и кандидат определяются с ролью. Менеджеру по подбору следует представиться и в нескольких словах рассказать о структуре собеседования. Таким образом он обозначает «правила игры», по которым и проходит все интервью. В самом начале беседы для снятия напряжения следует задать несколько вопросов на отвлеченные темы: о погоде, проведенных выходных или пробках на дорогах. Это создаст атмосферу расслабленности и доверия, а также позволит оценить, насколько кандидат быстро включается в беседу с незнакомым человеком. Следует объяснить соискателю цель собеседования и, если есть такая возможность, кратко ознакомить его с тем, какие еще испытания ему предстоит пройти |
|
|
2. Основная часть собеседования |
Цель на этом этапе - получение основной информации о соискателе для оценки его профессиональных навыков и личностных качеств. На этом этапе важно: * задавать как можно больше вопросов открытого типа; * требовать подтверждения сказанному (комбинировать последовательность закрытых и открытых вопросов); * внимательно слушать соискателя; * не оставлять недопонятыми отдельные моменты и выяснять все до конца; * выходить на собеседование с заранее составленными вопросами, которые необходимо задать соискателю. Следует осуществить презентацию вакансии соискателю. В случае если кандидат оказался не интересен, это можно сделать в достаточно краткой форме. Если менеджер по подбору посчитал соискателя достойным претендентом на данную вакансию, то ему следует по возможности предоставить полную информацию. Презентация вакансии включает в себя информацию о: * истории компании; * стратегии развития компании; * подразделении и коллективе; * вакансии и основных задачах |
|
|
3. Обсуждение условий, торги |
После того как соискатель узнал о сути работы, следует переходить к обсуждению условий: вопросов, связанных с графиком, питанием, оплатой отпуска, больничного листа, медстраховки, обучением и пр., что может быть интересно потенциальному сотруднику. Обсуждая уровень вознаграждения, необходимо иметь в виду следующие обстоятельства: * текущие доходы специалиста (и его структуру -- размер фиксированной и премиальной частей); * желаемый доход; * возможности компании. Часто за установление итогового уровня зарплаты несет ответственность будущий руководитель сотрудника. К формулировке предложения для каждого конкретного кандидата необходимо подходить индивидуально, и делать это должен руководитель-заказчик |
|
|
4. Обратная связь |
После того как цифры озвучены и согласованы в принципе, следует узнать о впечатлениях соискателя об услышанном, поскольку на предыдущем этапе его мнение о предложении могло измениться. Следует узнать, какие плюсы и минусы кандидат видит в сделанном предложении. Плюсы позволяют понять мотиваторы на переход (т.е. факторы, которые являются значимыми для соискателя). Минусы позволят прояснить, какие моменты смущают соискателя. Если кандидат показался интересным и перспективным, следует переформулировать предложение или показать иные достоинства в противовес недостаткам. Кандидату необходимо дать возможность задать вопросы. Как правило, они касаются истории компании, корпоративной культуры, коллектива подразделения, личности руководителя, нюансов работы, составляющих соцпакета и регулярности выплаты вознаграждения. По характеру вопросов можно понять, какие мотивы являются ведущими |
|
|
5. Дальнейшее взаимодействие |
В заключение встречи необходимо прорисовывать схему дальнейшего взаимодействия. Следует указать: * время сообщения окончательного решения; * процедуру утверждения кандидатуры. В случае принятия решения о найме сотрудника прямо во время проведения интервью, не стоит откладывать, поскольку оттягивание решения о найме кандидата в условиях острой конкуренции на рынке труда может привести к потере кандидата |
|
|
6. Выход из контакта |
Любое собеседование - это переговоры, поэтому его следует грамотно закончить. Следует поблагодарить за встречу, за уделенное время, произнести несколько фраз, обеспечивающих мягкое окончание интервью |