Дипломная работа: Автоматизация делопроизводства на ООО "Руф монтаж сервис"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
26
автоматизировать регистрацию документов и задач;
обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках
работы над документами;
осуществлять мгновенный поиск информации;
контролировать выполнение работ, инициированных документами и
заданиями;
контролировать состояние выполняемых процессов и анализировать
рабочую нагрузку персонала, генерируя различные журналы и отчеты;
организовать долгосрочное хранение документов организации;
провести различие между правами работников на доступ к
информации.
Функциональные возможности рассмотренных программных
продуктов приведены в Таблице 1.2.
Таблица 1.2
Функциональные возможности программных продуктов
Параметры
OPTIMA-
WorkFlow
Босс-
Референт
ЕВФРАТ-
Документ
о-оборот
Области автоматизации
Делопроизводство
+
+
+
Общий документооборот
+
+
+
Управление договорной деятельностью
+
+
+
Электронный архив
+
+
+
Работа с обращениями граждан
+
+
+
Регистрация и ввод документов
Присоединение файлов
+
+
Регистрация документов из MS Office/Open
Office
-
-
+
Работа с документами
Встроенные средства просмотра
прикрепленных файлов
-
-
+
Изменение прикрепленных файлов
+
-
+
Ведение личных папок пользователя
+
-
+
Поиск и анализ информации
Атрибутивный поиск по реквизитам
документа
+
+
+
Осуществление различных видов поиска в
одном запросе
+
-
+
Построение отчётов по результатам поиска
+
-
+
27
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
После разработки и внедрения проектируемой информационной
системы, организация документооборота будет представлена в виде модели
TO-BE.
ПРОЦЕСС: Работа СЭД «Делопроизводство».
ВХОД:
Входящие документы.
Данные корреспондентов.
Внутренняя справочная информация
ВЫХОД:
Исходящие документы.
Автоматизированные отчеты.
Электронный архив документов.
ПОДПРОЦЕССЫ:
Работать с подсистемой «Справочники».
Работать с подсистемой «Документы».
Работать с подсистемой «Отчеты».
Рисунок 1.10 – Контекстная диаграмма ТО-ВЕ процесса «Работа
СЭД «Делопроизводство»
28
Рисунок 1.11 – Декомпозиция процесса «Работа СЭД
«Делопроизводство» ТО-ВЕ
ПРОЦЕСС: Работать с подсистемой «Документы».
ВХОД:
Входящие документы.
Данные корреспондентов.
Внутренняя справочная информация
ВЫХОД:
Исполненные документы.
Исходящие документы.
Электронный архив документов.
АЛГОРИТМ: Автоматизированный учет документов и контроль за их
исполнением.
ПОДПРОЦЕССЫ:
Регистрировать и занести в базу данных.
Рассмотреть документ.
Исполнить документ.
29
Рисунок 1.12 – Декомпозиция работы «Работать с подсистемой
«Документы» модели ТО-ВЕ
ПРОЦЕСС: Работать с подсистемой «Отчеты».
ВХОД:
Исполненные документы
Исходящие документы.
ВЫХОД:
Автоматизированные отчеты.
АЛГОРИТМ: Автоматизирование формирование отчетов, вывод их на
экран и бумажные носители.
ПОДПРОЦЕССЫ:
Автоматическая загрузка данных в шаблоны отчетов.
Вывод отчетов.
30
Рисунок 1.13 – Декомпозиция работы «Работать с подсистемой
«Отчеты» модели ТО-ВЕ
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Таким образом, каждая из рассмотренных программ имеет свои
достоинства и недостатки. Однако, все они являются достаточно
громоздкими для рассматриваемой компании, перегружены
функциональными возможностями, поэтому для автоматизации службы
делопроизводства компании выбирается собственная разработка системы
электронного документооборота.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
В работе компании ООО «Руф монтаж сервис» имеются данные из
различных источников, которые связаны с определенными видами
деятельности.
Массивы информации компании ООО «Руф монтаж сервис» хранят
информацию как множество сведений данной предметной области.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1697