Дипломная работа: Автоматизация документооборота организации ФГУП "Почта России"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
11
сотрудники организации, описывающие ее деятельность в процессе
бесед и опросов;
непосредственное наблюдение за процессом деятельности
организации.
На основе проведенного анализа была составлена следующая таблица с
анализом целей организации (таблица 1.1).
Таблица 1.1
Анализ целей организации
Наименование
подцели
Средства достижения
Критерии достижения
Оказание почтовых
услуг
Своевременность оказания
услуг почтовой связи (письма,
карточки, бандероли);
своевременность доставки
посылок.
Снижение жалоб на
своевременность оказания
услуг почтовой связи,
сокращение времени
доставки
Финансовые услуги
Выплата и доставка пенсий и
пособий в указанный срок;
доставка в срок коммунальных
платежей; доставка в срок
документов по погашению
кредитов; оперативное
оказание страховых услуг;
быстрое осуществление
почтовых переводов.
Снижение жалоб на
несвоевременность
оказания финансовых
услуг, увеличение оборота
финансовых средств
Услуги для
населения
Продажа лотерей;
своевременное
распространение печати по
подписке.
Снижение жалоб на
своевременность доставки
печатной продукции
населению
Также, в таблице 1.2 показаны экономические показатели деятельности
организации филиала ФГУП «Почта России» Сычевского почтамта.
Таблица 1.2
Экономические показатели деятельности организации
№
п\п
Наименование характеристики
(показателя)
Значение показателя на
28.12.2019
1.
Выручка от продажи товаров, работ, услуг,
рублей в месяц
1256000
2.
Себестоимость проданных товаров,
продукции, работ, услуг, рублей в месяц
831000
3.
Валовая прибыль, рублей месяц
425000
4.
Затраты на оплату труда, рублей в месяц
206100
5.
Среднесписочная численность работников
15
6.
Средняя заработная плата работников,
рублей в месяц
12000
12
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
Филиал ФГУП «Почта России» Сычёвский почтамт – обособленное
структурное подразделении управления федеральной почтовой связи
смоленской области. Внутренняя структура организации состоит из таких
отделов как:
финансово – экономический отдел
отдел информационных технологий
отдел информатизации и эксплуатации почтовой связи
отдел кадров
коммерческий отдел
хозяйственный отдел
отдел подписки, обработки и сортировки почты
отдел перевозки почты
транспортный участок
отдел ИТ
Управление филиалом ФГУП «Почта России» Сычевский почтамт
осуществляет начальник почтамта, он действует как полномочный
представитель филиала на основании доверенности, выданной директором
филиала. Начальник почтамта руководит деятельностью, представляет
интересы ФГУП на территории деятельности филиала.
ФГУП осуществляет бухгалтерский, налоговый и управленческий учет
всех хозяйственных операций ведется на основе законодательства РФ
положения по учетной политике и прочих документах филиала.
Ответственность за организацию учета и документооборота в филиале ФГУП
«Почта России» Сычевский почтамт несет начальник.
Результаты деятельности подразделения отражаются в регулярной
отчетности, которая предоставляется в объеме и сроки, установленные
филиалом.
13
Заместитель начальника следит за производственным процессом, за
выполнением плана, разрабатывает методы по повышению рентабельности
работы предприятия.
Финансово – экономический отдел осуществляет планово –
экономическую, финансовую и учётно – аналитическую работу, ведет контроль
над ходом выполнения установленных планов, разрабатывает планы по
экономическому развитию предприятия, к этому отделу относится бухгалтерия.
Отдел информационных технологий (ИОТ) включает в себя следующие
задачи:
задания параметров запуска (инсталляции) операционных систем (ОС)
и СУБД, заданием параметров запуска приложений. Они же
выполняют функции изменения этих параметров при модификации
информационной системы, следя за согласованностью и
совместимостью этих параметров.
обеспечение бесперебойного функционирования системы и
оборудования и принятие оперативных мер по устранению,
возникающих в процессе работы нарушений
поддержание локальной сети и информационных систем управления в
работоспособном состоянии
контроль состояния и безопасности сети и сетевого оборудования
назначение пользователям сети прав доступа.
Это небольшой ИТ отдел, который с одной стороны подчинен
непосредственно, руководителю филиала, а другой стороны должен выполнять
общую политику, проводимую центральной ИТ службой компании,
расположенной в аппарате управления.
Отдел кадров – осуществляет оформление кадровых приказов на прием,
перевод, установления заработной платы, надбавок и доплат, иных выплат в
соответствии с трудовым договором, установление и изменение режимов
рабочего времени, увольнения работников. Ведет учет трудовых книжек и
14
вкладышей к ним, оформление и хранение трудовых книжек. Организует
оперативное хранение, учет и подготовку к передаче на архивное хранение
документов кадрового делопроизводства.
Коммерческий отдел занимается торговлей. В этом отделе продаются:
газеты, журналы, продукты и даже бытовая техника.
Отдел подписки, обработки и сортировки почты занимается сортировкой
почты по месту доставки и др.
В отделе перевозки почты работают диспетчеры, которые занимаются
выпиской путевых листов.
Транспортный участок – это транспорт, водители и механики. Есть еще
хозяйственный отдел, к которому относятся кладовщики и уборщики.
Функциональная структура филиала ФГУП Почта России Сычевский
почтамт представлена на рисунке 1.1.
Рисунок 1.1 Функциональная структура филиала ФГУП Почта
России Сычевский почтамт
Организационная структура управления отражает строение системы
управления, содержанием которой являются функции управления,
вертикальное и горизонтальное соотношение уровней управления, а также
15
количество и взаимосвязь структурных подразделений в пределах каждого
уровня.
Эффективность управления и его автоматизации, в частности, во многом
зависит от структуры управления предприятием (его организационной
структуры).
Выделяют следующие виды организационных структур управления:
– линейная структура;
– функциональная (дивизиональная) структура;
– линейно-функциональная структура;
– матричная структура.
Проанализировав, организационно-управленческая структура филиала
ФГУП «Почта России» Сычевский почтамт, г.Сычевка было выявлено, что
организационная структура предприятия является линейной.
При линейной структуре управления, информация передается от мест
возникновения затрат руководителю соответствующего подразделения. Данная
схема строится на принципе единоначалия, так как управление
непосредственно подчиняются одному руководителю и связаны с вышестоящей
системой только через него. Руководитель, таким образом, получает
информацию о планируемых показателях и несет полную ответственность за
нее и за результаты деятельности подчиненных ему.
Организационно-управленческая структура предприятия представляется
в виде трех уровней управления:
– верхнего;
– среднего;
– оперативного.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1722