Дипломная работа: Автоматизация документооборота организации ФГУП "Почта России"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
26
Процесс, запускаемый по шаблону, не доступен для редактирования, т.е.
сотрудник, создающий процесс по данному шаблону, не может добавить
других участников процесса или удалить уже существующих.
Шаблон процесса доступен всем пользователям СЭД. В шаблоне
процесса указаны следующие участники процесса:
1 шаг. Руководитель (автоподстановка «Непосредственный руководитель
ответственного за документ»);
2 шаг. Согласовывающие. При необходимости вводятся вручную при
старте процесса. Список согласовывающих определяется автором документа;
3 шаг. Канцелярия (роль).
Шаблон процесса ассоциирован с видом документа «Исходящее письмо».
Процесс, запускаемый по шаблону, доступен для редактирования, т.е.
сотрудник, создающий процесс по данному шаблону, может добавить других
участников процесса или удалить уже существующих.
2. Обработка служебных записок;
Шаблон процесса доступен всем пользователям СЭД. В шаблоне
процесса указаны следующие участники процесса:
- Руководитель (автоподстановка «Непосредственный руководитель
ответственного за документ»);
- Руководитель (автоподстановка «Адресат документа»).
Шаблон процесса ассоциирован с видом документа «Служебная записка».
Процесс, запускаемый по шаблону, доступен для редактирования, т.е.
сотрудник, создающий процесс по данному шаблону, может добавить других
участников процесса или удалить уже существующих.
3. Осуществление платежей.
Шаблон процесса включает в себя четыре шаблона подпроцессов:
«Согласование», «Утверждение», «Исполнение» и «Ознакомление».
Подпроцесс «Утверждение» автоматически запускается только при успешном
завершении подпроцесса «Согласование». Подпроцесс «Исполнение»
автоматически запускается только при успешном завершении подпроцесса
27
«Утверждение». Подпроцесс «Ознакомление» автоматически запускается
только при успешном завершении подпроцесса «Исполнение».
В шаблоне подпроцесса «Согласование» указаны следующие участники
процесса:
Шаг 1. Казначейство (роль);
Шаг 2. Согласовывающие. Вводятся вручную перед стартом процесса.
Шаг 3. Контрактная служба (роль).
Шаг 4. Начальник ФО (финансовый отдел) (роль);
В шаблоне подпроцесса «Утверждение» указаны следующие участники
процесса:
- Утверждающий Заявки на платеж (роль).
В шаблоне подпроцесса «Исполнение» указаны следующие участники
процесса:
- Казначейство (роль);
В шаблоне подпроцесса «Ознакомление» указаны следующие участники
процесса:
- Ответственный за документ (автоподстановка);
Шаблон процесса ассоциирован с видом документа «Заявка на платеж».
Процесс, запускаемый по шаблону, доступен для редактирования, т.е.
сотрудник, создающий процесс по данному шаблону, может добавить новых
участников процесса или удалить уже существующих.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задач
Для решения задачи просто необходимо использовать средства
вычислительной техники, поскольку в противном случае придется все
выполненные сделки записывать на бумаге, что приведет к существенной
потере информации. Все процессы, реализующиеся таким образом, будут
нуждаться в скорейшей оптимизации [11].
28
Весь процесс показан в схеме документооборота, изображенной на
рисунке 1.9.
Рисунок 1.9 Документооборот в организации ФГУП «Почта
России»
Также на рисунке 1.10 показана последовательность взаимодействия с
бумажными и электронными документами.
29
Рисунок 1.10 Схема структурная бумажного и электронного
документопотока в организации
При реализации модуля системы необходимо провести параллельный
анализ взаимодействия с бумажными версиями документов, как это происходит
сейчас, и с электронными версиями документов, которые будут использоваться
при усовершенствовании процесса документооборота [11].
Пунктиром обозначены действия, влекущие за собой множество
неудобств. Данная структура показывает, что внедрение новой или изменение
уже имеющейся документации влекут за собой множество копий бумажной
номенклатуры. Можно выделить следующие недостатки:
Огромное количество копий одних и тех же документов;
30
Порча бумажных носителей;
Объемные архивы бумажной документации, хранящие всю
номенклатуру;
Не упорядоченное хранение;
Долгий поиск необходимого;
Затраты на расходные материалы.
Все эти недостатки решаются внедрением системы электронного
документооборота.
На приведенном рисунке также отмечено использование электронной
цифровой подписи при реализации электронного управления документами.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это реквизит документа, который
устанавливает отсутствие искажения информации в электронном документе с
момента формирования электронной подписи и подтверждает принадлежность
электронной подписи владельцу. Значение реквизита получается в результате
криптографической обработки.
Технология электронной подписи уже давно пользуется популярностью в
некоторых странах и становится все более популярной в России. Благодаря
внедрению такого способа идентификации сотрудников, повысится
безопасность хранимой информации, сведется к нулю несанкционированный
доступ, упразднится процесс согласования и утверждения электронной
документации.
1.2.4. Анализ системы обеспечение информационной безопасности и
защиты информации
В настоящее время вопрос информационной безопасности в организации
стоит достаточно остро. Под понятием информационной безопасности имеет
ввиду защищенность конфиденциальной информации, а также поддержание
этой защищенности от внешнего/внутреннего воздействия, которые могу
наносить как случайный хакер, так и преднамеренный.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1722