Дипломная работа: Автоматизация документооборота организации ФГУП "Почта России"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
21
системе будем рассматривать только электронные документы, хранящиеся в
базе данных.
Основными функциями системы являются [1]:
ввод документов с помощью технических средств;
управление электронными документами системы;
использование документов по назначению.
В свою очередь, ввод бумажных документов предполагает сканирование,
обработку полученного результата с помощью специальных программных
средств и оформление электронного документа в соответствии с требуемым
форматом.
Главной является функция управления электронными документами. Она
имеет дело с введенными в систему документами, обеспечивая приведение их к
стандартному виду и хранение в базе данных. Для надежного хранения
электронных документов необходимо выполнить индексацию. Это значит, что
каждому документу присваивается набор атрибутов, по которому затем легко
найти требуемый документ. При ведении базы данных электронных
документов необходимо обеспечить разрешение коллизий, возникающих при
одновременном использовании одного документа.
Использование документа определяется пользователями системы. К ним
относятся:
делопроизводители, создающие и хранящие документы;
сотрудники, использующие документы по назначению.
Каждый делопроизводитель отвечает за целый ряд своих документов. Но
и каждый документ может иметь несколько авторов-делопроизводителей, его
создавших и отвечающих за его хранение.
Каждый сотрудник использует в своей практической деятельности целый
ряд документов. В свою очередь хранящийся в базе данных документ может
оказаться затребованным рядом сотрудников в разные даты и по разному
назначению.
22
Контекстная диаграмма электронного документооборота, построенная по
IDEF 0-технологии, показана на рисунке 1.4.
Рисунок 1.4 Контекстная диаграмма электронного
документооборота
Из нее следует, что обеспечение электронного документооборота
осуществляют делопроизводители организации, используя программное
обеспечение системы. Результатами работы системы могут воспользоваться
сотрудники организации. Документы создаются и обрабатываются на основе
существующих стандартов. После обработки внешних электронных и
бумажных документов получаются электронные документы организации.
Диаграммы следующих уровней, построенные в соответствии с
требованиями декомпозиции контекстной диаграммы, показаны на рисунках
1.5 – 1.8.
23
Рисунок 1.5 Диаграмма второго уровня декомпозиции
Рисунок 1.6 Диаграмма ввода бумажного документа
24
Рисунок 1.7 Диаграмма управления электронными
документами
Рисунок 1.8 Диаграмма использования документа в
организации
25
Процесс декомпозиции можно продолжать дальше, получая все более
полное описание системы. Но для нашей разработки будет вполне достаточно и
этих данных.
В СЭД предполагается обработка входящей, исходящей
корреспонденции, служебных записок, организационно-распорядительной и
нормативной документации, договоров и сопроводительных документов по
договорам. Виды документов и алгоритмы нумерации документов описываются
с учетом использования. Цель данной разработки, это реализация учета и
обработки только внутренних документов и организационно-распорядительной
документации.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
В настоящее время существует такое понятие, как «технологический
цикл». Он устанавливает минимально необходимый перечень процессов,
осуществляющихся в ходе управления документооборотом. Такой цикл нужен
для оказания качественной услуги [2]. Цикл документооборота – это
цикличный замкнутый процесс, превращающий цель (удовлетворение клиента)
в некий результат (товар или услугу).
Процесс управления документооборотом в филиале ФГУП «Почта
России» Сычевский почтамт включает несколько стадий. Рассмотрим их более
подробно.
1. Учет и обработка входящих и исходящих писем;
Шаблон процесса доступен всем пользователям СЭД. В шаблоне
процесса указаны следующие участники процесса:
- Начальник (роль).
Шаблон процесса ассоциирован с видом документа «Входящее письмо».
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1722