Курсовая работа (т): Развитие системы коммуникаций в менеджменте

Появление "Четвертой волны" связывается с возвращением человечества к всеобщим интерактивным коммуникациям (уже на глобальном уровне), чрезвычайной интенсификацией электронных коммуникаций, виртуализацией социального пространства Интернета и возникновением виртуального сообщества, которое формируется в системе Интернета не просто с целью обмена информацией, но и для общения, "проживания" "жителей Сети" в новом типе электронно-виртуальной организации.

Исследование массовой коммуникации достаточно наглядно показывает основные изменения в ней за последнее время. В результате внедрения в практику СМИ новых технологий возрастает их глобальный характер. В связи с этим можно выделить несколько направлений развития коммуникативных процессов.

Прежде всего - это поиск путей защиты от воздействия новых технологий на национальную самобытность и общечеловеческую культуру. Распределение информационно-коммуникативных ресурсов между государствами - такая же глобальная проблема, как мировое распределение продовольственных или энергетических ресурсов. В системе современных производительных сил информационно-коммуникационные технологии являются самым динамичным фактором развития любого государства. В настоящее время особое значение приобретает вопрос об информационной экспансии, являющейся новой формой усиления неравномерности развития стран. Поэтому борьба за национальную независимость неразрывно связана с борьбой за информационный суверенитет, за право на свободную коммуникацию.

Главное препятствие на пути развития системы коммуникации для развивающихся стран - массовая неграмотность населения многих стран мира, а также особенности коммуникационной техники, ее высокая стоимость, сложность эксплуатации и т.п. Однако даже в рамках имеющихся возможностей СМК могли бы использоваться более справедливым и эффективным образом, если проводить адекватную национальную и международную политику в сфере коммуникации.

Одной из важнейших глобальных тенденций в мире является социальная интеграция массовых информационных и коммуникационных процессов в обществе. Такая интеграция служит основой для осуществления конкретных групповых контактов, сливает воздействие всех СМК в единый интегрирующий поток. Интеграция СМК осуществляется не только прямым влиянием на широкую массу потребителей массово-коммуникационной продукции, но и воздействием на более узкие группы людей и отдельных индивидов. На основе социологических исследований выявляется общность не только цели обеих форм воздействия, но и их содержательных компонентов.

Глобальные процессы, происходящие на сегодняшний день в области массовой коммуникации, также являются предпосылкой возникновения новых научных идей, которые, в целом, по мнению современных социологов, говорят о "коммуникативной революции". В этом же ключе, звучат новые парадигмы современных исследователей о роли коммуникаций в современном обществе в русле новых тенденций формирования коммуникативного пространства.

Так называемый новый информационный и коммуникационный порядок призван выполнять следующие четыре функции [10, c.128].

. Информационную. Основная задача новой структуры - обеспечение отдельных лиц и групп постоянным потоком информации с целью обеспечения ими принятия осмысленных решений, формирования правильных позиций и их повседневной жизни.

. Культурную. Коммуникативно-информационная структура должна сохранять национальные культуры и благоприятствовать их развитию, поощрять возрождение лучших традиций, использовать достижения прошлого в области культуры, рассматривать национальные культуры в контексте общечеловеческой культуры.

. Профессиональную. Установление нового мирового информационного порядка является делом, в первую очередь, журналистов и их профессиональных союзов, а не государств, правительств, либо тех или иных групп давления.

. Теоретическую или как некоторые называют эту функцию - академическую. Современные теории информации, уходящие своими корнями в историю и развитие западной прессы, до сих пор доминируют во всем мире. Необходимо их видоизменение усилиями институтов массовой коммуникации в различных странах мира, в особенности - в отсталых странах.

2. Анализ коммуникаций на примере ОАО "Казаньоргсинтез"

2.1 Система коммуникаций в ОАО "Казаньоргсинтез"

Казанское открытое акционерное общество "Органический синтез" создано в 1993 году в соответствии с планом приватизации Казанского арендного производственного объединения "Органический синтез".

Основными видами деятельности ОАО "Казаньоргсинтез" являются:

) производство, реализация продукции и товаров, оказание услуг;

) производство и реализация научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ;

) изготовление оборудования для химических, нефтехимических, нефтеперерабатывающих и взрывопожароопасных и токсичных веществ и смесей;

) финансовая, инвестиционная деятельность.

В настоящее время предприятием производятся полиэтилен, полиэтиленовые трубы, фенол, ацетон, этиленгликоли, этаноламины, бисфенол, поликарбонат и другие продукты органического синтеза. Весь ассортимент включает более 170 наименований объемом производства более 1,3 млн. тонн. Структура компании представлена на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 - Структура компании ОАО "Казаньоргсинтез"

Организационная структура на ОАО "Казаньоргсинтез" является линейно-функциональной, ступенчатой, иерархической, пирамидальной.

Схема организационной структуры имеет две ступени управления:

- директор, заместители, работники заводоуправления;

- начальники цехов, аппарат управления цехов.

На производстве схема имеет детальное продолжение: второй ступени подчиняются начальники участков, мастера; На каждой ступени свои линейные руководители: на первой ступени - директор предприятия, его заместители; на второй ступени - начальники цехов.

Связи в данной схеме довольно сложны. Директор является линейным руководителем для главного инженера, который является линейным руководителем для своих заместителей и руководителей функциональных подразделений. Заместители главного инженера имеют функциональные связи с различными цехами и линейные связи с работниками своих функциональных подразделений и цехов, которые являются исполнителями для первой ступени.

Линейные руководители первой ступени имеют непосредственные линейные связи с руководителями второй ступени, а между собой линейные руководители имеют также кооперационные связи.

Рассмотрим информационные связи на данном предприятии.

Информационные потоки, связанные отделом снабжения и сбыта перемещаются в рамках вертикальных и горизонтальных коммуникаций. Таким путем, работникам отдела сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Например, главный технолог сообщает в отдел снабжения и сбыта о предстоящих изменениях в производстве продукта, следовательно, основной задачей снабженца в данном случае, является поиск наиболее эффективных путей приобретения сырья для выпуска новой продукции. Таким образом, видно, что входящая информация, поступившая от вышестоящего руководства, заключается в необходимости поиска новых поставщиков или в пересмотре работы со старыми. Исходящая информация будет заключаться в ответе на предложенный запрос руководства. Можно рассмотреть, как протекают информационные потоки на предприятии ОАО "Казаньоргсинтез" на примере отдела снабжения и сбыта. Потоки перемещаются в рамках вертикальных и горизонтальных коммуникаций.

Таким путем, работникам отдела сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Например, главный технолог сообщает в отдел снабжения и сбыта о предстоящих изменениях в производстве продукта, следовательно, основной задачей снабженца в данном случае, является поиск наиболее эффективных путей приобретения сырья для выпуска новой продукции. Таким образом, видно, что входящая информация, поступившая от вышестоящего руководства, заключается в необходимости поиска новых поставщиков или в пересмотре работы со старыми. Исходящая информация будет заключаться в ответе на предложенный запрос руководства.

Данный отдел взаимодействует не только с вышестоящими органами управления, но и с внешней средой предприятия. Здесь можно выделить покупателей продукции, как реально существующих, так и потенциальных, поставщиков сырья для ее изготовления.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей, т.е. снизу вверх. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Отдел сообщает руководству об изменениях во взаимодействии с внешней средой, т.е. с теми же поставщиками и потребителями.

Во время работы задействованы формальные коммуникации, но существуют и неформальные связи между работниками и менеджером разного уровня. Неформальные коммуникации выходят на первый план во время праздников и ежегодных корпоративных мероприятий по организации отдыха на природе.

Горизонтальные коммуникации в ОАО "Казаньоргсинтез"в основном протекают через общение между сотрудниками. Если данному отделу (снабжения и сбыта) необходима какая-либо информация от другого отдела, например, от планово-экономического отдела, то данный запрос и поступившая в ответ информация проходит через руководителя фирмы.

Можно рассмотреть организационную структура предприятия ОАО "Казаньоргсинтез".

Исходя из организационной структуры можно сделать вывод о том, что коммуникации между генеральным директором и советом директоров на предприятии ОАО "Казаньоргсинтез" происходит обычно в форме совещаний и отчетов, которые он предоставляет практически ежемесячно.

В свою очередь с отделом кадров генеральный директор взаимодействует прямо, так как он непосредственно узнает от отдела кадров любые изменения, которые происходят на предприятии. А отдел кадров получает распоряжения в устной форме, периодичность взаимодействия с отделом кадров составляет 2 раза в месяц.

Также, исходя из схемы, можно сделать вывод о том, что входящая информация движется сверху вниз, т.е. от директора до бухгалтерии. Финансовый директор передает информацию планово-экономическому отделу, также отделу снабжения и сбыта и главному бухгалтеру, а он в свою очередь бухгалтерии.

Следовательно, выходящая информация распространяется снизу вверх, например, бухгалтерия предоставляет информацию главному бухгалтеру, а он в свою очередь передает ее финансовому директору.

Периодичность передачи информации у каждого отдела своя, например, бухгалтерия информацию передает главному бухгалтеру ежедневно, а все остальные рассмотренные отделы каждую неделю.

В связи с тем, что средства передачи информации очень устарели, можно заметить, что время, которое сообщение проходит в пути значительно превышает то время, которое оно могло бы занимать, если бы эти средства были бы обновлены.

Передача входящей информации происходит по средствам совещания, что требует много времени, в устной форме, что способствует некоему искажению информации. А выходящая информация передается по средствам отчетов, в письменной форме на бумажном носителе.

С другим отделом, техническим отделом, он также взаимодействует как устно, так и письменно.

Как и в любом другом предприятии в ОАО "Казаньоргсинтез"тоже существуют различные препятствия и возникают различные затруднения. К этим затруднениям можно отнести, например, несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления, что может повлечь за собой материальные убытки или какие то несогласованности. Еще одним из недостатков присущий всем другим крупным предприятиям является психологический настрой. Это может быть следствием, например, плохого настроения или отношения с сотрудниками по отдельности, или боязни общаться с директорами и начальниками.

Другая причина трудностей в организационных коммуникациях - перегрузка каналов связи, которая может быть вызвана, как элементарной нехваткой технических средств связи и обработки информации, так и избыточностью информационных потоков. Примером такого затруднения именно на предприятии ОАО "Казаньоргсинтез" может служить отдел снабжения и сбыта, потому что в данном отделе существует постоянная перегрузка, так как в этот отдел поступает не только информация от высшего руководства и из других отделов, но и одновременно из внешнего окружения, т.е. внешней среды предприятия. Отсюда следует и другая причина неэффективных коммуникационных каналов, это затрудненная обратная связь.

Как известно информация передается не самостоятельно, а непосредственно через средства передачи.

Устная передача чаще всего, когда происходит зарождение идеи или отбор информации. Данный вид передачи информации на предприятии преобладает, он используется в большинстве случаев.

Совещания чаще всего проводят, когда уже руководство приняло решение и его необходимо довести до всех отделов. В ОАО "Казаньоргсинтез" в основном используется, когда генеральному директору необходимо донести до совета директоров те изменения, которые произошли на предприятии.

Телефонные переговоры и письменная передача, когда непосредственно передается само сообщение. На предприятии так же активно используется этот вид передачи информации. Искажение сообщений при этом меньше, чем при устной передаче.

Электронная почта и компьютерные сети, когда идет непосредственно реализация сообщения. Данные средства передачи информации на предприятии ОАО "Казаньоргсинтез" очень устарели, что ведет к замедленной передаче информации.

Существуют различные проблемы на предприятии, которые препятствуют эффективному коммуникационному процессу. Такими процессами довольно часто являются психологические различия в восприятии. Люди интерпретируют одну и ту же информацию по-разному в зависимости от образования, жизненного опыта, круга интересов, потребностей, эмоционального состояния. Предприятие ОАО "Казаньоргсинтез" тоже подвержено такой проблеме, впрочем, как и отдельные отделы, в данном случае отдел снабжения и сбыта.

Очень важен также характер взаимоотношений между руководителем и подчиненным. В атмосфере доверия расширяются информационные потоки, и повышается точность информации: если руководители честны и открыты, информируя своих подчиненных, последние отвечают им тем же. На данном предприятии отношения между руководителем и подчиненными чисто формальные, так что никакой атмосферы доверия между ними не существует.

Другая часть проблем межличностных контактов связана с семантическими барьерами. Они проявляются в том, что слова-символы, используемые для кодирования информации, могут иметь разные значения для разных людей в зависимости от их профессии, социального статуса, национально-культурных различий, должности и т.д. Ситуация осложняется тем, что во многих организациях, а иногда даже в их структурных подразделениях, вырабатывается собственный жаргон, что также может служить источником смысловых искажений. Данное предприятие ОАО "Казаньоргсинтез" тоже не исключение, оно естественно подвержено такой проблеме.

Одна из причин, вызывающих затруднения в процессе коммуникации, - это фильтрация. В организации существует необходимость отбора или фильтрации сведений, чтобы при обмене информацией между подразделениями или уровнями управления направлять получателю только те сообщения, которые его касаются. Для ускорения движения информации и придания сообщению большей ясности информацию определенным образом "сжимают": упрощают, обрабатывают, суммируют. Это может привести к отсеиванию одних и акцентированию других сведений, искажающих содержимое информации.