Дипломная работа: Автоматизация документооборота организации ФГУП "Почта России"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
36
Рисунок 1.12 Интерфейс «Docsvision Управление документами» 1
Рисунок 1.13 Интерфейс «Docsvision Управление документами» 2
Решение «Управление документами» позволяет
автоматизировать следующие бизнес-процессы [14]:
вывод и хранение документов,
использование ЭЦП,
поиск электронных документов,
согласование документов,
жизненный цикл и версионность,
безопасность и конфиденциальность данных,
37
контроль исполнительской дисциплины,
база для дальнейшей автоматизации [6].
Приложение «Docsvision Управление документами» также является
решением, активно использующимся на различных предприятиях для
автоматизации документооборота, и позволяющим обеспечить ряд
функциональных возможностей для его эффективного использования.
Обзор системы «1С: Документооборот 8»
«1С: Документооборот 8» — программный продукт фирмы «1С» на базе
платформы «1С: Предприятие 8», используемый для организации электронного
документооборота на предприятиях.
Данная система позволяет автоматизировать процесс работы с
документами, обеспечивает упорядоченную работу сотрудников, их слаженное
взаимодействие. Также «1С: Документооборот 8» имеет возможности для
оптимизации использования рабочего времени и осуществления контроля за
его использованием. Документооборот в системе организован с учетом
актуальных норм и положений (в том числе ГОСТов и других требований),
регулирующих данную область деятельности. Программа позволяет
реализовать работу большого числа пользователей с использованием сети
Интернет и внутренней сети предприятия. Система обладает широким рядом
возможностей таких как стандартизация процессов, контроль и сохранность
информации, а также позволяет получать все необходимые сведения о
хранящихся данных. При это постоянно поддерживается расширение
функциональности системы [8].
Далее представлены лишь некоторые основные возможности системы
«1С: Документооборот 8» [8]:
централизованное безопасное хранение документов,
оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
регистрация входящих и исходящих документов,
просмотр и редактирование документов,
38
контроль версий документов,
работа с документами любых типов: офисными документами,
текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами
систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
коллективная работа пользователей с возможностью согласования,
утверждения и контроля исполнения документов,
маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду
документов в отдельности,
автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со
сканера,
учет и контроль рабочего времени сотрудников [8].
Таким образом, система позволяет решать необходимые задачи при
обеспечении электронного документооборота в соответствии с действующими
стандартами и нормами.
Сравнение программных продуктов производится отметкой «+» при
наличии соответствующего функционала или «-» при его отсутствии. Итог
подводится суммированием положительных оценок (таблица 1.3).
Таблица 1.3
Сравнительные характеристики АИС документооборота
Критерии
«1С:
Документооборот
8»
«Docsvision
Договоры»
«Directum»
Интеграция с
прочими ИС
+
+
+
Закрытый код
-
+
+
Контроль заполнения
обязательных полей
карточки документа
+
+
+
Поддержка
различных способов
аутентификации
+
+
+
Средства создания и
редактирования
справочников
+
+
+
39
Продолжение Таблицы 1.3
Встроенные средства
просмотра
прикрепленных
файлов
-
+
-
Работа с документами
из MS Office
+
+
-
Таким образом, по приведенному сравнению можно сделать вывод, что
все представленные системы удовлетворяют поставленным требованиям.
Однако наиболее важным аспектом внедрения системы является обеспечение
целостности и конфиденциальности данных. Поэтому использование
представленных коммерческих решений, имеющих закрытый исходный код,
нежелательно из-за невозможности полноценного контроля над сохранностью
данных и их защиты от несанкционированного доступа.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Имеются четыре стратегии автоматизации деятельности организации
[10]:
хаотичная автоматизация;
автоматизация по участкам;
автоматизация по направлениям;
комплексная автоматизация.
Суть хаотичной автоматизации заключается в приобретении
организацией определенных программных систем или отдельных их
компонентов без учета определенной концепции их практического
использования. Поэтому данный вид автоматизации управленческой
деятельности организации, как правило, не способен принести реальную пользу
и планирование дальнейшей автоматизации связано с новыми, зачастую
значительными затратами.
40
Суть автоматизации по участкам состоит в автоматизации определенных
бизнес-процессов, объединенных по набору типизированного функционала.
Данный вид автоматизации организации «имеет право на жизнь» при условии
существования участков, для которых использование автоматизации приносит
существенный экономический эффект от внедрения.
Сущность автоматизации по направлениям предусматривает
автоматизацию определенных бизнес-процессов организации. В данном случае
в результате внедрения организация получает полную автоматизацию
определенного направления работы. Данный подход к автоматизации
управленческой деятельности вполне естественен, поскольку дальнейшая
автоматизация организации не приведет к серьезным финансовым затратам.
Поскольку работать с ИС будут специалисты с разных отделов, то
применяем стратегию автоматизации по направлениям.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Выбор способа автоматизации организации определяется следующим
альтернативными решениями:
приобретая готовый программный продукт, организация покупает
преднастроенную производителем модель автоматизации.
Плюсами такого решения можно считать:
низкую стоимость системы,
универсальный набор связанных бизнес-процессов,
высокую надежность.
В качестве минусов следует отметить:
необходимость перестройки собственной деятельности под
приобретенную модель,
отсутствие специфичной управленческой отчетности.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1722