57 случае предполагаемой задержки поставки. Гарантийный запас используется для расчета порогового уровня запаса.
Пороговый уровень запаса в системе «минимум - максимум» выполняет роль «минимального» уровня. Если в установленный момент времени этот уровень пройден, то есть наличный запас равен пороговому уровню или не достигает его, то заказ оформляется. В противном случае заказ не выдается и отслеживание порогового уровня, а также выдача заказа будут произведены только через заданный интервал времени.
Максимальный желательный запас в системе «минимум - максимум» выполняет роль «максимального» уровня. Его размер учитывается при определении заказа. Он косвенно (через интервал времени между заказами) связан с наиболее рациональной загрузкой площадей склада при учете возможных сбоев поставки и необходимости бесперебойного снабжения потребления.
Постоянно рассчитываемым параметром системы «минимум - максимум» является размер заказа. Его вычисление основывается на прогнозируемом уровне потребления до момента поступления заказа на склад фирмы.
Расчет размера заказа производится по формуле (2):
РЗ = МЖЗ – ПУ + ОП
(2)
В результате оценки организации МТО на предприятии были выявлены следующие недостатки в организации закупок:
отсутствие специалиста по разработке проектов перспективных, годовых планов МТС предприятия, по подготовке расчетов и обоснования к ним;
не проводится изучение рынка сырья и материалов, отсутствует маркетолог, непосредственно проводящий исследования рынка;
недостаточно отлажена система оценки поставщиков, для выбора наиболее подходящего;
не эффективна система автоматизации закупочной деятельности, что
58 приводит к провалам с поставками продукции;
действующие методы закупки товаров имеют некоторые недостатки: вероятность заказа избыточного количества;
необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.
Глава 3 Разработка основных направлений совершенствования системы закупочной деятельности ООО «Южная Региональная компания» 3.1 Мероприятия по оптимизации закупочной деятельности предприятия Руководителям коммерческих организаций в процессе своей повседневной управленческой деятельности все время приходится анализировать и контролировать получаемые результаты в отчетном периоде. Осуществление эффективного руководства организацией должно базироваться на применении нормативных методов управления. Нельзя ориентироваться на сопоставлении полученных результатов только с фактическими затратами в отчетном периоде. Нужно все время сравнивать фактические затраты с экономически обоснованными, т.е. вычисленными на основе технико-экономических норм и нормативов. Нормы дают возможность выявить имеющиеся резервы и наметить пути для их дальнейшего использования. Все это помогает вести правильную торговую и финансовую политику в ООО «Южная Региональная компания» по снижению издержек обращения. Недостаток запасов у предприятия приводит к нарушению ритмичности его производства, снижению производительности труда, перерасходу материальных ресурсов из-за вынужденных нерациональных замен и повышению себестоимости продукции. Недостаток сбытовых запасов не позволяет обеспечить бесперебойный процесс отгрузки готовой продукции, соответственно это уменьшает объемы ее реализации, снижает размер получаемой прибыли. В то же время наличие неиспользуемых запасов замедляет оборачиваемость оборотных средств, отвлекает из оборота материальные ресурсы и ведет к большим издержкам по содержанию самих запасов. Поэтому в условиях рыночной экономики работники организации должны стремиться к эффективному управлению процессами снабжения и сбыта, запасами и оборотными средствами, вложенными в эти запасы.
60
Система оперативного контроля и управления представляет собой организацию непрерывной деятельности работников отдела закупок ООО
«Южная Региональная компания», направленную на формирование торговых запасов в экономически обоснованных размерах.
Данная информация позволяет решить на предприятии следующий комплекс задач:
выявить дефицитные позиции запасов:
выбрать позиции материальных ресурсов, по которым сформировались лишние запасы и их можно реализовать;
оценить обеспеченность запасами и их структуру;
определить потребность в финансовых ресурсах для обеспечения необходимых поставок запасов в плановом периоде и т.д.
Определение необходимого объема финансовых средств, авансируемых в формирование запасов товарно-материальных ценностей, осуществляется путем определения потребности в отдельных видах запасов.
В процессе определения потребности запасы товарно-материальных ценностей предварительно группируются следующим образом:
производственные запасы (запасы сырья и материалов, необходимые для обслуживания торгового процесса);
запасы готовой продукции, и товаров для перепродажи, предназначенные для бесперебойной ее реализации потребителям.
Минимизация текущих затрат по обслуживанию запасов представляет собой оптимизационную задачу, решаемую в процессе их нормирования.
Для производственных запасов она состоит в определении оптимального размера партии поставляемого сырья и материалов. Чем выше размер партии поставки, тем ниже относительный размер текущих затрат по размещению заказа, доставке товаров и их приемке.
Однако высокий размер партии поставки определяет высокий средний размер запаса – если закупать сырье один раз в два месяца, то средний размер его запаса составит 30 дней, а если размер партии поставки сократить вдвое,
61 т.е. закупать сырье один раз в месяц, то средний размер его запаса составит 15 дней. В этих условиях снизится размер текущих затрат по хранению запасов.
Расчет оптимального размера партии поставки, при котором минимизируются совокупные текущие затраты по обслуживанию запасов (т.е. F
+ H = min) осуществляется по следующей формуле (известной как модель
Уилсона) (3):
H
D
F
EOQ
2
(3) где EOQ – объем партии, ед;
F – стоимость выполнения одной партии заказа;
D – общая потребность в запасах на период, ед;
H – затраты по хранению единицы запасов.
Годовая частота поставок определяется по следующей формуле (4):
ЧП = ПЗ / ООП
(4) где ЧП – частота поставок;
ПЗ – общая потребность в запасах;
ООП – оптимальный объем партии [16, c. 45].
Рассчитаем оптимальный размер партии поставки плодоовощной продукции для одного из потребителей – универсама «Магазин на
Абазинском». Для этого обратимся к табл. 17.
Подставляя эти данные в модель Уилсона, получаем:
99 186 4
257
/
)
6000 750 2
(
EOQ
ЧП = 6000 / 186,99 = 32,1
Следовательно, на протяжении года плодоовощная продукция должны доставляться 32 раза или каждые 11 дней (360 : 32).
При таких показателях размера партии и частоты поставки совокупные
62 текущие затраты по обслуживанию товарных запасов будут минимальными.
Таблица 17
Пример расчета необходимого количества поставок продукции в
универсам «Магазин на Абазинском» с применением модели Уилсона
18
Наименование
Значение за период с января по июнь 2015 г.
(6 месяцев)
Число поставок в год общая потреб- ность в запасах, тыс. руб. средние затраты на поставку одной партии, тыс. руб. средние затраты по хранению единицы запасов, тыс. руб. оптимальный объем партии, тыс. руб.
Плодоовощная продукция
6000 750 257,4 186,99 32,1
По результатам проведенного финансово-экономического анализа оборотных средств и запасов изучаемого предприятия можно сделать вывод о том, что на предприятии мало внимания уделяется оперативному управлению и планированию закупочной деятельности.
Особо остро в организации стоит проблема управления закупкой товаров, в связи с чем постоянно возникают потребности в некоторых видах товаров, которые быстро заканчиваются на складе, так как их запас не нормируется.
Одновременно отмечается наличие на складе избытка невостребованных и
«купленных про запас» товаров, срок годности по многим из которых давно вышел.
Таким образом, руководству ООО «Южная Региональная компания» и бухгалтерии следует обратить внимание на контроль за наличием, использованием и нормированием товарных запасов, их оперативному управлению и планированию объема закупок. Здесь значительную помощь может оказать использование современных компьютерных технологий.
Главной целью проектируемой системы управления запасами является повышение эффективности управления материальными запасами в организации
18
Составлено автором
63
ООО «Южная Региональная компания», обеспечение контроля за их расходованием, увеличение балансовой прибыли предприятия за счет снижения затрат на управление, оптимизация финансовых взаимоотношений с поставщиками сырья и материалов.
При использовании автоматизированной системы управления материальными запасами, могут быть достигнуты следующие улучшения в работе ООО «Южная Региональная компания»:
– рациональное использование материальных запасов;
– повышение ликвидности сверхнормативных запасов материалов;
– ускорение оборачиваемости всех видов запасов;
– обеспечение оптимальных расходов на приобретение запасов;
– расчет оптимальной партии запасов;
– снижение затрат на хранение запасов;
– обеспечение налаженной работы транспорта;
– выявление дефицитных позиций отдельных видов запасов;
– выбор позиций тех средств, по которым сформировались лишние запасы, с целью их последующей реализации;
– определение потребности в финансовых ресурсах для обеспечения необходимых поставок материалов в плановом периоде и т.д.
Основным недостатком применяемой программы «1С: Предприятие.
Управление торговлей» на ООО «Южная Региональная компания» является то, что эта система не предназначена конкретно для специализированных торговых предприятий, в ней не учтена специфика их деятельности. Однако, на основе этой системы, создано ряд автоматизированных систем специально предназначенных для торговых предприятий, занимающихся продажами компьютерной техники.
Для решения задачи автоматизации управления запасами в ООО «Южная
Региональная компания» будут использоваться уже имеющиеся в организации электронно-вычислительные устройства и средства периферии. Приобретение дополнительных технических средств не требуется.
64
Для автоматизации системы управления материальными запасами в ООО
«Южная Региональная компания» необходимы следующие виды операционных систем и пакетов прикладных программ:
– Store Management SAP/R3;
– Windows XP/ Windows 8/ Windows 10;
– MS Excel (русская версия);
– MS Word (русская версия);
– MS Access (русская версия);
– интернет-браузер;
– 1С-Бухгалтерия 8.1.
Все вышеперечисленное программное обеспечение, кроме предлагаемой к приобретению программы управления запасами Store Management SAP/R3, уже установлено на ЭВМ автоматизированных рабочих мест организации, в связи с чем нет необходимости приобретать или устанавливать дополнительное программное обеспечение.
При внедрении информационной системы управления запасами изменения организационной структуры не потребуется. Сбор информации будет осуществляться путем ее занесения в таблицы данных пакета Store
Management SAP/R3.
Передача данных в системе будет осуществляться с помощью коммуникационного оборудования.
В табл. 18 представлена сравнительная характеристика системы Store
Management SAP/R3с системами конкурентов.
Таблица 18
Сравнительная характеристика системы Store Management SAP/R3 с
другими автоматизированными системами управления запасами
19
Показатель
Store Management SAP/R3
Традиционные системы
Объект
Основное внимание на наиболее существенном объекте
– товарных запасах
Все стороны хозяйственной деятельности фирмы
19
Составлено автором
65
Продолжение таблицы 18
Функции
Система класса МРП, осуществляющая управление, включающее учет, прогнозирование спроса, нормирование, оперативные готовые решения, оценку эффективности, имитационное моделирование, оптимизацию ассортимента. Наличие другой учетной программы – необходимое условие работы системы
Учетно-аналитические процедуры
Методы
Использование математико-статистичес- ких, аналитических методов в области теории управления запасами и ряда авторских методов и методик
Использование простейших математических методов обработки: сложение, вычитание, умножение, сводка, группировка и др.
Цель
Одновременное значительное сокращение запасов, снижение транспортных расходов, снижение дефицита и, как следствие, повышение рентабельности запасов. Обеспечение автоматизации работы логиста и переход на более высокий уровень управления – управление по параметрам
Достоверная, полная, оперативная информация о фактах хозяйственной жизни
Результаты
Выработка готовых ответов на вопросы управления запасами: что, в какой момент, в каком количестве заказывать
Получение отчетов для целей налогообложения и обеспечения управления
Параметры
Учет всех факторов
(причин), определяющих оптимальный материальный запас
Не требуется учет факторов, влияющих на оптимальные запасы.
Внедрение автоматизированной системы закупок на предприятии
«Южная Региональная компания» поможет избежать избыточного образования товарных ресурсов на складах. Физическое и моральное старение и порча при хранении тоже влекут за собой убытки.
3.2 Оценка экономического эффекта от предложенных мероприятий
Произведем расчет экономической эффективности предложенного мероприятия по внедрению автоматизированной системы управления запасами на предприятии.
Оценку эффективности внедрения информационной системы можно разделить на две составляющих: экономическая компонента, то есть система
66 показателей, позволяющих оценить экономическую эффективность внедрения; и процессная составляющая, целью использования которой является оценка соответствия результатов внедрения АСУ целям и задачам предприятия, а также непосредственно контроль за ходом внедрения АСУ на каждом этапе реализации проекта.
В табл. 19 приведены исходные данные для расчета экономической эффективности при внедрении программы.
Таблица 19
Исходные данные для расчета экономической эффективности
внедрения АСУ
20
Наименование показателя
Обозначе
ния
Ед. изм.
Значение показателя
в варианте
Базовом
Новом
Капитальные вложения пользователя в том числе стоимость услуг по сопровождению и адаптации
Кпр
Руб.
559 200
Численность программистов, занятых освоением и эксплуатацией ПС
Чпэ, Чпо
Чел.
1
Продолжительность освоения ПС
Тос
Мес.
2
Расход машинного времени при освоении ПС
Тмос
Ч.
70
Среднемесячная заработная плата одного программиста
Зсм руб
7 500 16 000
Средняя трудоемкость отладки
Тс1, Тс2 Чел.- час
1,0 0,2
Коэффициент начислений на заработную плату
Кнз
Ед.
2 2
Среднемесячное количество рабочих дней
Др
День
26 20
Цена одного часа работы у организации пользователя
Цм
Руб.
50 200
Средний расход машинного времени на отладку программ в расчете на 100 команд
Мв1,Мв2
Ч/100 ком.
0,08 0,05
Средний расход материалов у пользователя в расчете на 100 команд
Мт1,
Мт2 руб.
16,4 8,5
Нормативный коэффициент эффективности капвложений, определенный предприятием
Енвт
Ед.
0,40 0,40
Количество часов работы в день
Тч
Ч
8 8
Затраты на пополнение оборотных средств
Коб.
25 000 20 000
Затраты на доукомплектование ВТ техническими средствами
Ктс. руб
150 000 150 000 20
Составлено автором