1.3 Информационные и методологическое обеспечение процесса принятия управленческого решения в медиаорганизации
Управленческие решения организации обязательно должны принимать во внимание уровень неопределенности, величину риска. Риск и неопределенность можно во много раз снизить, обладая необходимым количеством проверенной, актуальной информации. Информация является фундаментом осуществления оптимальных решений, средством, позволяющим организации приобретать конкурентные преимущества, уменьшать финансовый риск, анализировать положение внешней и внутренней среды организации, осуществлять координацию реализации принятой маркетинговой стратегии, увеличивать эффективность деятельности организации.
Итак, информация - это совокупность данных о внешнем и внутреннем положении управляемой системы (объекта управления), применяющихся для анализа ситуации и разработки управленческих решений.
Информация - это новые знания, факты, осмысленные, упорядоченные данные, сведения об определенном событии, факте, явлении или ситуации, которые признаются полезными для принятия управленческого решения.
Качественная информация должна отвечать ряду требований и быть своевременной, достоверной, достаточной, надежной, адресной, актуальной, комплексной системой информации, право-корректной, должна присутствовать возможность ее многократного использования, а также информация должна обладать качествами высокой скорости сбора, передачи и обработки, должно присутствовать наличие возможности ее кодирования.
При принятии управленческого решения используются следующие виды информации:
- входящая и исходящая;
- обрабатываемая и необрабатываемая;
- текстовая и графическая;
- постоянная и переменная;
- аналитическая, нормативная, статистическая;
- директивная, распределительная, отчетная [31, c. 76].
По источникам информация делится на первичную и вторичную.
Первичная информация образуется в процессе выполнения специальных обследований (экспериментов, опросов, наблюдений), направленных на решение определенной проблемы. Она нужна, когда мало вторичной информации (потому что ее сбор, обработка дорогостоящи).
Вторичная информация - это данные, взимаемые из бухгалтерской и статистической отчетности, справочников, систематизированных и аналитических обобщений, специальных публикаций. Источники вторичной информации делятся на внутренние и внешние.
Планирование и организация сбора первичной информации являются самым трудным этапом в процессе сбора, анализа информации. Выборка респондентов является главным источником первичной информации. Выборка - доля совокупности, служащая для олицетворения совокупности в целом. От структуры, размера выборки зависит точность, с которой выборка отражает совокупность. Поэтому важно грамотно отнестись к вопросу понятия структуры и объема выборки [21, c. 109].
Существуют два подхода к структуре выборки: детерминированный и вероятностный. Детерминированный подход к структуре выборки предусматривает первоначально устойчивое определение основных признаков, описывающих совокупность, и выбор только таких элементов, в которых эти признаки определенно присутствуют. Вероятностный подход предусматривает то, что всякий элемент совокупности вправе быть выбран с некоторой вероятностью (исключая нулевую), которая означает вероятность существования в нем главных признаков совокупности.
Объем выборки измеряет достоверность информации и необходимые затраты для ее получения. Существует аксиома: чем больше объем выборки, тем выше ее точность и больше затраты на проведение ее обследования и получение информации. Существующий заграничный опыт может быть ориентиром для определения нужного объема выборки.
Определяют четыре основных метода сбора первичной информации:
- наблюдение;
- эксперимент;
- имитация;
- опрос.
Наблюдение - это метод сбора информации с помощью фиксации функционирования исследуемых объектов без создания контактов с ними и при отсутствии контроля за факторами, оказывающими влияние на их поведение. Наблюдение может осуществляться открыто и скрытно, так как знание объекта исследования о том, что он находится под наблюдением, способно оказать влияние на его поведение и в таком случае может восприниматься как создание с ним контакта. В большинстве случаев на практике осуществляются скрытые наблюдения. Главный недостаток такого метода заключается в том, что он не дает возможность точно выяснить внутренние мотивы поведения наблюдаемого объекта и логику процесса принятия им решений, поэтому они могут быть неверно истолкованы наблюдателем.
Эксперимент - это метод сбора информации о поведении исследуемого объекта, предполагающий осуществление контроля за всеми факторами, оказывающими влияние на его функционирование. Цель эксперимента - выявление причинно-следственных связей между поведением исследуемого объекта и всеми факторами, которые оказывают на него влияние. Это и есть основное достоинство этого метода. Эксперимент является самым объективным методом исследования и сбора информации, но он имеет существенный недостаток, который заключается в том, что трудно установить контроль за всеми факторами, влияющими на поведение объекта в естественных условиях исследования, и в том, что сложно воспроизвести нормальное поведение объекта в лабораторных (искусственных) условиях.
Имитация - метод сбора данных, созданных электронно-вычислительной машиной (ЭВМ) при помощи заранее сконструированной математической модели, верно воспроизводящей поведение исследуемого объекта. Подготовительные исследования и сбор информации методом имитации заключаются в том, что разрабатывается модель функционирования объекта и проводится проверка ее адекватности. Главным недостатком метода имитации являются сложность, трудоемкость построения модели, требующие полного изучения и формализации причинно-следственных связей между всеми факторами, влияющими на поведение изучаемого объекта.
Опрос - метод сбора информации с помощью создания контактов с объектами исследования (личное интервью, опрос по телефону, почте). Инструментом исследования выступает анкета-вопросник, учитывающая фиксацию ответов. Достоинством этого метода является практически неограниченная область его возможного использования. Опрос может дать сведения не только о текущем поведении объекта, но и о его прошлом поведении, будущих намерениях. Опрос является практически безальтернативным методом в том случае, если предприятию необходима информация о предпочтениях, знаниях и убеждениях потребителей, уровне их удовлетворенности, репутации организации и т. д. Этим в первую очередь объясняется массовое использование опросов при проведении разных маркетинговых исследований. Недостатками этого метода являются относительно большая трудоемкость и существенные затраты на проведение опросов, кроме того, возможное понижение точности приобретенной информации из-за измененных, неправильных ответов.
В ходе принятия стратегически важных управленческих решений нужна информация о текущем состоянии дел в организации либо внутренняя информация. Эта информация появляется в результате деятельности организации и все время меняется в связи с ней. Данные управленческого учета, анализа, то есть различные отчеты управляющих структурных подразделений организации, определенные “для внутреннего применения” материалы до того проведенных исследований, деловая переписка и данные договоров являются источниками внутренней информации [37, c. 29].
Важнейшим и основным источником внутренней вторичной информации для многих современных организаций является компьютерная информационная база, в которую входят все данные, отражающие разные функции управления деятельностью организации (маркетинговая и финансовая деятельность, организация производства, реализация товаров, закупки, управление кадрами и др.).
В ряде источников внутренней информации можно выделить те, в которых представленная информация открыта и дает характеристику организации в глазах ее пользователей (в частности, ее имущественное, финансовое состояние): бухгалтерская финансовая отчетность, статистическая отчетность организации, жалобы потребителей, акты проверок и ревизий и т. д.
Для управления организацией всеми видами ее деятельности используется также информация и о внешней среде (рынок, поставщики, конкуренты и т. д.).
Внешняя информация поступает из разных источников, характеризующих ситуацию и события, складывающиеся во внешней среде организации. Это предполагает сбор и накопление различных сведений о:
- ситуации на разных рынках, в большей части тех, на которых работает или собирается работать организация;
- силах, функционирующих на рынке (реальные и потенциальные конкуренты, контактные аудитории, потребители и т. д.);
- состоянии, тенденциях совершенствования факторов макросреды. Эффективным источником информации является также Интернет глобальная информационная система, которая может быть использована для приобретения первичной и вторичной информации.
Таким образом, правильный выбор источников и методов сбора информации избавляет менеджера от лишних усилий по сбору данных. Главной целью при этом является получение нужной информации с наивысшей эффективностью и быстротой.
2. ОЦЕНКА СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ И ПРОЦЕССА РАЗРАБОТКИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО РЕШЕНИЯ В АО “ИЗДАТЕЛЬСКИЙ ДОМ “ГРАНИ”
2.1 Организационно-экономическая характеристика АО “Издательский дом “Грани”
АО “Издательский дом “Грани” образовано путем преобразования государственого унитарного предприятия Чувашской Республики “Издательский дом “Грани” Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики в соответствии с Федеральным законом от 21.12.2001 г. № 178-ФЗ “О приватизации государственного и муниципального имущества” и действует на основании Устава.
Основным видом деятельности АО “Издательский дом “Грани” является выпуск газеты “Грани”. Издание выходит на территории города Новочебоксарска с 1979 года, распространяется также на территории г. Чебоксары, Марпосадского, Чебоксарского районов. Еженедельно, среднеразовым тиражом 12620 экземпляров, выходит 2 номера общим объемом 32 полосы, из них: среда - 12 полос, суббота - 20 полос (из них 8 - цветных). Подписной тираж в течении 2016 года вырос на 2 процента и составляет 5 408 экземпляров (43% от среднеразового тиража). Охват составляет 28200 человек, т.е. 27% взрослого населения Новочебоксарска. Анонсы актуальных тем и свежих выпусков газеты систематически размещаются на городском радио, в эфире НКТВ, НТРК, на сайте.
Газета распространяется в Чувашской Республике через киоски “Чувашпечати”, “Роспечати”, ОАО “Советская Чувашия”, ФГУП “Почта России” и альтернативным методом, в организации уже более 8 лет существует собственная альтернативная система распространения, что позволяет удерживать подписной тираж на протяжении последних лет.
Целевая аудитория газеты - экономически активное население от 36 лет и старше (более 74%). Но стоит отметить, что газета охватывает читательскую аудиторию от детей дошкольного возраста до пожилых, делая акцент на местные новости, освещая события по “горячим” следам. Каждый может найти на страницах издания интересные для себя материалы: деловых людей заинтересует тематическая полоса “Экономика и промышленность”, пожилых - “Кому за 50”, “Ваш пульс”, “Страна советов”, молодежь - “Школа-пресс”, “Мы - молодые”, женщин - “Семья”, "Мисс Любовь", мужчин - “Мужской клуб”, родителей, имеющих маленьких детей, - “Поче?мучка”, “Педагогика для всех”, автолюбителей - “Мы и авто”, людей с ограниченными возможностями и нуждающихся в помощи - “Парус надежды”, желающих узнать о разных странах - “Колесо путешествий”. Большой популярностью среди жителей города пользуются тематические полосы “ЖКХ” и “Окно потребителя”. Регулярно выходят полосы “На весах Фемиды”, “Зона коррупции”, “Спортивная жизнь” и другие. На первой полосе систематически печатаются проблемные и критические материалы, фоторепортажи с места происходящих событий в родном городе и столице республики. Активное участие читатели газеты принимают в различных акциях, конкурсах и фотоконкурсах, проводимых редакцией, с последующим награждением победителей призами и дипломами.
Газета “Грани”, имеет свой сайт: www.grani21.ru, который активно развивается на протяжении 10 лет. Количество уникальных пользователей ежедневно составляет около 3 тысяч, более 12 тысяч просмотров. Целевая аудитория сайта - мужчины 47,8% и женщины 52,2% с преобладанием аудитории в возрасте 18 - 44 лет (более 77,6%).
На сайте активно развивается новое направление деятельности - “Грани-видео”, которое становится анонсом многим публикациям. Размещаются не только материалы каждого номера с иллюстрациями, но и новости, не вошедшие в газету, проводятся опросы с голосованием по злободневным темам, действуют форумы, блоги. Доход за размещенную на сайте рекламу составляет в 2014 году - более 400 тысяч рублей, в 2015 года более 564 тысяч рублей, а в 2016 году - 232 тыс.рублей. На снижение объема интернет продаж повлияли те же факторы, что и на размещение рекламы в газете “Грани”, а именно сокращение рекламного бюджета крупных предприятий и организаций и снижение суммы среднего размещения.