Дипломная работа: Автоматизация делопроизводства и документооборота на примере компании ООО "Восток-Дон"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
68
Рисунок 2.5 Ведение истории интересов одного из клиентов компании
«Восток-Дон» в системе «1С:Документооборот:8.2»
Настройка программного модуля позволяет визуально отображать
сведения по одному клиенту, группе клиентов по классификационному признаку
(признак лояльности) или общую базу клиентов компании «Восток-Дон».
Через программный модуль «Обращение клиента» в личную карточку
клиента вносятся данные о возможных причинах обращения с целью
удовлетворения клиента по его обращению. В разделе «Описание» указывается,
какой тип обращения: претензии, проблемы или вопросы, например,
неудовлетворенность качеством, выполнение договора позже назначенного
времени, вопросы о получении товара ранее установленного срока и т.д.
Документ «Обращение клиента» имеет встроенную аналитику, которая
ведет учет по: области обращения, типу обращения, причине, состояние
выполнения, важность, ответственное лицо и дата решение проблемы.
На основе Календаря, представленного на рис. 2.6, производиться
управление рабочим временем по организации работы сотрудников компании
«Восток-Дон» с клиентами. Возможен просмотр запланированных встреч,
поставок, совещаний, планирование и контроль работы сотрудников кампании
«Восток-Дон» с клиентами в назначенное время.
Одна из главных функциональных возможностей системы
«1С:Документооборот:8.2», является управление бизнес-процессами. Как было,
описано выше, можно его разработать на основе шаблонов, встроенных в
программу, а так же создание собственного. Программный компонент
69
«Управление бизнес-процессом» позволяет не только его создание, но и
проведение контроля его выполнения, на основное которого создаются отчеты
53
.
В качестве готовых бизнес процессов можно использовать: продажу,
согласование, заключение договора.
Рисунок 2.6 Календарь планирования и контроля работы сотрудников
«Восток-Дон» с клиентами компании
После формирования бизнес-процесса, система автоматически формирует
«Задачу для исполнителя», где указывается номер заказа, контактное лицо, тема
интереса, исполнитель, категория важности, ожидаемые сроки, сумма заказа и
вероятность успешного окончания. В ходе выполнения, сотрудник имеет
возможность добавлять, редактировать и согласовывать данные в бизнес-
процессе
54
. В «1С:Документооборот:8.2», предусмотрена такая функция, как
«непонимание об окончании», что обеспечивает контроль выполнения
разработанного бизнес-процесса по данному клиенту.
Программный модуль «Воронка продаж» управляет всеми стадиями и
этапами разработки стратегии продаж в компании «Восток-Дон». В системе
фиксируются все отклонения от сроков выполнения заказов, как с клиентами,
так и с партнерами. Так же, обеспечивает создание автоматических приложений
53
ГабецА.П., Гончаров Д.И. 1С: Предприятие. Простые примеры разработки.- М: ООО «1С-Паблишинг»,
2015.
54
Николаева О.Е., Алексеева О.В. Стратегический управленческий учет. - М.: ЕдиториалУРСС, 2014.
70
и договоров в виде шаблонов компании (в виде word-документа). На рис. 2.7,
представлены сведения об управлении продажами за один рабочий день.
По данным из рисунка 2.7, можно сделать вывод о том, что в целом
поставленные цели в ходе управления продажами в течение одного рабочего дня
в компании «Восток-Дон» практически были достигнуты.
Рисунок 2.7 Воронка продаж компании «Восток-Дон» по количеству,
доходу и оценке дохода за один рабочий день
Для управления маркетингом компании в системе предусмотрен
программный модуль «Управление маркетингом», который позволяет
производить на основе данных о лояльности клиентов рассылки по электронной
почте с предложение строительных материалов или заключения новых
договоров
55
.
Процесс отбора клиентов и передачи им информации реализуется на
основе подсистемы оповещений, которая содержит: напоминания о
взаимодействии с клиентом или партнером; сведения о просроченных договорах
или о не выпоенных; другие поручения из бизнес-процесса (рис. 2. 8). Данный
модуль, позволяет так же проведение планирования и бюджетирование
компании на основе анализа ее эффективности
56
.
55
Николаева О.Е., Алексеева О.В. Стратегический управленческий учет. - М.: ЕдиториалУРСС, 2014.
56
ГабецА.П., Гончаров Д.И. 1С: Предприятие. Простые примеры разработки.- М: ООО «1С-Паблишинг»,
2015.
71
Однако, в настоящее время в компании «Восток-Дон» не функционирует
такой компонент, так sms-рассылка клиентам и является перспективным
развитием существующий клиентно-ориентированной системы.
Наличие встроенной справочной системы, позволяет сотрудникам
компании ООО «Восток-Дон» эффективно работать с CRM-системой и не
допускать ошибочных операций, в случае если решение проблемы работы с
системой по каким либо, техническим причинам на основе справочной системы
не возможно, сотрудники обращаются в сервисный цент через телефонное
соединении или электронную почту
57
.
Рисунок 2.8 Документ «Маркетинговая компания»
Программный модуль «Рабочий стол маркетолога», представленный на
рис. 2.9, на основы данных о текущем состоянии заказов или заключенных
договор, позволяет построить диаграмму Ганта на определенный временной
интервал деятельности компании «Восток-Дон», позволяющую проследить
динамику повышение их выполнения за счет проведения рекламных акций
различного типа.
В целом система «1С:Документооборот:8.2» обладает дружественным
интерфейсом, возможностью быстрого просмотра документов, созданием
документов на основе шаблонов, мощными аналитическими средствами,
возможностью интеграции с Интернет - картами, быстрой передачей документов
по договорам, контрактам, встроенными фильтрами и др., что избавляет
сотрудника от рутинной работы и обеспечивает повышение эффективности
работы компании ООО «Восток-Дон» с клиентами.
57
Николаева О.Е., Алексеева О.В. Стратегический управленческий учет. - М.: ЕдиториалУРСС, 2014.
72
Рисунок 2.9 Рабочий стол маркетолога
2.4 Особенности функционирования системы автоматизации
делопроизводства и документооборота компании ООО «Восток Дон»
С внедрением программы «1С:Документооборот:8.2» в компанию
«Восток-Дон» произведена автоматизация упорядоченной работы сотрудников
компании с текущей и итоговой документацией, что обеспечивает:
- потерю данных при коллективной работе, на основе распределенной
базы данных информационного потока компании;
- сокращение времени доступа к данным и составления отчета;
- повышение качества создаваемых документов на всех этапах
делопроизводства компании.
Программа прошла быструю и легкую настройку и позволяет решить
возникающие вопросы при взаимодействии сотрудников компании, как между
собой, так и с клиентами.
Программу «1С:Документооборот:8.2» в компании «Восток-Дон»
используют для:
- хранения информации на основе разработанной концепции организации
информационной безопасности;
- организации быстрого доступа к необходимой документации в базе
даны;
- регистрации входной информации и исходящих документов, как в
нутрии компании, так и между клиентом и сотрудником компании;
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1695