Системы поддержки принятия решений (СППР) используются в основном на верхнем уровне управления (руководства фирм, предприятий, организаций), имеющих стратегическое долгосрочное значение в течение года или нескольких лет. К таким задачам относятся формирование стратегических целей, планирование привлечения ресурсов, источников финансирования, выбор места размещения предприятий и т.д. Реже задачи класса СППР решаются на тактическом уровне, например, при выборе поставщиков или заключении контрактов с клиентами. Задачи СППР имеют, как правило, нерегулярный характер.
Для задач СППР свойственны недостаточность имеющейся информации, ее противоречивость и нечеткость, преобладание качественных оценок целей и ограничений, слабая формализованность алгоритмов решения. В качестве инструментов обобщения чаще всего используются средства составления аналитических отчетов произвольной формы, методы статистического анализа, экспертных оценок и систем, математического и имитационного моделирования. При этом используются базы обобщенной информации, информационные хранилища, базы знаний о правилах и моделях принятия решений.
Идеальной считается ЭИС, которая включает все три типа перечисленных информационных систем. В зависимости от охвата функций и уровней управления различают корпоративные (интегрированные) и локальные ЭИС.
Корпоративная (интегрированная) ЭИС автоматизирует все функции управления на всех уровнях управления. Такая ЭИС является многопользовательской, функционирует в распределенной вычислительной сети.
Локальная ЭИС автоматизирует отдельные функции управления на отдельных уровнях управления. Такая ЭИС может быть однопользовательской, функционирующей в отдельных подразделениях системы управления.
Одним из основных свойств ЭИС является делимость на подсистемы, которая имеет ряд достоинств с точки зрения разработки и эксплуатации ЭИС, к которым относятся:
- Упрощение разработки и модернизации ЭИС в результате специализации групп проектировщиков по подсистемам;
- Упрощение внедрения и поставки готовых подсистем в соответствии с очередностью выполнения работ;
- Упрощение эксплуатации ЭИС вследствие специализации работников предметной области.
Обычно выделяют функциональные и обеспечивающие подсистемы.
Функциональные подсистемы ЭИС информационно обслуживают определенные виды деятельности экономической системы (предприятия), характерные для структурных подразделений экономической системы и (или) функций управления. Интеграция функциональных подсистем в единую систему достигается за счет создания и функционирования обеспечивающих подсистем, таких, как информационная, программная, математическая, техническая, технологическая, организационная и правовая подсистемы.[1]
1.2 Бухгалтерские информационные системы
Бухгалтерские информационные системы (БИС) помогают решить целый ряд задач, в частности: ускорение обработки данных первичных документов; автоматизацию расчетов заработной платы, налогов, страховых взносов, амортизационных отчислений; автоматизацию формирования Главной книги, бухгалтерского баланса и других форм отчетности и т.д. Такие системы позволяют осуществить одновременное ведение бухгалтерского и налогового учета, т.е. рассчитать базу по налогу на прибыль на основании данных бухгалтерских документов.
Бухгалтерские информационные системы представляют собой программные комплексы, предназначенные для автоматизации решения как отдельных задач учета, так и комплексных задач для выполнения функций планирования, контроля и анализа и принятия грамотных управленческих решений.
Задачами бухгалтерских информационных систем являются:
автоматизированная обработка первичных документов;
автоматизация комплекса задач бухгалтерского учета, планирования и анализа финансово-хозяйственной деятельности организации;
формирование, обработка и получение достоверной оперативной информации;
интеграция оперативного, бухгалтерского и налогового учета.
В основу бухгалтерских информационных систем, настроенных на системный учет с применением общего режима налогообложения, заложены функциональные компоненты, которые в комплексе выполняют расчеты, заполнение и обработку первичных документов, накопление итоговых результатов и формирование отчетных форм.
По разделам бухгалтерского учета в рамках бухгалтерских информационных систем решаются следующие учетные задачи: учет заработной платы; товарно-материальных запасов; основных средств и нематериальных активов; готовой продукции; затрат на производство; финансово-расчетных операций, а также задачи оперативного учета на основе первичных документов и составление финансовых отчетов.
Основным документом, регламентирующим этапы создания и функционирования автоматизированных бухгалтерских информационных систем, является Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", где определены такие основные понятия, как:
информация, представляющая сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;
информационные технологии как процессы методов поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способов осуществления таких процессов и методов;
информационные системы, представляющие совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающие ее обработку путем информационных технологий и технических средств;
информационно-телекоммуникационная сеть, определенная как технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники.
По сфере применения бухгалтерские информационные системы можно классифицировать в отраслевом разрезе, т.е. для использования в различных отраслях: торговле, туризме, общественном питании и ресторанном и гостиничном бизнесе, страховой и аудиторской деятельности, жилищно-коммунальном хозяйстве, банковской деятельности, медицине, образовании и в других видах деятельности.
По степени автоматизации различают ручные, автоматические и автоматизированные системы. В ручных системах режим выполнения функции проводится оператором. В автоматических системах процесс реализации функции осуществляется без участия человека, в автоматизированных системах процесс решения поставленных задач осуществляется при совместном участии человека и средств автоматизации.
Используемые классификации учетной информации, такие, как планы счетов, группировки счетов, статьи в балансовых отчетах, группировки, связанные с финансовыми результатами, и другие, как правило, представлены в виде графических и табличных форм и являются структурообразующими элементами. На их основе строятся модели бухгалтерского учета, которые в совокупности с моделями интерпретации составляют систему бухгалтерского учета.
В состав моделей бухгалтерского учета входят модели: первичной учетной информации; системы счетов; отчетности; соответствия между моделью первичной учетной информации, моделью системы счетов и моделью отчетности.
Состав моделей интерпретации состоит из номенклатуры реквизитов первичной учетной информации, планов и классификационных схем счетов, номенклатуры отчетных показателей. Любые возможные изменения в модели интерпретации, например, изменения в плане счетов, увеличение или уменьшение количества реквизитов не требуют пересмотра всей системы учета.
По режиму обработки существуют информационные системы, работающие в пакетном и в интерактивном режимах. Пакетная технология используется в основном в экономических информационных системах централизованного типа, где технологический процесс обработки информации представляет последовательные этапы ввода, контроля, сортировки, слияния, группировки, копирования, архивирования, обработки и выдачи информации. Недостатками такой технологии являются нерациональное использование ресурсов и отсутствие взаимодействия с пользователем.
При интерактивном режиме обработки обеспечивается способ общения пользователя с ЭВМ. Диалоговый режим выполнения функции автоматизированной системы - это такой режим, при котором оператор управляет решением задачи, изменяя ее условия и порядок функционирования АС на основе оценки информации, представляемой ему техническими средствами. Достоинством технологии работы в интерактивном режиме является возможность параллельного решения нескольких задач.
По виду применяемых программных продуктов информационные системы можно классифицировать на мини-бухгалтерии, комплексные информационные системы бухгалтерского учета, интегрированные системы бухгалтерского учета, инструментальные системы, корпоративные системы, комплексы функциональных бухгалтерских автоматизированных рабочих мест (АРМ).
Мини-бухгалтерии ориентированы в основном на предприятия малого бизнеса и предназначены для бухгалтерий с небольшим объемом учетной работы. Информационные системы вида мини-бухгалтерии позволяют вести синтетический и несложный аналитический учет, формировать единый журнал хозяйственных операций, Главную книгу, Баланс и необходимые отчетные формы.
К группе "Мини-бухгалтерия" относятся программы бухгалтерского учета и подготовки отчетных документов, предназначенные для предприятий малого бизнеса, с бухгалтерией малой численности, без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным участкам учета, ведущим относительно несложный учет. Сюда относится большое количество популярных программ, достаточно универсальных и логически законченных, под общим названием "Проводка - Главная книга - Баланс", выполняющих в основном функции синтетического и аналитического учета. К типовым программным продуктам этого класса, имеющим наибольшую популярность и распространение, можно отнести следующие базовые варианты пакетов: "1C: Бухгалтерия", "Инфо-бухгалтер", "Интегратор-Соло", "Инфин", SAP ERP.
Программы мини-бухгалтерии пользуются наибольшим спросом на современном рынке бухгалтерских программ, удовлетворяют потребности большинства коммерческих фирм; они сравнительно недорогие и легко адаптируются к условиям пользователя.
Пакеты этого класса ориентированы на пользователя-непрофессионала и легко осваиваются бухгалтером. Основой всех пакетов является правильное отражение финансово-хозяйственной операции в виде бухгалтерских проводок в едином журнале хозяйственного учета без выделения отдельных участков учета. Бухгалтер освобождается от ручной работы по ведению учетных регистров, журналов-ордеров, ведомостей затрат по статьям калькуляции, составлению отчетности. На основании проводок, занесенных в единый журнал хозяйственных операций, обеспечивается получение оборотно-сальдовой ведомости, шахматной ведомости, Главной книги, баланса, карточек синтетического счета, отчетных форм. Все выходные формы могут выводиться на экран, жесткий диск и печать.
Несмотря на большое разнообразие программ для малого бизнеса, можно выделить их некоторые общие черты. Такие программы в основном предназначены для ведения синтетического учета, но в них предусматриваются и возможности выполнения несложного аналитического учета при небольшом объеме информации. В программах предлагаются различные подходы к организации аналитического учета. Наибольшее распространение получило кодирование субсчетов и счетов аналитического учета. У программ похожее построение меню, оперирование одними и теми же клавишами, наличие плана счетов, типовых проводок, помощи в виде подсказок, календаря, калькулятора; использование типовых форм бухгалтерской документации, возможности работы с различной валютой, формирование справочников, создание архивной копии, возможность получения расчетов за любой период, настройка машины на заданный период и др.
Программы могут обеспечивать печать некоторых форм первичного учета: платежных поручений, накладных, приходных и расходных кассовых ордеров. Бухгалтер может самостоятельно корректировать и настраивать план счетов; изменять, исключать и вводить новые типовые операции, создавать новые схемы корреспонденции счетов. Приведенные характеристики в полной мере относятся практически ко всем бухгалтерским программам.
Пакет "Мини-бухгалтерия" предусматривает ведение бухгалтерского учета на одном ПК путем организации локального автоматизированного рабочего места бухгалтера. Не исключена возможность организации на малом предприятии и небольшой локальной вычислительной сети, состоящей из 3-4 персональных компьютеров, установленных у руководителя, менеджера и бухгалтера.
Интегрированные автоматизированные системы представляют совокупность двух или более взаимоувязанных АС, в которых функционирование одной из них зависит от результатов функционирования другой, в этой связи эту совокупность можно рассматривать как единую АС. Интегрированные системы бухгалтерского учета обеспечивают ведение всех основных учетных разделов. Информация из разделов обрабатывается, объединяется, и на ее основе формируются необходимые отчетные формы.
Интегрированные системы ориентированы в основном на средние и малые предприятия. Как правило, система работает локально на одном компьютере или в сетевом варианте на нескольких ПК. Система предназначена для бухгалтерий численностью от 2 до 5 человек. При локальном использовании системы на компьютере находится целиком вся система, в сетевом варианте - на нескольких АРМ по участкам учета. Сетевые версии интегрированных бухгалтерских систем могут быть рассчитаны на интеграцию с различными функциями управления. Например, программа "1C: Предприятие" (версии 7.5, 7.7, 8) кроме бухгалтерского финансового учета предназначена для производственного учета, выполнения операций по сбыту и снабжению, финансовому планированию и анализу, а также автоматизации документооборота.