Дипломная работа: Автоматизация делопроизводства и документооборота на примере компании ООО "Восток-Дон"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
78
Для расчета трудовых затрат будем использовать значение абсолютного
снижения трудовых затрат по формуле:
Т = Т0 - Т1 (3.1),
где Т0 - трудовые затраты на обработку информации в системе
делопроизводства компании ООО «Восток-Дон» по базовому варианту;
Т1 - трудовые затраты на обработку информации в рамках реализованного
проекта автоматизации делопроизводства компании ООО «Восток-Дон».
Для вычисления коэффициента относительного снижения трудовых затрат
будем использовать формулу:
КТ =Т / T0 * 100% (3.2).
Соотношение трудовых затрат до внедрения системы автоматизации
делопроизводством и после позволит рассчитать индекс снижения или
повышения производительности труда:
YT = T0 / T1 (3.3).
Вычисление индексов стоимости затрат рассчитаем как абсолютный
индекс снижения стоимостных затрат:
С = С0 - С1 (3.4.),
где С0 - стоимостные затраты на обработку информации в системе
делопроизводства компании ООО «Восток-Дон» по базовому варианту;
С1 - стоимостные затраты на обработку информации в рамках
реализованного проекта автоматизации делопроизводства компании ООО
«Восток-Дон».
Отношение вычисленных индексов так же позволит рассчитать
коэффициент относительного снижения трудовых затрат в компании:
Кс =С / С0 * 100% (3.5).
Для вычисления индекса снижения трудовых затрат или повышение
производительности труда в компании воспользуемся формулой:
YС = С0 / С1 (3.6).
Для расчета срока окупаемости воспользуемся формулой:
Ток = КП /C (3.7)
Произведя все расчеты, найдем эффективность от внедрения системы
автоматизации делопроизводства в компании ООО «Восток-Дон» по формуле:
79
IC
i
R
NPV
к
к
)1(
(3.8),
где Rk- ожидаемые денежные поступления в течение года, IC –затраты на
проект, i – ставка дисконтирования, к – период времени на который ведется
расчет проекта.
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности
внедренной системы автоматизации делопроизводства и
документооборота ООО Восток Дон
Воспользуемся формулами 3.1-3.7, описанными в предыдущем пункте и
рассчитаем эффективность внедрения системы автоматизации делопроизводства
в компании ООО «Восток-Дон».
Таблица № 3.1
Сводная таблица показателей эффективности
Показатели
Существует
Планируется
достигнуть
Количество заявок оформленных
ошибочно за мес. (назначена не тому
или потеряна в процессе согласования)
7 заявок
0
Время на регистрацию одной заявки
ручным способом
2 минуты
1 минута
Время на согласование одной заявки
От 15 до 45мин
10-15 минут
Количество обрабатываемых заявок с
почтового ящика горячей линии в день
600 сообщений
100 сообщений
Подставим показатели из таблицы 3.1 в расчетные формулы и вычислим
результаты:
Т0 = 22дня*11мес*((600зявок*2мин)/ 5чел) = 14520
Т1 = 22дня*11мес*((100зявок*1мин)/ 5чел)=4840
Абсолютное снижение затрат получим:
Т = Т0 - Т1 = 14520- 4840= 9680минут
На основе полученных данных, вычислим общий индекс снижения
трудовых затрат:
УТ =Т0 / T1 = 14520/4840= 3
80
Значение индекса снижения трудовых затрат показывает, что при
внедрении системы автоматизации делопроизводства в компании ООО «Восток-
Дон», показатель трудовых затрат улучшен.
На основе этих же данных построим диаграмму (рис.3.1) трудоемкости
одного клиента при варианте без автоматизации и с использованием системы
автоматизации в компании ООО «Восток-Дон».
Рисунок 3.1 Общая диаграмма трудоемкости.
В отделе управления делопроизводством работает пять сотрудников,
однако за счет увеличения показателя снижения затрат при автоматизации
данного отдела, можно произвести сокращение сотрудников до трех человек.
Заработная работа сотрудников отдела делопроизводства составляет 25 000
рублей в месяц. На основе этих данных вычислим стоимостные показатели
затрат на обработку информации в системе автоматизации делопроизводства в
компанииООО «Восток-Дон».
C0 = 12*6*25000рублей = 1500000рублей в год
C1 = 12*3*20000рублей = 900000 рублей в год
Абсолютное снижение стоимостных затрат в ком случае составит:
С = С0 - С1= 1500000 рублей-900000 рублей = 600 000 рублей за год
На рис.3.2. представлена диаграмма на которой представлены общие
стоимостные расходы на оплату труда сотрудников отдела делопроизводства в
компании за год.
Индекс снижения стоимости в итоге получим со следующим значением:
YС = С0 / С1 = 1500000/900000 = 1,7
Далее рассчитаем общие затраты на проект. 25 000 * 12 + 2 000 + 6 000 +
20 000 + 35 000 + 18 000 + 3 300 * 6 + 12 * 15 000 + 5 000 + 7 000 = 592 800
рублей
0
5000
10000
15000
20000
как есть как надо
81
Ток = КП /C = 592 800 рублей/600 000рублей = 0,9 года
Данный показатель говорит о том, что минимум через 0, 9 года проект
автоматизации окупится.
Рисунок 3.2 Общая диаграмма стоимостных затрат
За 2016 год средняя чистая прибыль компании составляет
ориентировочно 10 000 000 рублей.
СледовательноR
k
- ожидаемые денежные поступления в течение года –
10 000 000 рублей;
IC –затраты на проект – т.е. все расходы ( 25 000 * 12 + 2 000 + 6 000 + 20
000 + 35 000 + 18 000 + 3 300 * 6 + 12 * 15 000 + 5 000 + 7 000 = 592 800 рублей)
Все затраты на реализацию данного проекта ;
i – ставка дисконтирования – 11 процентов (деньги в кредит);
к – период времени на который ведется расчет проекта – 6 месяцев,
условно взят год.
;592800
)11,01()11,01()11,01()11,01()11,01()11,01(
10000000
123456
NPV
;592800
11,121,133,146,161,180,1
10000000
NPV
;580909NPV
Показатель NPV является абсолютным приростом, который оценивает, во
сколько приведенный доход перекрывает приведенные затраты.
Так как NPV> 0, то проект следует принять. Можно сделать вывод что
затраты на автоматизацию оправдают себя в течение года.
0
5000
10000
15000
20000
как есть как надо
82
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Компания ООО «Восток-Дон» относиться к универсальным посредникам
и производителям согласно классификационным признака оптовых продаж, так
она реализует все основные направления организационно-коммерческой
деятельности: транспортировка строительных материалов компаниями
партерами в Ростов-на-Дону; хранение на складах в условиях необходимых для
данного типа строительных материалов; покупка и производство без
предоплаты клиента; доставка клиенту в указанные сроки; консультирование
клиента; организация рекламы, реализуемых строительных материалов.
По состоянию на 2017 год, компании ООО Восток Дон мало
автоматизирована. Закупки происходят мелкими партиями по необходимости,
т.е. менеджер по закупкам узнает на прямую у кладовщика о наличии
материалов и комплектующих на складе, исходя из этих данных и
осуществляется закупка. Аналогичная ситуация и со сбытом продукции,
поскольку продажи осуществляются путем предварительного заказа, менеджеры
по продажам получив заявку от клиента рассчитывают стоимость заказа и
подписывают договор купли-продажи с клиентом. Затем менеджер по продажам
обязан передать свой заказ ответственному за закупки менеджеру, для
дальнейшего заказа комплектующих по средствам заполнения специальной
формы вручную. В качестве систем автоматизации снабженческо-сбытовой
деятельности в компании розничной торговли компании ООО «Восток Дон»
используется программный продукт PreftSailt и электронные таблицы созданные
в программном обеспечении MicrosoftExcel, которые в организации приняты
называть внутренними документами. В данные таблицы заносится контрольная
информация о должниках, остатках продукции на складе, информация о
передвижении товаров, информация о закупках и сбыте продукции, информация
о поставщиках, клиентах, скидах и т.д.
В компанию ООО «Восток-Дон» необходимо внедрить систему
«1С:Документооборот:8.2», использование которой с одной стороны
обеспечивает автоматизацию делопроизводства, с другой стороны - управление
взаимоотношениями с клиентами.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1695