Дипломная работа: Автоматизация делопроизводства и документооборота на примере компании ООО "Восток-Дон"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
28
данный товар. Общая формула выглядит: Закупочная цена + наценка % =
Продажная стоимость.
Вся документация вбивается в ручную и независимо друг от друга, в
следствии этого работа менеджеров по продажам, менеджера по закупкам,
административного руководителя затруднена и не редко возникают ошибки или
возникает противоречивая информация. Обмен информации происходит путем
перемещения файлов по средствам электронной почты, что иногда осложняет
работу. Существует вероятность, что какой-то важный документ не дойдет до
адресата либо будет не своевременно передан надлежащему лицу.
В связи, с чем возникает необходимость разработки стратегии
автоматизации делопроизводства в компании ООО «Восток Дон».
Используемые технические средства, внедряемые при автоматизации
делопроизводства компании ООО «Восток Дон» должны соответствовать всем
функциям разрабатываемой системы. Внедрение информационных технологий
изменит ход деятельности компании, поскольку упростит рутинную работу и
позволит анализировать как ситуацию в компании ООО «Восток Дон» в целом,
так и в каждом офисе отдельно. Благодаря этому можно будет определить
слабые места в работе компании, делать прогнозы на будущее и планировать
развития фирмы не только на ближайшее время, но и на долгосрочные
перспективы. Внедрение систем автоматизации обеспечит компании
1
:
- планирование продаж, закупок, денежных платежей заблаговременно;
- оптимизировать запасы на складе с учетом ожидаемых товаров от
поставщика;
- контролировать соблюдения планов, доступности денежных средств,
- дисциплины поставок и платежей;
- анализировать эффективность работы менеджеров;
- автоматически формирование отчет руководителю.
Все указанные процессы ввод, формирования и выполнения заявок
представлены в схеме документооборота на рис. 1.3.
1
Ермакова И.А. Учет нормативных затрат по бизнес-процессу, видам деятельности и объектам
калькулирования // Современный техучет. - 2015.
29
Рисунок 1.3 Схема документооборота
Для реализации данной схемы необходимо приобретение следующего
технического обеспечения, представленного в таблице 1.2. Технические средства
системы должны соответствовать по устойчивости к внешним воздействиям -
ГОСТ 12999-84, по параметрам питания - ГОСТ 21128-83. Все оборудование
должно быть рассчитано на длительную работу при условии своевременного
проведения профилактических работ. Размещение комплекса технических
средств должно проводиться с учетом правил техники безопасности, условий
эксплуатации и других нормативов (СНиП 2.2.2.542-96).
30
Таблица № 1.1
Технические средства, используемые для автоматизации делопроизводства
Этап №
Программные и технические средства
A1
ПК пользователя, почтовый клиент
A2, А3,А4
Сервер приложений, база данных, ПО системы SD, почтовый сервер
A5
ПК инженера или администратора
A6
ПК администратора, ПО системы SD
Процесс автоматизации, несомненно важен для успешного
функционирования бизнеса в современных условиях рыночной деятельности.
Предприятие розничной торговли процесс автоматизации даст значительный
результат для выполнения двух основных функций: снабжение и сбыт.
Процесс полного перехода на новую систему займет от трех до шести
месяцев. Не следует забывать что необходимо отслеживать и устранять пробелы
в знаниях программы у сотрудников и проводить ежегодные семинары,
обновлять программу во время и следить за тенденциями на рынке
автоматизации
2
.
При внедрении любой информационной системы на предприятии всегда
встает вопрос о целесообразности затрат, связанных с ее стоимостью. Очень
важно максимально полно оценить все планируемые затраты, в том числе
стоимость лицензий, стоимость услуг по внедрению, доработке системы и
стоимость сопровождения
3
.
В компании ООО «Восток Дон» существует своя политика безопасности.
Каждый сотрудник при поступлении получает должностную инструкцию, в
которой четко описаны его права и обязанности с точки зрения информационной
безопасности. Каждому сотруднику присваивается логин в систему Доменной
авторизации, в рамках которой выдается доступ к определенным ресурсам сети и
доступа в глобальную сеть интернет. Для данной учетной записи есть пароль, а у
пароля есть своя политика безопасности, которая регламентирует срок действия
пароля и его криптографическую стойкость в большинстве случаев количество
2
Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Информационные системы в экономике: 2-е издание. - М.: Вузовский
учебник, 2014.
3
Александров Д.В. Инструментальные средства информационного менеджмента. CASE-технологии и
распределенные информационные системы: Учебное пособие / Д.В. Александров. - М.: ФиС, 2014.
31
входящего трафика не ограничивается, зато ограничивается список разрешённых
сайтов.
Для получения доступа к закрытым сайтам следует написать заявку на
горячую линии с приложенным одобрением руководителя отдела. Далее эта
заявка будет согласована на уровне службы Безопасности компании и только
после этого доступ будет предоставлен или не предоставлен с указанием причин.
В компании реализована своя политика информационной безопасности и
защиты информации: На уровне человеческого фактора и программно и
аппаратно ограничений нет.
Защиты информации с пользовательских компьютеров в компании ООО
«Восток Дон» реализована только программно. Реализация ограничение на
подключение любых периферийных устройств по портам USB, com, ltp, PCI и
выполнена средствами Программного продукта ZLOCK и управляется
централизовано на сервере. Для того чтобы подключить новый девайс к
компьютеру, который автоматически блокирует новые устройства, следует
позвонить на сотруднику СБ, назвать номер заявки в рамках которой
производится установка нового оборудования
В рамках отдельной структуры службы безопасности, которая
контролирует уровни доступа по проксимити картам (пропуска) считывание
датчиков тревоги и просматривает видеонаблюдение есть отдельный человек в
данной структуре, который занимается именно Информационной
безопасностью. Все заявки по доступу к ресурсам и подключению.
Защита информации в серверной регламентируется следующими
ограничения доступа:
- Права доступа по электронному пропуску (proxy- карта);
- Роспись за получение и сдача ключа у охранника;
- Разблокировка датчиков открытия двери у оперативного дежурного
службы безопасности.
Средства защиты от инсайдерских угроз в компании следующие:
За каждым пользователем закреплён компьютер/ноутбук и монитор,
которые имеют идентификационный ПИН код, за который он несет
материальную ответственность.
32
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации делопроизводства и документооборота компании ООО
«Восток Дон»
Автоматизацию бизнес-процесса снабженческо-сбытовой деятельности в
современной компании можно реализовать двумя способами: покупка готового
решения или разработка нового программного комплекса. В настоящее время
компании приобретают уже готовое решение.
Самый популярный продукт из представленный на Российском рынке,
который позволяет провести комплексную автоматизацию компании, является
продукт фирмы «1С
4
. Однако, следует отметить, что существуют
альтернативыне решения, стоимость которых значительно ниже, чем
программные продукты фирмы «1С». Охарактеризуем некоторые из них.
Системы программ 1С разрабатываются для последующего применения в
сфере автоматизации учёта и управления различного типа компаний: начиная от
предприятий среднего и малого бизнеса, бюджетных предприятий, заканчивая
частными предпринимателями и некоммерческими организациями
5
.1С можно
дорабатывать не только самим разработчикам, но и пользователем (при знании
программирования 1С). Из всех перечисленных программа является наиболее
доступной и простой в использовании. Продукты для розничной торговли
«1С:Розница» и «1С:Управление торговлей».
Профессиональная программа Oracle специально разработана для разных
категорий пользователей: маркетологов, категорийных менеджеров,
товароведов, бухгалтеров, финансовых директоров, технологов
производства, кассиров и многих других. Система содержит функции и
возможности для автоматизации предприятий розничной торговли. Комплекс
технологий этого семейства продуктов помогает обеспечить разностороннее
взаимодействие с клиентами, сформировать целевой товарный ассортимент,
повысить эффективность управления запасами, способствует снижению
4
Волошин Д.А. Система управленческого учета на предприятии: направления совершенствования //
"Аудиторские ведомости", 2014.
5
Керимов В.Э. Бухгалтерский управленческий учет: учебник. - 6-е изд. И доп. - М.: Издательско-
торговая корпорация "Дашков и К", 2014
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1695