Одной из первых таких разработок была программа "Финансы без проблем" (фирма "Хакере дизайн"). Позже появились пакеты программ "Турбо Бухгалтер" (фирма "ДИЦ"), "1C: Бухгалтерия" (фирма "1C") и программы для предприятий среднего бизнеса и бюджетных организаций (ЦИТ "ПАРУС"), крупных предприятий (фирма "ИНФОСОФТ") и др.
К наиболее известным и популярным автоматизированным бухгалтерским системам относятся: "1C: Бухгалтерия", "Турбо Бухгалтер", "Интеллект-сервис" (серия "БЭСТ"),"ИНФИН" (серия программных продуктов от "Мини" до "Макси"), "ФОЛИО" и др..
Рассмотрим наиболее используемый из них:
программа "1C: Бухгалтерия". На сегодняшний день это самый известный и продаваемый продукт в России. Основные возможности системы легко укладываются в схему "Проводка - Главная книга - Баланс". В базовый комплект поставки входит некоторый набор заполняемых форм первичных документов, которые при необходимости можно перенастроить, изменить форму и алгоритм заполнения. Для этого надо воспользоваться внутренним макроязыком, освоение которого требует некоторой квалификации. В целом программу "1C: Бухгалтерия" можно отнести к подклассу инструментальных систем для квалифицированного бухгалтера малого предприятия, поскольку она требует некоторой настройки для дальнейшего индивидуального пользования.
"1C: Бухгалтерия" - это универсальная бухгалтерская программа, которая не требует предварительного освоения. Средства работы с документами позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документа по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту. Имеется ручной и автоматический ввод бухгалтерских операций. Гибкие возможности учета обеспечивают ввод, хранение и печать любых первичных документов, позволяют составлять разнообразные отчеты, работать с распределенными информационными базами, выполнять конфигурирование и связь с другими программами. Программа имеет сервисные возможности, удобный пользовательский интерфейс, развитые средства администрирования, многопользовательский режим (в сетевых версиях).
В программе "1C: Бухгалтерия" представлены:
- использование нескольких планов счетов одновременно;
- многоуровневые планы счетов;
- многомерный аналитический учет;
- многоуровневый аналитический учет;
- количественный учет;
- многовалютный учет по неограниченному числу валют;
- ведение на одном компьютере учета для нескольких организаций;
- сложные проводки.
Программа "1C: Бухгалтерия" позволяет автоматизировать подготовку любых первичных документов, в частности, платежных поручений и других банковских документов, счетов на оплату, накладных, счетов-фактур, приходных и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов, доверенностей и других документов. Исходной информацией в программе является операция, которая отражает реальную хозяйственную операцию. Операция содержит одну или несколько бухгалтерских проводок для отражения совершенной хозяйственной операции в бухгалтерском учете. Операции могут быть введены вручную или сформированы введенными документами автоматически. Кроме того в данной программе могут использоваться типовые операции, дающие возможность пользователю автоматизировать ввод часто повторяющихся операций.
Программа "1C: Бухгалтерия" включает набор стандартных отчетов, позволяющих бухгалтеру получить информацию за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации. Все создаваемые отчеты могут быть выведены на печать. Составляются следующие регистры синтетического учета: оборотно-сальдовая ведомость, шахматная ведомость, главная книга, журнал-ордер и ведомость по счету, анализ счета за период и по датам, карточка счета.
Использование средств управления распределенными информационными базами не ограничивает действия пользователей системы. Все изменения данных система отслеживает автоматически и передает их в соответствии с описанными правилами синхронизации.
Типовая конфигурация "1C: Бухгалтерия" реализует наиболее общие схемы учета и может использоваться в большинстве организаций. Для отражения специфики учета конкретной организации типовую конфигурацию можно изменить в соответствии с требованиями учета. Программа имеет режим запуска Конфигуратор, который обеспечивает:
настройку системы на различные виды учета;
реализацию любой методологии учета, организацию любых справочников и документов произвольной структуры;
настройку внешнего вида форм ввода информации, настройку поведения и алгоритмов работы системы в различных ситуациях с помощью встроенного объектно-ориентированного языка;
широкие оформительские возможности создания печатных форм документов и отчетов, быстрое изменение конфигурации с помощью конструкторов.[2]
Таким образом, на российском ранке есть несколько разработчиков программного обеспечения, подход к автоматизации которых, полон инновационных предложений для развития бизнеса.
Глава 2. Задачи бухгалтера в условиях автоматизации учетных операций
2.1 Роль и задачи бухгалтера в условиях автоматизации
Автоматизация управления деятельностью предприятия невозможна без автоматизации бухгалтерского учета. Более того, именно с последней целесообразно начинать автоматизацию управления. Это вызвано следующими факторами:
- задачи бухгалтерского учета хорошо структурированы, имеют известный и несложный алгоритм решения с преобладанием арифметических операций;
- бухгалтерский учет собирает и регистрирует информацию обо всех хозяйственных операциях, которая необходима и остальным управленческим структурам предприятия;
- автоматизация бухгалтерского учета стала неотложной задачей, так как внешние пользователи бухгалтерской информации, которым бухгалтерия должна представлять свои отчеты (Пенсионный фонд, налоговые органы), требуют их в электронной форме, на машиночитаемых носителях.
Принятый Государственной Думой закон об электронной подписи только усиливает эту тенденцию.
Результаты опросов, опубликованные в печати, показывают, что бухгалтеры, применяющие информационные технологии в своей практике, имеют больше шансов на успех и лучшие перспективы на будущее. Выявлена прямая связь между грамотностью в сфере ИТ и профессиональным успехом этой категории специалистов. От каждого третьего бухгалтера, принимаемого на работу в Москве, требуется владение компьютерными программами.
Конечно, каждый бухгалтер понимает необходимость автоматизации бухгалтерского учета, но далеко не каждый знает, что нужно для этого делать, и ждет “доброго дядю”, который решит за него все проблемы. Незнание основ проектирования и внедрения автоматизированных систем, непонимание своей роли в этом процессе порождают пассивность бухгалтера, разногласия с руководителем и другими управленческими работниками. В то время как на предприятии осуществляется проект автоматизации учета, бухгалтер иногда лишь отстраненно наблюдает за этим процессом, тогда как он должен если уж не руководить им, то активно участвовать и оказывать влияние.
Принцип первого руководителя предполагает при автоматизации закрепление ответственности за создание системы за заказчиком -- руководителем предприятия, который отвечает за ввод в действие и функции системы. При автоматизации работы бухгалтерии этот принцип следует уточнить: основная доля ответственности должна возлагаться на главного бухгалтера. Как показывает практика, без заинтересованности, ответственности, компетентности в этом вопросе главного бухгалтера создание достаточно эффективно функционирующей автоматизированной системы бухгалтерского учета невозможно. Напротив, при заинтересованности и желании бухгалтера такое внедрение происходит быстро и безболезненно. На руководителя предприятия при этом ложится ответственность за создание условий для внедрения всего комплекса и обеспечение взаимодействия автоматизированной системы бухгалтерского учета с другими управленческими структурами, включение ее в общую автоматизированную систему управления предприятием.
На что должен обратить внимание бухгалтер при проектировании и внедрении автоматизированной системы бухгалтерского учета? Перед началом проектирования должны быть решены некоторые общие вопросы.
При внедрении автоматизированной системы можно ориентироваться на существующую структуру бухгалтерии, при этом происходит лишь модернизация методов работы бухгалтеров, так что затраты и степень риска минимальны. Второй вариант -- пересмотр организационной и функциональной структуры подразделения, перераспределение обязанностей, разработка новых информационных взаимосвязей. Эффективность работы подразделения при этом может существенно возрасти. Хотя это более длительный и рискованный процесс, требующий всестороннего анализа и тщательной проработки.
Выбор направления автоматизации бухгалтерской службы предприятия включает в себя предварительный выбор программных средств. Первое направление -- использование офисных программ, например, из пакета Microsoft Office, что применимо на небольших предприятиях. Эти программы доступны и недороги, но требуют значительной подготовительной работы -- ввода форм документов, разработки системы таблиц и баз данных и т. д.
Наиболее популярно второе направление автоматизации бухгалтерского учета -- с помощью специализированной прикладной бухгалтерской программы. Их выбор сейчас очень широк, практически в каждом более или менее информационно развитом регионе работают фирмы, предлагающие ту или другую систему для бухучета. Предприятию такой вариант может быть удобен, если кроме самой программы предлагаются и другие услуги: ее настройка, внедрение, сопровождение, обучение персонала. И хотя бухгалтерских систем существует множество, вопрос определений предпочтений сводится к выбору не столько программы, сколько надежной фирмы, с которой придется работать весь период использования программы. Возможно совместное использование бухгалтерских и офисных программ, многие из них совместимы.
Третье направление автоматизации бухгалтерского учета -- разработка программного продукта на заказ с помощью сторонней фирмы или собственного подразделения, ИТ-службы. Это требует, как правило, длительного времени и больших затрат и оправданно только для крупных предприятий, при условии, что имеющиеся на рынке программы не отвечают запросам и требованиям заказчика. Если разрабатывается автоматизированная система управления, главный бухгалтер должен следить, чтобы были учтены и потребности бухгалтерии.
В первом случае бухгалтер, как правило, должен в совершенстве знать и уметь использовать офисные программы (небольшие предприятия не могут держать для этого отдельного работника). При последнем варианте бухгалтеру гарантировано пристальное внимание со стороны команды разработчиков. При использовании тиражной бухгалтерской программы помощь бухгалтеру при ее внедрении, как правило, минимальна, и часто возникает ситуация, когда он не знает, что делать с приобретенной программой. Стадии и этапы создания автоматизированной системы изложены в ГОСТ 34601-90 “Автоматизированные системы. Стадии создания”. Основные этапы здесь следующие:
предпроектное обследование и написание тактико-технического задания;
проектирование;
ввод в действие;
сопровождение автоматизированной системы.
На стадии предпроектного обследования должна быть осуществлена постановка задачи, которая заключается в формировании исходных посылок, требуемых результатов решения задачи и описании ее математического содержания. Так как комплексная автоматизация бухгалтерского учета является сложной задачей и состоит из множества подзадач, должен быть рассмотрен комплекс информационно связанных друг с другом компонентов. Нужно обратить внимание на периодичность и время решения задач, организацию сбора первичных данных и передачи их в обработку. Постановка задачи должна сопровождаться описанием документов, массивов данных, используемых в задаче и получаемых в результате решения. Информация, используемая при решении задач, разделяется на постоянную, которая должна храниться в системе и использоваться многократно, и переменную.
В постановке задачи обязательно должен принимать активное участие главный бухгалтер, привлекая при этом практически всех работников своего отдела. Постановка задачи очень облегчается, если на предприятии имеются такие документы, как учетная политика и рабочий план счетов, должностные инструкции на каждого работника, график документооборота, утверждены порядок и сроки выполнения учетных работ. Без таких документов постановку задачи нужно начинать с изучения организационной и функциональной структуры бухгалтерии, распределения обязанностей, формализации системы ведения документооборота, изучения информационных связей и маршрутов движения информации. Перед автоматизацией учета необходимо привести его в порядок, совершенствовать. Нужно проанализировать все формы первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, оценить их соответствие формам, утвержденным ОКУД, и возможность замены неунифицированных форм унифицированными, проанализировать реквизиты и показатели документов. Бухгалтеру нужно учитывать, что ввод информации в ЭВМ должен осуществляться один раз. Все сводные, промежуточные, результатные данные должны быть получены автоматически на основе введенных первичных данных. Информация заносится в единую базу данных. Массивы постоянной, справочной информации должны быть упорядочены, классифицированы.