При анализе коммуникационной системы были выявлены некоторые недостатки. Эти недостатки неблагоприятно влияют на предприятие в целом, поэтому необходимо провести ряд изменений в системе коммуникаций.
Как уже отмечалось выше, существуют определенные средства передачи информации, одно из средств передачи - компьютерные сети. На предприятии ОАО "Казаньоргсинтез" они очень устарели. В качестве рекомендаций можно предложить обновление компьютерной базы. Данное мероприятие позволит увеличить скорость передачи информации, что в свою очередь повлияет на качество и скорость принятия управленческих решений, и их реализацию. Количество новых компьютеров в отдел снабжения и сбыта будет составлять 6 штук на первое время. На данный момент стоимость одного хорошего компьютера составляет 30 тысяч рублей, следовательно, на 6 компьютеров будет потрачено 180 тысяч рублей [25, с.67]. При обновлении компьютерной базы, Интернет тоже станет лучше и быстрее работать. Также можно создать локальную сеть на предприятии для того, чтобы передавать электронные виды отчетов, что позволить сэкономить время, как работников, так и руководства.
Также, по приказу генерального директора ОАО "Казаньоргсинтез" будет назначена группа из 3 человек - исследователей, которые будут проводить бенчмакинг, т. е проводить исследования на других предприятиях - конкурентах. Им будет назначена дополнительная доплата в размере 5000 рублей на каждого в месяц. С помощью исследований у конкурентов руководство будет в курсе, того, что предпринять для совершенствования системы коммуникаций на предприятии, что наиболее выгодно предпринять, а что наоборот не следует рассматривать.
Существует еще одна проблема - нерациональная организационная структура. Если организационная структура организации продумана плохо, то это вызывает дублирование функций, задач и полномочий, это неизбежно приводит и к параллельным потокам информации, ее искажениям и замедлению движения. Кроме того, чем больше уровней руководства в организационной структуре, тем больше вероятность информационных искажений, так как каждый уровень фильтрует и корректирует передаваемую информацию. Нерациональная структура может также вызывать конфликты между различными подразделениями и отдельными руководителями, что естественно создает серьезные проблемы при обмене информации и принятии управленческих решений. Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод о том, что на предприятии ОАО "Казаньоргсинтез" следует убрать дублирование функций, это приведет к исчезновению параллельных потоков информации. Увеличит качество и скорость передачи информации.
Это приведет к тому, что исчезнет проблема при обмене информации и принятии управленческих решений, так как у каждого будут свои функции, задачи и обязанности, то исчезнут и конфликтные ситуации.
Также в качестве мероприятий можно предложить ввод новой должности, которая будет называться психолог, который будет получать 17000 рублей в месяц. Так как конфликты отрицательно влияют на передачу информации, то тормозят процесс передачи информации, искажают данные и отрицательно действуют на всю работу предприятия. Он поможет избежать критических ситуаций, снять напряжение сотрудников предприятия при конфликтных ситуациях, и из этого следует, что должность психолога должна положительно повлиять на всю деятельность предприятия в целом.
Также следует наладить связи с общественностью. Налаживание отношений между предприятием и различными контактными аудиториями посредством создания выгодной для предприятия репутации, положительного "корпоративного имиджа", с одной стороны, и устранением или предупреждением нежелательных слухов, сплетен и действий - с другой. Это направленные действия создающие атмосферу понимания и взаимного доверия между фирмой и различными аудиториями.
Еще можно предложить в качестве мероприятий курсы повышения квалификаций для управленческого персонала, где будут преподаваться информационные технологии и иностранные языки. Управленческий персонал научится работать с новыми программами, что позволит улучшить коммуникационные сети. А знание языка позволит не приводить к искажению информации, и позволит правильно как кодировать информацию, так и ее декодировать.
В связи с выявлением по результатам исследования коммуникативных барьеров нужно учесть некоторые способы устранения негативных явлений во внутреннем коммуникационном процессе организации:
. Управленческие действия. Дополнительные действия: обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей и назначений, необходимых для более эффективной реализации намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам такого контроля.
. Системы обратной связи. Совершенствование в организации систем обратной связи, к примеру, опрос работников для получения различной информации.
. Системы сбора предложений. Цель - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Ящик для предложений, собрания коллектива для передачи сообщений.
. Информационные бюллетени и публикации организации. Статьи с обзором предложений по поводу управления, нового вида продукции, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников и т.п.
. Современная информационная технология. Автоматизировать систему управления бизнес-коммуникациями с помощью приобретения соответствующего SAAS. Приобретение продукта управления бизнес-коммуникациями (Мегаплан). Это система управления бизнесом, которая позволяет устанавливать задачи и поручения, следить за их выполнением, хранить базу данных сотрудников компании, вести историю клиентов и т. д
. Мероприятие по совершенствованию организационной структуры управления - создание дополнительных рабочих мест, для разгрузки сотрудников, выполняющих множество разнонаправленных функций.
. Наладить коммуникации с сотрудниками "удаленного доступа".
. Вовлекать сотрудников в активное участие в системе корпоративных коммуникаций: подготовка сообщений в прессе о делах организации и ее перспективах, о положении дел в области экологии; активное участие в акциях, проводимых компанией;
. Поощрять инициативу со стороны служащих, к примеру информировать о заслугах сотрудника в корпоративном издании, во внутреннем сетевом ресурсе, на "корпоративной доске почета".
Способы совершенствования коммуникаций в ОАО "Казаньоргсинтез":
. Регулирование информационных потоков - руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое "слишком много" и "слишком мало" в информационных обменах.
. Управленческие действия - регулирование информационного потока - лишь один пример из числа действий руководителя по совершенствованию обмена информацией. Есть и другие. К примеру, руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.п. Руководитель может также по своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Многие организации настаивают на проведении работниками руководящего звена таких еженедельных встреч-совещаний. Подчиненный может предпринимать подобные шаги, добиваясь по своей инициативе контакта с руководителем или товарищами по работе.
Планирование, реализация и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена. Обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей и назначений, необходимых для более эффективной реализации намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам такого контроля - вот дополнительные действия, подвластные руководителю.
. Системы обратной связи - в той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов:
четко ли доведены до них цели их деятельности;
с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться;
получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы;
открыт ли их руководитель для предложений;
информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.
. Системы сбора предложений - разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.
Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. К сожалению, этот вариант не слишком эффективен, ибо часто отсутствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения пошли организации на пользу. Программы, обеспечивающие такое стимулирование и располагающие механизмом, объясняющим, почему та или иная идея внедряется, позволяют работникам понять причины принятия или отказа от их предложений. Кроме того, у работников есть шанс получить денежное вознаграждение.
. Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации. Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, подборка "работник месяца", ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.
. Современная информационная технология - последние
достижения в области информационной технологии могут способствовать
совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже
оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители,
вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает
работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в
организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных
разговоров. Кроме того электронная почта - эффективное средство связи между
людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в разных штатах и
странах. Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному
человеку направить несколько сообщений разным людям, а затем позвонить и
получить ответы на исходные сообщения.
Анализ коммуникаций необходим, так как отношения между работниками различных рангов оказывают непосредственное и ощутимое воздействие на работу организации в целом, влияя и на мотивацию, и на системы ценностей, и позиции групп и отдельных работников. Внутрикорпоративные коммуникации отвечают за структуру организации и процесс принятия решений. Кроме того, полностью охватить внутрифирменные отношения невозможно без изучения каналов распространения информации. Также важно знать, что управление внутренними коммуникациями - это комплекс мероприятий. Коммуникации будут эффективны, если использовать ряд инструментов, так как именно комплекс мер позволяет сделать систему коммуникаций прозрачной, открытой, регулярной. Конечно, крайне важным является и грамотное разделение функций между субъектами внутренних коммуникаций.
В результате проведенных исследований внутрикорпоративных коммуникаций было установлено, что: по субъекту и средствам коммуникаций больше всего преобладают межличностные коммуникации, которые проявляются с малой помощью технических средств и информационных технологий; по форме общения, коммуникации в организации происходят при помощи устной речи, и с использованием технических средств (электронная почта, факс); по каналам общения, наряду с формальными коммуникациями присутствуют и неформальные, которые можно оценить как преобладающие; по организационному признаку коммуникации в компании ОАО "Казаньоргсинтез": происходят по вертикальному признаку, но из-за малого количества структурных единиц, имеют место и горизонтальные коммуникации.
Благоприятная социально-психологическая атмосфера, характеризуется на данный момент тем, что в межличностных отношениях сотрудников развиты взаимное доверие и уважение друг к другу и существует приемлемая взаимная информированность по значимым вопросам. Также выявлено, что преобладающими негативными сторонами в установлении контактов между субъектами организации являются определенные проблемы со своевременным информированием сотрудников, с высокой трудовой нагрузкой, недостаточным делегированием полномочий, неполным оборудованием рабочих мест, слабой системой поощрения инициативы, однообразие методов коммуникации затрудняет скорость и точность передачи информации, отсутствие системы обучения сотрудников, неразвитая система обратной связи, но при этом система заработной платы сотрудников устаивает, межличностные отношения в компании исключительно позитивны.
Для повышения производительности компании, для положительного действия коммуникаций на капитализацию компании рекомендовано выполнить ряд преобразований.
Таким образом, цель и задачи, поставленные в работе, были успешно решены: изучен теоретический материал, касающийся темы работы, проведено исследование внутрикорпоративных коммуникаций организации, выявлены недостатки и предложены способы повышения эффективности коммуникаций.
Совершенствование системы коммуникации на предприятии является неотъемлемой частью управления современной организацией, и в настоящее время тема весьма актуальна, так как в любой организации есть те кто управляет и те кем управляют, а совершенствование коммуникаций между ними это одна из главных задач организации для успешного ее существования.
В условиях жесткой конкурентной борьбы и резко сменяющейся ситуации на рынке, предприятия должны сосредотачивать внимание не только на финансовом состоянии дел, но и вырабатывать стратегию обмена информацией внутри своей структуры, которая бы позволила им получать большую пользу от сотрудников и от предприятия в целом.
Коммуникация играет одну из самых важных ролей в деятельности
современного предприятия. Знание принципов коммуникации, а также правильное их
использование позволяет привести фирму к успеху на рынке.
1. Батаршев А.В. Организаторские и коммуникативные качества личности" (Для деловых людей) / А.В. Батаршев. - Таллин: Центр информационных и социальных технологий "Регалис". - 2014. - 215с.
. Беляев А.А. Системология организации (Анализ организационных систем): Учебник / А.А. Беляев, Э.М. Коротков. - 2-е изд., испр. и доп. - М.: Изд-во ГУУ. 2012. - 156 с.
. Бодрийар Ж. В тени молчаливого большинства, или конец социального [Перевод с фр. Н.В. Суслова]. / Ж. Бодрийар. - Екатеринбург: Издательство уральского университета, 2010. - 267с.
. Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент / А.Б. Зверинцев. - СПб.: Питер, 2010. - 288 с.
. Кравченко А.И. Социология: учебник для ВУЗов / А.И. Кравченко. - М.: Академический проект, 2011. - 314с.