Дипломная работа: Автоматизация процесса ведения документации и отчетности в ОАО «Бобруйсктранс»
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
76
2.2. Информационное обеспечение задачи
2.2.1. Информационная модель и её описание
Информационная модель представляет собой схему движения входных,
промежуточных и результативных потоков и функций предметной области.
Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой
нормативно-справочной информации происходит выполнение функций по
обработке данных и формирование конкретных выходных документов при
решении задачи учета принтеров и МФУ предприятия ОАО «Бобруйсктранс».
Информационная модель разрабатываемой подсистемы, дополняющей основную
информационную систему ведения документации и отчетности на предприятии
и решающей задачу учета принтеров и МФУ предприятия ОАО
«Бобруйсктранс», представлена на рис. 2.1.
Экономист Бухгалтер
Платежное
поручение
ТТН
Заявка на
ремонт
Акт
выполненных
работ
Акт на
списание
Акт передачи
Т *«Принтер» Т «Отделы»
Т
«Перемещени
е»
Т «Ремонт»
Т
*«Поступление
»
Т*
«Расчеты»
Ф*
«Учетная
карточка»
Ф*
«Материаль
ный отчет»
Отчет
«Перемещение
»
ПеремещениеРемонт Принтера Поступление
Отчет
«Ремонт»
Отчет «О
принтере»
Главный
бухгалтер
Главный экономист
Ведомость
распределения
общехозяйственных
расходов
Сотрудники
отделов ОАО
«Бобруйсктранс»
Заявка на
ремонт
Сотрудники
отделов ОАО
«Бобруйсктранс»
Рис. 2.2 Информационная модель разрабатываемой подсистемы для
решения задачи учета принтеров и МФУ предприятия ОАО «Бобруйсктранс»
77
В соответствии с приведенной информационной моделью, работа
подсистемы осуществляется следующим образом.
Внешними источниками разработанной информационной модели
являются бухгалтер и экономист, которые осуществляют работу с входными
документами, а именно: заявками на ремонт, актом передачи, актом на списание,
актом выполненных работ, ТТН, платежным поручением. Также к внешним
источникам относится информационная система, в которой храниться
информация о принтерах и МФУ, отделах, имеющихся на предприятии.
После обработки входящих документов, посредством экранных форм
вносятся изменения в таблицы базы данных. Так вследствие внесения данных о
приобретаемых принтерах посредством экранной формы «Поступление»,
вносятся данные в таблицу «Поступление», а также переносятся в таблицу
«Принтеры», задействует при этом таблицы «Отделы» и «Поставщики». При
внесении данных о ремонтируемых принтерах посредством экранной формы
«Ремонт», вносятся данные в таблицу «Ремонт». При внесении данных о
перемещении принтера посредством экранной формы «Перемещение», вносятся
данные в таблицу «Перемещение», задействует при этом таблицы «Отделы» и
«Принтеры».
На выходе работы разрабатываемой подсистемы формируются отчеты
«О принтере», «Перемещение», «Ремонт», также результатные документы
«Учетная карточка» и «Отчет по материалам» в виде файлов, для дальнейшего
использования в программе 1С: Предприятие внешним источником «Главный
бухгалтер». Процесс формирования выходных отчетов и документов
организуется при помощи вспомогательной таблицы «Расчеты».
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации
Для работы разрабатываемой подсистемы, дополняющей основную
информационную систему ведения документации и отчетности на предприятии
и решающей задачу учета принтеров и МФУ предприятия ОАО
«Бобруйсктранс», требуется ряд входных документов и справочников,
реализующих успешное выполнение функций программы:
78
К входным документам относятся:
платежное поручение,
ТТН,
заявка на ремонт,
акт выполненных работ,
Акт о материальной ответственности;
Акт на списание малоценных быстроизнашивающихся материалов
Входные документы, реализующие выполнение функций программы
представлены в таблице 2.4.
Таблица 2.4
Входные документы, реализующие выполнение функций разрабатываемой
подсистемы
Входные документы
Источник
получения
документа
Первичных
показателей
Частоту
возникновения
документа
1
2
3
4
платежное поручение
Бухгалтерия
Стоимость
поступаемых
материалов;
Стоимость
ремонта.
4 раз в месяц
ТТН
Бухгалтерия
Вид
поступаемых
Материалов;
Количество
поступаемых
материалов.
4 раз в месяц
79
Продолжение таблицы 2.4
1
2
3
4
Акт приема - передачи
Экономический
отдел
ФИО
материально
ответственного
лица;
Отдел
закрепления
материалов в
отделе:
инвентарный
номер.
1 раз в месяц
заявка на ремонт
Экономический
отдел
Вид
поступаемых
Материалов на
ремонт;
Количество
поступаемых
Материалов на
ремонт;
3 раз в месяц
акт выполненных работ
Бухгалтерия
Стоимость
ремонта
3 раз в месяц
Акт на списание
малоценных
быстроизнашивающихся
материалов
Бухгалтерия
Стоимость
списанных
материалов
1 раз в месяц
При проектировании подсистемы было предусмотрено наличие
справочников, содержащих входную информацию, которые представлены в
таблице 2.5. Реквизитный состав входных справочников представлен в таблице
2.6.
Таблица 2.5
80
Справочники, реализующие выполнение функций разрабатываемой подсистемы
название
справочника
ответственный
за ведение
справочника
средний
объём
справочника
в записях
среднюю
частоту
актуализации
средний
объем
актуализации
(%)
Пользователи
Администратор
3
1 раз в месяц
10
Отделы
Бухгалтер
7
1 раз в год
30
Поставщики
Бухгалтер
15
1 раз в месяц
10
Принтеры
Бухгалтер
20
1 раз в год
10
Таблица 2.6
Реквизитный состав входных справочников
название справочника
реквизитный состав
Пользователи
Логин;
Пароль.
Отделы
Название отдела;
Материально ответственные лица;
Поставщики
Наименование поставщика материалов
Принтеры
Вид принтера или МФУ
2.2.3. Характеристика результатной информации
Результатная информация для разрабатываемой подсистемы,
дополняющей основную информационную систему ведения документации и
отчетности на предприятии и решающей задачу учета принтеров и МФУ
предприятия ОАО «Бобруйсктранс» формируется в результате SQL – запросов к
базе данных.
Под выходной информацией понимается информация, которая содержит
в себе результаты обработки входной информации.
Результатной информацией для разрабатываемой подсистемы являются
следующие документы:
Выходные документы:
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2041