Интегрированные бухгалтерские системы относятся к программам, объединяющим и поддерживающим ведение всех основных учетных функций и разделов. Реализуются обычно в рамках одной программы, состоящей из отдельных модулей. Каждый модуль предназначен для обработки отдельных участков учета, где ведется аналитический учет. Основой пакета, как и в "Мини-бухгалтерии", является Головной модуль "Проводка - Главная книга - Баланс", а также модули для выполнения отдельных участков учета. Состав модулей, обеспечивающих автоматизированную обработку бухгалтерских задач, неодинаков в разных программах. В основном это модули, осуществляющие ведение аналитического учета по финансово-расчетным операциям, учету материалов, основных средств и нематериальных активов и товаров.
Последовательность обработки учетных задач в интегрированных системах заключается в следующем. Сначала обрабатываются отдельные бухгалтерские задачи по участкам учета, в результате чего происходит составление аналитических сводок.
После окончания обработки участка учета бухгалтерские проводки поступают в головной модуль и записываются в единый журнал хозяйственных операций, на базе которого получаются оборотно-сальдовые ведомости, Главная книга, карточки счета, баланс, отчетные формы. Осуществляется интеграция обработки всех бухгалтерских задач.
Лучшими пакетами этого класса признаны программы корпорации "ПАРУС", фирмы "1C" ("1C: Предприятие"), а также программы "ИНФИН", "Суперменеджер", "Инфо-бухгалтер", сетевая программа "Интегратор" фирмы "ИНФОСОФТ", "Турбо Бухгалтер", "БЭСТ".
Комплексные информационные системы бухгалтерского учета состоят из различных подсистем, соответствующих определенным разделам бухгалтерского учета для конкретного круга потребителей. Эти системы ориентированы в основном на крупные и средние предприятия.
Бухгалтерский комплекс рассчитан на предприятия, где организация бухгалтерского учета осуществляется посредством комплекса взаимосвязанных рабочих мест. Характерными чертами пакетов являются: наличие комплекса локальных, но взаимосвязанных пакетов по отдельным участкам бухгалтерского учета; интерфейс обмена информацией между АРМ сводного учета (АРМ главного бухгалтера) и АРМ отдельных участков учета для получения баланса и отчетности; развернутый аналитический учет по всем участкам учета, расширенный состав традиционного комплекса бухгалтерских задач.
Состав пакетов может быть расширен за счет модулей, обеспечивающих учет финансовых результатов, учет капитальных вложений, финансовый анализ и может иметь отличие в комплексах, разработанных разными фирмами. Его содержание может пополняться за счет включения дополнительных модулей. Применение комплексов позволяет создать на средних и крупных предприятиях интегрированную бухгалтерию, где осуществляется комплексная автоматизация бухгалтерского учета. При этом необходимо соблюдать главный принцип: пакеты должны быть информационно взаимосвязаны, что возможно только при приобретении всего комплекса программ у одной фирмы-изготовителя, хорошо зарекомендовавшей себя на рынке программных продуктов. К ним относятся пакеты фирм: "Интеллект-Сервис" (программы "БЭСТ"), "Микро-Плюс" ("Лука"), "Пролог", "Омега" ("Бухкомплекс"), фирма "ЭЙС" ("Гепард"), "Звезда", "ИНФИН" ("Бухгалтерия-Супер"), "Турбо Бухгалтер".
Инструментальные системы обладают всеми признаками интегрированных систем и в то же время являются программными продуктами, способными самостоятельно гибко настраиваться на специфику выполняемых расчетов по конкретному предприятию и организации.
Корпоративные системы предназначены для автоматизации функций управления организацией. Иногда такие системы называют "Корпоративными системами управления финансами и бизнесом". Система состоит из сложных компонентов, включающих в себя функционально полную подсистему бухгалтерского учета, а также подсистемы управления, планирования, элементы анализа и принятия решений, делопроизводства и т.д. Бухгалтерская составляющая в этих системах не является главенствующей, так как подобные системы в основном ориентированы на процесс управления. В такой системе большое значение имеет информационная взаимосвязь всех составных подсистем. Этот новый класс систем только зарождается в России.
Корпоративные системы ориентированы, прежде всего, на управленцев-менеджеров и предусматривают организацию сложной многоуровневой локальной вычислительной сети организации и установку автоматизированных рабочих мест в различных подразделениях со сложным сетевым обменом информации. Системы отличаются большой сложностью, высокой стоимостью и требуют индивидуальной настройки под каждого клиента. Реализация корпоративных систем осуществляется, как правило, консалтинговыми организациями, выполняющими работу "под ключ". Системы индивидуально дорабатываются и внедряются на базе типового ядра для каждого заказчика. Сложность построения корпоративных систем заключается в наличии различных модулей программ.
Типичным примером может служить корпоративная система "Галактика", где выделены функциональные контуры административного управления, оперативного управления, управления производством и бухгалтерский учет, для автоматизированной обработки которых предусматривается около 40 программных модулей (АРМ). Систему можно комплектовать из различных модулей.
Корпоративные системы предназначены для использования на крупных предприятиях, в торговых центрах и универмагах, но могут в усеченном составе модулей применяться и на средних предприятиях. В качестве примера можно привести некоторые отечественные организации, разрабатывающие корпоративные системы для крупных предприятий: корпорация "Галактика", фирмы "ИНФОСОФТ", "Никос-софт", "Омега", "Цефей", "Звезда". Переходят на составление корпоративных систем для средних предприятий и корпорация "ПАРУС", фирма "1C" и др. Несомненным достоинством этих организаций-разработчиков является комплексный подход к созданию автоматизированных информационных систем. Они обеспечивают обследование информационной системы, выбор и поставку технических средств, установку программы "под ключ", сопровождение системы, обучение персонала. Из зарубежных разработок получили известность корпоративные системы "R/3", "Platinum", "R-Style", "Concorde XAL"? SAP ERP и др.
Комплексы функциональных бухгалтерских автоматизированных рабочих мест (АРМ) взаимосвязаны между собой, полно и глубоко отражают специфику соответствующих разделов учета на автоматизированных рабочих местах бухгалтеров и рассчитаны на бухгалтерии средних и крупных предприятий, где функции между бухгалтерами разделены, а персонал имеет различную бухгалтерскую и компьютерную квалификацию;
Локальные подсистемы (модули) обеспечивают ведение развернутого аналитического учета на основе ввода первичных документов и формирования проводок. Они работают как самостоятельные подсистемы или реализуют часть функций автоматизированной системы, но в то же время вся информация может сводиться и объединяться в единое целое для формирования необходимых итоговых показателей в центральном модуле системы.
Бухгалтерские информационные системы предназначены для обработки первичной информации и решения учетных задач по требуемым расчетам, проверки и распечатки первичных документов, подготовки и заполнения необходимых отчетных документов, переноса данных из одной формы в другую, накапливание итогов и т.д. При этом весь комплекс работ системы сохраняет четкую методологию и технологию ведения бухгалтерского учета и обеспечивает в целом выполнение задач по следующим разделам:
- учет основных средств и нематериальных активов;
- учет труда и заработной платы;
- учет производственных запасов;
- учет финансово-расчетных операций;
- учет готовой продукции и незавершенного производства;
- учет затрат на производство;
- сводный учет и составление отчетности.
Работа каждого модуля в системе характеризуется тем, что помимо выполнения своей основной функции в нем решаются еще и отдельные задачи, в которых используются единые исходные данные и формируются логически взаимосвязанные выходные документы. При формировании системы определяются: цели и требования к системе, выделяются функциональные подсистемы, их структуры и решаемые в них задачи, выявляются и анализируются связи между подсистемами.
Программы автоматизации бухгалтерского учета по своему функциональному наполнению способны решать задачи по обработке учетной информации по счетам, проводить анализ хозяйственной деятельности, вести налоговый учет и многие другие задачи. Решение задач бухгалтерского учета обеспечивают программы, в которые должны быть заложены общие принципы организации учета. В программу могут быть заложены различные принципы работы, например, "от документа" или "от проводки".
Организация автоматизированного бухгалтерского учета в программах по принципу "от документа" заключается в том, что в базу вводится вся информация из первичных документов и создаются электронные формы стандартных первичных документов со всеми реквизитами. При вводе информации идет постоянное обращение к первичным документам. Получается, что вся информация в системе привязана к первичным документам и формируемые отчеты и итоговые данные рассчитываются на их основе. При вводе хозяйственной операции в соответствии с этим принципом программа всегда обращается к документам и по ним формирует бухгалтерские проводки. Все первичные документы хранятся в памяти машины, и информация, исходящая от первичных документов, считается достоверной и правильной.
Если в программе заложен принцип ведения бухгалтерского учета "от проводки", то сначала в базе данных регистрируется типовая или "открытая", ни с чем не связанная проводка. Когда вводится хозяйственная операция, тогда в журнал вводятся все недостающие по проводке данные. Учет может вестись как на уровне отдельных проводок, так и на уровне типовых операций. Такой подход обеспечивает дополнительную гибкость ведения учета, но не обладает наглядностью, как при работе "от документа". Заметим, что современные технологии позволяют создавать программные продукты, предоставляющие возможность перехода от одного принципа ведения учета к другому.
При выборе программ следует ориентироваться на профессиональные фирмы, имеющие хорошую репутацию и большой опыт проектирования автоматизированных систем бухгалтерского учета.
О качестве программы можно сделать вывод по сроку эксплуатации и количеству внедрений на предприятиях и в организациях, так как только при этих условиях выявляются и реализуются наиболее распространенные особенности отдельных методик учета. Пакет должен иметь лицензию, сертификат качества. При ознакомлении необходимо узнать, на какое предприятие он ориентирован: малое, среднее или крупное; определить отраслевую принадлежность пакета.
Программа должна иметь достаточный уровень аналитического учета, т.е. возможность более углубленного, детального учета на отдельных участках производства и организации в целом, обеспечивать автоматизацию формирования проводок и выполнения расчетов, составление сводок, отчетов, а также формирование первичных документов, что намного повышает эффективность ведения первичного учета и облегчает труд бухгалтера. Необходимо также учесть технологию обработки информации и наличие различных сервисных функций. Кроме того, система должна обеспечить комплексную автоматизацию бухгалтерского учета и осуществлять стыковку с уже действующими программами.
Приобретение программного продукта не может вестись в отрыве от других компонентов, обеспечивающих создание автоматизированной информационной системы. Одновременно должны решаться вопросы выбора, приобретения и установки технических средств обработки информации, обучения персонала. При решении комплекса сложных проблем желательно привлекать работников специальных фирм, выполняющих весь цикл работ по внедрению компьютерной техники.
При выборе программного обеспечения по бухгалтерскому учету следует ориентироваться на следующие принципы.
1. Учет специфики конкретной организации. Все программы четко делятся на программы для автоматизации малой бухгалтерии, где работают 1-3 человека, и крупной - 4 и более человек. Программы для автоматизации малой бухгалтерии сравнительно просты во внедрении, однако они, как правило, не содержат многих автоматических функций, позволяющих вести бухгалтерию с учетом всех ее особенностей. К таким программам относятся, например, "Инфо-бухгалтер", "1C", программа "Skat" производства СКВ "Контур", "ВС: Предприятие", и др.
Программы для автоматизации крупной бухгалтерии позволяют автоматически вести все возможные бухгалтерские операции. Такие программные средства представляют собой не одну отдельную программу, а набор совместимых модулей, каждый из которых соответствует тому или иному разделу бухгалтерского учета. Примерами таких программ являются "БЭСТ", "ПАРУС", "RS-balance", программы СКВ "Контур", система "Галактика" и др.
2. Наличие операционной системы, в которой будет работать программа. Однозначно можно сказать, что следует выбирать Windows, поскольку это современная операционная система, в которой работают многие программы. Однако надо учесть, что для работы под Windows необходимы достаточно мощные компьютеры с определенной конфигурацией.
3. Будет ли программа сетевой или нет. В автоматизированной бухгалтерии компьютеры обязательно должны быть объединены в сеть, чтобы проводки, вводимые всеми бухгалтерами, попадали в один общий журнал. Программа должна быть также сетевой, т.е. иметь возможность работать одновременно на нескольких компьютерах.
4. Будет ли осуществляться внедрение, обучение, поддержка, сопровождение и обновление программы и консультации по вопросам ее работы.
На российском рынке представлено большое количество программных продуктов по автоматизации бухгалтерского учета, которые могут решать как отдельные бухгалтерские задачи, так и полностью вести финансовый, налоговый и управленческий учет в организации.