Материал: Автоматизация учета рабочего времени сотрудников компании ООО "ТелекомРазвитие"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Рассмотрим процесс формирования документооборота, возникающего в
процессе учета рабочего времени сотрудников компании «ТелекомРазвитие».
Процесс учета рабочего времени сотрудников осуществляется в отделе кадров.
Специалист отдела кадров, ответственный за учет рабочего времени
сотрудников, ежедневно осуществляет учет отработанного времени. От секретарей
руководителей структурных подразделений специалисту отдела кадров передаются
документы, в которых содержатся данные об отработанном времени сотрудников
(заявления на предоставление неоплачиваемого отпуска, заявление о
предоставлении отгула и т.д.). На основании этих документов заполняется табель
учета рабочего времени сотрудников организации, который служит основанием для
расчета заработной платы.
Перечисленные действия осуществляются специалистом отдела кадров
вручную, без использования каких-либо средств автоматизации. Поэтому процесс
учета рабочего времени может сопровождаться ошибками, связанными с
невнимательностью и человеческим фактором. Помимо этого, процесс обладает
высокими трудозатратами в связи с численностью сотрудников организации (около
500 человек).
Рассмотрим схему документооборота, возникающего при осуществлении
процесса учета рабочего времени. Схема документооборота представлена на
рисунке 9.
Секретарь
Сбор данных об
отработанном
времени
Формирование
документа с
данными о рабочем
времени
Формирование
табеля учета
рабочего времени
Процесс Сотрудник отдела персонала
Табель учета
рабочего
времени
Штатное
расписание
Файлы с данными
о рабочем
времени
Файлы с данными
о рабочем
времени
Заявление
Больничны
й лист
Рисунок 9. Схема документооборота
29
Рассмотрим количественные показатели формирования документооборота.
Характеристика документооборота представлена в таблице 2.
Таблица 2
Характеристика формирования документооборота
Характеристика
Заявление
Больничный
лист
Файл с данными
о рабочем
времени
Табель учета
рабочего
времени
Количество документов в год,
шт.
600
100
247
12
Количество символов в
документе, шт.
300
3 000
1000
5 000
Частота возникновения в год
1
1
1
1
Трудозатраты на обработку в
год, ч/час
60
60
120
300
Несмотря на то, что большинство бизнес-процессов организации
автоматизированы с помощью программного продукта ERP «SAP», процесс учета
рабочего времени не является автоматизированным. В связи с этим бизнес-процесс
обладает рядом недостатков, к которым относятся:
1. Высокие временные затраты на сбор данных для заполнения табеля
учета рабочего времени.
2. Трудоемкость ручного формирования документооборота.
3. Низкий уровень оперативности данных о рабочем времени.
Для того, чтобы определить эффективность внедрения системы учета
рабочего времени сотрудников организации, сравним затраты на формирование
документооборота после автоматизации процесса учета рабочего времени. В
таблице 3 представлена характеристика формирования документооборота после
автоматизации бизнес-процесса.
Таблица 3
Характеристика формирования документооборота
Характеристика
Заявление
Больничный
лист
Файл с данными
о рабочем
времени
Табель учета
рабочего
времени
Количество документов в год,
шт.
600
100
0
12
Количество символов в
документе, шт.
300
3 000
0
5 000
Частота возникновения в год
1
1
1
1
Трудозатраты на обработку в
год, ч/час
60
60
0
200
30
Согласно проведенным расчетам, суммарные трудозатраты на ведение
документооборота по существующему варианту составляют 540 человеко-часов
ежегодно. Трудозатраты после внедрения информационной системы составляют 320
человеко-часов. Из проведенных расчетов можно заключить, что внедрение
информационной системы позволит сократить трудозатраты на ведение
документооборота на 40%. Снижение уровня трудозатрат на формирование
документооборота является значительным, что говорит об обоснованности
внедрения информационной системы.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
На текущий момент, когда деятельность компании автоматизирована с
помощью ERP-системы «SAP», состояние информационной безопасности можно
ценить как достаточное.
Политика безопасности компании реализована в рамках рассматриваемой
задачи следующим образом:
Доступ к каждому компьютеру организации осуществляется с
помощью авторизации, в ходе которой пользователь вводит уникальный логин и
пароль, созданный системным администратором.
Доступ к программному обеспечению EPR-системы «SAP» есть только
у сотрудников отделов кадров, коммерческого отдела и отдела продаж. Для доступа
к системе необходимо пройти процедуру авторизации, в ходе которой указываются
уникальные логин и пароль для входа в систему, созданные системным
администратором.
Политика безопасности организации основана на принципе «что не
запрещено, то разрешено». В связи с чем у пользователей ПК есть разрешение на
открытие всех файлов, кроме системных, внесение изменений только в те файлы,
которые созданы членами группы пользователя.
Доступ к функционалу EPR-системы «SAP» ограничен следующим
правилом: все сотрудники, у которых есть учетная запись могут создавать записи в
программе. Все сотрудники могут вносить изменения в документы, созданными от
31
их учетной записи. Право на удаление документов есть только у руководителей
отделов.
Рассмотрим инженерно-технические средства защиты ресурсов
информационной инфраструктуры компании. В компании применяются следующие
инженерно-технические средства обеспечения информационной безопасности:
антивирусное программное обеспечение.
программные брандмауэры, входящие в состав применяемых
коммутаторов.
Помимо этого, в качестве мер защиты ЛВС компании применяются
следующие организационные меры:
в системе назначен администратор безопасности;
за каждое устройство назначен ответственный за его эксплуатацию;
системный блок компьютера опечатывается печатями ответственного и
работника технического отдела;
установка любого программного обеспечения проводится только
сотрудником технического отдела;
запрещено использование неучтенных носителей информации. На
учтенных носителях выполнена маркировка, в том числе гриф хранимой
информации, номер, должность и фамилия сотрудника.
У компании есть сайт, на котором указана информация о компании,
предоставляемых услугах и возможностью составления заявки для обратной связи.
Для защиты сайта от внешних угроз используются следующие методы:
На сервере существует дополнительная аутентификация пользователей.
Доступ к панели администратора сайта защищен надежным паролем,
который состоит из символов двух алфавитов, цифр и спецсимволов.
Для защиты информации сайта проводится ежеквартальное
сканирование PCI через сервис Trustwave.
Для обеспечения защиты информации сайта используются файлы
.htaccess.
Используется протокол SSL, который позволяет установить безопасное
соединение, при этом все данные передаются в закодированном виде по протоколу
HTTPS.
32
Сайт регулярно подвергается модерации и администрированию.
В качестве мер защиты от инсайдерских угроз в компании используется
видеонаблюдение. Доступ к помещению офиса компании ограничен. На входе
установлен домофон с видеонаблюдением. Пропуск в помещение офиса
осуществляется офис-менеджером, который выясняет цель визита посетителей и
координирует их.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК
ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим существующие автоматизированные системы учета рабочего
времени. Программный продукт «Yaware» предназначен для автоматизации
процесса учета рабочего времени сотрудников организации с последующим
формированием отчётности для руководства [26]. В системе формируется два типа
отчетов:
Отчет «Остался после работы» помогает осуществить контроль
превышения рабочего времени персона. Руководитель подразделения будет знать,
чем занимаются сотрудники компании на своих рабочих местах после окончания
рабочего дня. В связи с этим программное обеспечение пригодится в тех случаях,
когда сотрудникам запрещено находиться в офисе после работы.
Отчет «По деятельности сотрудника» предоставляет данные о
нарушениях дисциплины. В отчете включена информация об использовании
рабочего времени, включая данные о нарушениях, к которым относятся: опоздания
и уходы раньше положенного времени, а также общее количество отработанных
часов в организации и их продуктивность.
Интерфейс программного продукта представлен на рисунке 10.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2436