Также исходящая корреспонденция, отправляемая секретарями судебного заседания, регистрируется в отдельном журнале. Документооборот, позволяющий при необходимости быстро восстановить картину действий секретаря судебного заседания и других работников аппарата суда, производится с помощью сопроводительных писем. На каждом регистрируемом работником канцелярии сопроводительном письме проставляется дата регистрации, а регистрационный индекс включает в себя регистрационный номер дела, порядковый номер в журнале, например, «2-439/19-6542». (ПРИЛОЖЕНИЕ А, Б)
Работники канцелярии отправляют материалы дела, присланные в суд из других органов, необходимые для разрешения дела по существу, например, дело об административном правонарушении из органов МВД, нотариальное дело, история болезни из учреждения здравоохранения и др.
Мне доводилось отбирать расписки о получении обвиняемыми по уголовному делу расписки о назначении судебного разбирательства, а также о продлении срока содержания под стражей. (ПРИЛОЖЕНИЕ В) Также составлял проекты исполнительных листов (ПРИЛОЖЕНИЕ Г)
После рассмотрения уголовного дела и вынесения решения по нему в уголовную канцелярию сдается приговор (постановление). Секретарь суда делает копии данного документа в нескольких экземплярах. Приговор, по которому осужденному применена мера пресечения - заключение под стражу, в двух экземплярах с курьером передается в ИУ «Тюрьма №8» г. Жодино для дальнейшего вручения обвиняемому под расписку, также одна копия приговора (постановления) вручается конвою, сопровождающего осужденного. Если же мера пресечения в зале суда изменена с заключения под стражу на подписку о невыезде, то в ИУ «Тюрьма №8» г. Жодино высылается только одна копия приговора с сопроводительной для приобщения к личному делу осужденного, которое хранится в спецотделе ИУ «Тюрьма №8» г. Жодино.
Заведующий канцелярией проверяет сданное в канцелярию секретарем судебного заседания дела на соблюдение требований процессуального законодательства.
При поступлении апелляционной жалобы либо протеста секретарь суда заносит их в список по рассмотренным уголовным делам, назначенным в апелляционную инстанцию, а также ставит в учетно-статистической карточке по данному уголовному делу отметку «обжалован» либо «опротестован». На каждой жалобе или протесте должна стоять резолюция председателя суда и председательствующего по делу. Секретарь суда при поступлении жалобы либо протеста обязан ее изучить. При наличии в жалобе замечаний на протокол судебного заседания, секретарь незамедлительно должен передать уголовное дело вместе с жалобой председательствующему по делу для дальнейшего рассмотрения замечаний на протокол судьей. Далее секретарь суда готовит уголовное дело к рассмотрению в суде апелляционной инстанции: изготавливает извещение о подаче апелляционной жалобы, подшивает материалы дела в хронологическом порядке и передает в Минский областной суд. При поступлении апелляционной жалобы на решение или определение по гражданскому делу, секретарь суда также заносит дело в специальный журнал, ставит отметку в учетно-статистическую курточку, а также заведующий канцелярии берет его на контроль.
При вступлении приговора в законную силу, секретарь суда обязан в трехдневный срок исполнить данный приговор в полном объеме. Так, он в обязательном порядке высылает в отделение информационно-аналитического обеспечения Борисовского РУВД копию приговора для сведения, так же составляет распоряжение о вступлении приговора в законную силу, высылает копии приговора прокурору, по месту работы или учебы, районный военный комиссариат, в отдел принудительного исполнения по месту жительства обвиняемого для сведения. (ПРИЛОЖЕНИЕ Д)
Помимо указанных обязанностей, секретарь суда отвечает на письменные запросы в установленный срок. (ПРИЛОЖЕНИЕ И)
Итак, канцелярия суда является начальным и конечным пунктом принятия уголовного, гражданского дела либо дела об административном правонарушении к производству судом, именно работники канцелярии-секретари суда взаимодействуют с другими государственными органами, например, запрашивая материалы, необходимые для правильного и всестороннего рассмотрения дела.
В процессе прохождения практики мне поручали выполнять все перечисленные выше обязанности работников канцелярий суда.
1.3 Функциональные обязанности секретаря судебного заседания и архивариуса
При изучении работы секретаря судебного заседания я посещал судебные заседания по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях, дублировал ведение протокола судебного заседания за секретарем судебного заседания (ПРИЛОЖЕНИЕ К, Л, М), выполнял нижеуказанные обязанности секретаря судебного заседания.
В каждом судебном заседании судов первой инстанции, а также при совершении любого процессуального действия составляется протокол судебного заседания.
Данный документ должен отражать все наиболее важные моменты разбирательства дела или совершения отдельного процессуального действия. Он может быть изготовлен от руки либо с помощью технических средств. Данная обязанность возложена на секретаря судебного заседания (секретаря судебного заседания - помощника судьи). Кроме того, он должен:
1) Соблюдать правила профессиональной этики;
2) Составлять и вывешивать списки дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании;
3) Извещать участников процесса о времени и месте проведения судебного заседания, проверять их явку в суд и производить отметку на повестках времени их нахождения в суде;
4) Проверять до дня судебного заседания наличие почтовых уведомлений о вручении повесток, определений и других документов участникам процесса и при их отсутствии сообщать об этом судье для принятия дополнительных мер по обеспечению явки участников процесса, вручению документов;
5) Производить первичное извещение юридически заинтересованных в исходе дела лиц после возбуждения судьей производства по делу;
6) Оформлять уголовные, гражданские, административные дела после назначения судебного разбирательства и судебного заседания;
7) Вести журнал учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, производить отметку о результатах рассмотрения;
8) Осуществлять подготовку и своевременную сдачу рассмотренных дел в канцелярию суда;
Секретарь судебного заседания обеспечивает извещение юридически заинтересованных в исходе дела лиц о времени и месте судебного заседания или совершения процессуальных действий, а также вызов в суд свидетелей, экспертов, специалистов и переводчиков производится судебными повестками.
Повестка или иное извещение доставляются извещаемому или вызываемому лицу по адресу, указанному стороной, подавшей заявление.
Повестка, адресованная юридическому лицу, направляется по месту его нахождения.
Судебные повестки должны содержать следующую информацию: номер дела, по поводу которого вызывают лицо; указание лица, вызываемого в суд, его адрес, а также в качестве кого оно вызывается; при необходимости - предложение участникам гражданского судопроизводства представить все имеющиеся у них доказательства по делу; указание на обязанность лица, принявшего повестку в связи с отсутствием адресата, при первой возможности вручить ее адресату; указание на последствия неявки; дата и время, в которое вызываемое лицо обязано явиться в суд; существо дела, по которому вызывают лицо; телефон приемной судьи, который будет рассматривать данное дело.(ПРИЛОЖЕНИЕ Н)
При участии дела прокуроров, государственных обвинителей, представителей, защитников-адвокатов, они тоже извещаются о времени месте и дате судебного заседания извещениями установленной формы. (ПРИЛОЖЕНИЕ П) Также надлежащей формой уведомления считаются телефонные звонки, СМС-сообщения, сообщения по электронной почте, о чем составляются справки, которые находятся в материалах дела. (ПРИЛОЖЕНИЕ Р)
Содержание и форма протокола судебного заседания обусловлены нормами процессуального права, протоколы по гражданским делам, уголовным в некоторой части схожи и должны содержать следующие стадии судебного разбирательства: подготовительная часть судебного заседания, рассмотрение по существу (судебное следствие по уголовным делам), заключительная часть судебного разбирательства (судебные прения и последнее слово обвиняемого при производстве уголовных дел). Содержание данных стадий регламентировано в главе 27 раздела VI ГПК Республики Беларусь и главах 35-37 раздела IX УПК Республики Беларусь для гражданских и уголовных дел соответственно.
При проведении судебного заседания и составлении протокола по делам об административном правонарушении следует руководствоваться ст.11.8 ПИКоАП Республики Беларусь, в котором указано, что данный протокол должен содержать: место и дата заседания, время его начала и окончания; какое дело об административном правонарушении рассматривается; каким судьей рассматривается дело; секретарь судебного заседания (секретарь судебного заседания - помощник судьи); сведения о явке лиц, участвующих в рассмотрении дела; данные о лице, в отношении которого ведется административный процесс; ход судебного заседания; ходатайства участников административного процесса; разъяснение участникам административного процесса их прав и обязанностей; содержание объяснений, вопросов и ответов, выступлений участников судебного заседания; указание на постановления, вынесенные в ходе судебного заседания, решение суда по делу об административном правонарушении, разъяснение срока и порядка его обжалования; ознакомление с протоколом судебного заседания и разъяснение срока подачи на него замечаний.
Ведение протокола секретарем судебного заседания по вышеуказанным видам дел обязательно за исключением случаев, когда лицо, в отношении которого ведется административный процесс, при рассмотрении дела об административном правонарушении полностью признает свою вину, не заявляет о необходимости исследовать доказательства либо если дело рассматривается судом в отсутствие лица, в отношении которого ведется административный процесс.
Также для большей полноты протокола могут применяться стенографирование, звукозаписывающие или видеозаписывающие устройства. В этом случае стенограмма, фонограмма или видеозапись прилагаются к протоколу судебного заседания, в котором делается соответствующая запись. Мной же составлялись проекты протоколов судебного заседания (ПРИЛОЖЕНИЕ С, Т)
Протокол судебного заседания, составленный секретарем судебного заседания, передается для проверки председательствующему в данном судебном заседании судье, подписывается председательствующим и секретарем судебного заседания.
При рассмотрении уголовных дел, в которых обвиняемый находится под стражей, секретарь судебного заседания также тесно сотрудничает с конвоем, доставившим обвиняемого. Ближайшим к суду Борисовского района является ИУ «Тюрьма №8 г. Жодино». Так, секретарь судебного заседания должен следить за доставкой обвиняемого в здание суда и зал судебного заседания, предварительно дав доступ поместить обвиняемого в клетку в зале судебного заседания конвоем. (ПРИЛОЖЕНИЕ У)
Секретарь судебного заседания при рассмотрении уголовных дел также отбирает подписку о том, что лицо было предупреждено об уголовной ответственности по ст.ст. 401, 402 УК Республики Беларусь судом в ходе судебного заседания.
В соответствии с законодательством, протокол судебного заседания должен быть составлен и подписан не позднее трех суток после рассмотрения дела об административном правонарушении, десяти суток - уголовных дел, не позднее следующего дня после окончания судебного заседания или совершения отдельного процессуального действия, по сложным делам - в течение пяти дней по гражданским делам.
При объявлении перерыва в рассмотрении дела, отложении рассмотрения дела, проведения предварительного судебного заседания секретарь судебного заседания выписывает повестки юридически заинтересованным лицам и выдает этим лицам под расписку либо отправляет заказным письмом с уведомлением. Данные о том, кому и когда были отправлены повестки, заносятся секретарем судебного заседания в справочный лист, подшитый в конце папки.
В случае, если исковые требования по гражданскому делу, находящемуся в производстве суда, были дополнены либо уточнены, то секретарь судебного заседания также должен отправить копию нового искового заявления другой стороне заказным письмом либо вручить под расписку.
Если сторона по гражданскому делу отсутствовала при оглашении решения, заочного решения либо определения по делу, то секретарь судебного заседания обязан отправить копию решения, заочного решения либо определения вместе с соответствующим сопроводительным письмом, которое должно быть зарегистрировано в канцелярии суда. Заверение копии судебного постановления осуществляется путем проставления реквизитов, перечисленных в п. 138 Инструкции по делопроизводству, подписи судьи и печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
Если же сторона по делу не явилась в судебное разбирательство вовсе, что выясняется при проверке явки участвующих лиц секретарем судебного заседания, то секретарь должен отследить почтовое отправление, которое он посылал с судебной повесткой (ПРИЛОЖЕНИЕ Ф)
После подписания протокола судебного заседания председательствующим по делу и секретарем судебного заседания, секретарь судебного заседания должен разложить в хронологическом порядке документы, находящиеся в материалах дела, подшить их, составить опись материалов дела. Опись представляет собой нумерацию листов дела по порядку и составление непосредственно самой описи на отдельном листе в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству, составляется лист-заверитель дела. Затем данное дело вкладывается в журнал учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, который заполняется секретарем судебного заседания, и отдается в соответствующую канцелярию суда для сдачи.