2. Рационализируются существующие первичные документы по форме и содержанию. Разрабатываются новые формы первичных документов и технологические процессы обработки их на предмашинном этапе.
3. Разрабатывается и создается нормативно - справочная база.
4. Разрабатываются программные комплексы по обработке первичной информации, включающие операционную систему, библиотеку программ, пакеты прикладных программ.
5. Вся сходная информация организуется в массивы постоянной и переменной информации.
3 Материально - техническое обеспечение (МТО) информационной базы (ИБ) в АТП
Работа по формированию собственной информационной базы расчетов в АТП проводится в процессе внедрения разработанных методов и моделей прогнозирования программы производства АТП и его материально-технического обеспечения (МТО). МТО включает в себя ряд этапов, каждому из которых соответствует определенная стадия формирования информационной базы.
1. - Организационно-подготовительный этап. На этом этапе уточняются задачи по внедрению новых методов; определяются исполнители - круг должностных лиц и отделов, связанных по роду своей деятельности с планированием программы производства АТП, его материальным обеспечением; осуществляется подготовка указаний и распоряжений, регламентирующих процесс внедрения на всех этапах.
2. - Этап опытной эксплуатации, где проводятся расчеты по деталям, лимитирующим надежность автомобилей, из них в первую очередь по тем, которые образуют группу остродефицитных деталей, по которым зафиксированы сверхнормативные запасы.
3. - Этап промышленной эксплуатации. На этом этапе расчеты проводятся по всей основной номенклатуре деталей, из них, прежде всего по дефицитным и сверхнормативным деталям.
4. Дискретность информации
В силу специфики и отличительных особенностей автотранспортного производства, основной процесс которого - перевозки, осуществляемые за пределами АТП, автохозяйств и колхозов, полное отсутствие или недостаточность информации в большей степени осложняют управление по сравнению с производствами в других отраслях народного хозяйства. Управление АТП в этой связи должно основываться на полной, достоверной и исчерпывающей информации о состоянии производства и взаимоотношениях с обслуживаемой клиентурой, поступающей на соответствующие уровни управления и в соответствующие подразделения.
Непрерывность потока информации означает поступление ее аппарату управления, принимающему решения с необходимой дискретностью в установленное время. Дискретность поступления информации еще более подчеркивает, что информация должна более интенсивнее поступать в орган управления к моменту его самой активной работы, т.е. когда подготавливаются и принимаются решения. Полнота информации подразумевает поступление ее на соответствующие уровни управления в таком количестве и при таком ее качестве, которое обеспечивает возможность оперативного принятия обоснованных решений.
Лекция № 5 Тема: Информационное обеспечение и информационная база автомобильного транспорта.
1. Характеристика информационного обеспечения и информационные потоки
С учетом сущности и назначения информационного обеспечения его характеристика должна выполняться с различных позиций, раскрывая тем самым многие черты и оттенки работы аппарата управления с информацией.
Одним из важных элементов характеристики является организация информационного обеспечения АТП включающая в себя: систему сбора, хранения, переработки и передачи информации; потоков информации и массивов информации.
Каждая из обособленных групп организации информационного обеспечения призвана решать определенный круг вопросов. Так, организация системы сбора, хранения, переработки и передачи информации; соблюдение принятой технологии обработки и прохождения информации по подразделениям; необходимый уровень оснащения подразделений и предприятия в целом соответствующими средствами обработки информации; рациональное распределение между подразделениями и службами АТП всех работ, связанных с использованием информации; своевременную наладку и обслуживание технических средств обработки и передачи информации; обучение аппарата управления работе с информацией и использованию технических средств.
Благодаря организации потоков информации удается точно установить, кто является источником и потребителем информации, насколько соответствует источник и потребитель информации тем функциям и задачам, которые они выполняют в системе управления АТП.
При организации потоков информации в рамках конкретного производства точно определяется состав информации по направлениям, периодичность ее циркуляции между подразделениями, а также вид и форма представления. Особое внимание должно быть уделено полному исключению использования таких форм, которые не предусмотрены действующими ГОСТами на управленческую документацию. Организация потоков информации требует соблюдения установленных процедур и порядка работы с документами, начиная с момента составления документа, и кончая утверждением у соответствующего руководителя. При этом и промежуточные стадии работы с документированной информацией - оформление, регистрация и согласование должны оформляться в определенном порядке.
В характеристике информационного обеспечения АТП особо должна быть выделена следующая деталь: - в создании и функционировании информационного обеспечения принимают участие практически все подразделения и службы. Однако, практика показывает, что такое долевое участие соответствует тому месту и роли, которую призван решать отдел, цех или служба в реализации функций управления данным АТП. Более того, нередко в организации информационного обеспечения АТП отсутствует должная координация усилий различных подразделений. Из-за отсутствия четкой координации в организации информационного обеспечения и в результате немеханизированной обработки больших объемов управленческой информации до 40% циркулирует без определенной пользы.
2. Улучшение информационной базы по использованию грузового автомобильного транспорта
Своевременное поступление руководству АТП, автохозяйств и колхозов нужной информации ликвидирует возникшую неопределенность ситуации в системе управления производством, позволяет разумно использовать внутренние резервы. Основным источником получения первичной информации на предприятиях и объединениях автомобильного транспорта является путевой лист. На основе путевых листов и документов, являющихся производными от него, строится вся система производственной и управленческой информации автомобильного транспорта. Если учесть, что только на автомобильном транспорте общего пользования ежедневно получают и обрабатывают более 10 млн. путевых листов.
Путевой лист представляет собой уникальный документ, в котором содержится плановое задание, четко устанавливается объект и режим работы. Имеется в нем и командная информация, определяющая время выезда из АТП, время прибытия на место погрузки и т.д. На основе путевого листа формируется ряд производственных документов, каждый из которых, в свою очередь, является носителем информации о производственно-хозяйственной деятельности АТП.
В силу специфики автотранспортного производства информационное обеспечение на предприятиях и в организациях автотранспорта строится по двум основным направлениям. Первое связано с организацией управления перевозочным процессом, второе - с организацией управления технической эксплуатации подвижного состава (проведением ЕО, ТО-1, ТО-2, СО и ТР).
Не все виды информации активно используются в системе управления производством. Так, большая часть первичной информации идет на образование экономической и статистической информации. Примерно ѕ всей информации каждого АТП составляет экономическая информация. Однако только половина ее используется непосредственно в управлении производством. Часть экономической информации носит чисто справочный характер, а остальная оседает в отчетах и сводках и не оказывает влияния на характер принимаемых решений.
В современных условиях, с развитием самостоятельности АТП и повышением их ответственности за эффективность и качество работы, использование экономической информации в решении вопросов производства и управления будет неизменно повышаться.
Практика показывает, что в информационном обеспечении многих АТП, автохозяйств, наряду с совокупностью весьма полезных, точных, глубоких, научно обоснованных данных и сведений содержится и бесполезная, поверхностная и необоснованная с научной точки зрения информация. В этих условиях аппарат управления должен обладать навыками анализа информационного обеспечения, повышенной восприимчивости к неточной и ненужной информации и иммунитетом к выработке собственной избыточной и бесполезной информации.
Смысловая характеристика информации, используемой в управлении конкретным производством, дает наглядное представление о ее содержании и формах построения. При этом анализ в большей степени проводится на качественном уровне, реже и в меньшем объеме используются количественные оценки (расчет коэффициентов, определение процентных соотношений и т.д.).
Анализ информации в потребительском аспекте направлен на выявление степени полезности ее использования в системе управления данным производством.
Рассмотрим ряд характеристических оценок информации:
1) необходимость данной информации, ее практическое применение в управлении производством;
2) достаточность информации или степень обеспечения системы управления производством всеми необходимыми данными;
3) интенсивность использования всей информации в целом или ее отдельных видов при решении управленческих задач, принятии решений и т.д.;
4) полнота использования информации;
5) направленность (целенаправленная информация для использования в определенных подразделениях при решении конкретных задач; многоцелевая и многофункциональная);
6) своевременность поступления информации;
7) экономичность данного автотранспортного предприятия.
При всех прочих условиях информационное обеспечение любого производства должно отвечать требованиям экономичности. В этой связи анализа затрат труда, средств, материалов и других ресурсов, связанных с организацией и практическим использованием информационное обеспечение в системе управления, является крайне необходимым.
Лекция № 6 Тема: Основы системного анализа. Управление запасами.
1. Сущность автоматизации управления в сложных системах
Под управлением понимается процесс формирования целенаправленного поведения системы посредством информационных воздействий вырабатываемых человеком или устройством.
К задачам управления относятся целепологание, стабилизация, слежение и оптимизация.
Задача целепологания - определение требуемого состояния или поведения системы.
Задача стабилизации - удержание системы на заданной траектории или в существующем состоянии при наличии возмущающих воздействий.
Задача выполнения программы:
1) перевод системы в требуемое состояние в условиях, когда управляемые параметры изменяются по заданным законам.
2) слежение - удержание системы на заданной траектории в условиях, когда законы изменения неизвестны.
Задача оптимизации - перевод системы в наилучшее по некоторым параметрам состояние.
2. Структура системы в управлении
Система в управлении включает в себя три подсистемы:
- управляющая система (УС);
- объект управления (ОУ);
- система связи (СС);
Существуют технические и организационные системы. В организационных системах главным элементом является лицо, принимающее решение (ЛПР).
Целью автоматизации и управления является совокупность средств информационной техники и людей, объединенных для достижения определенных целей, в том числе для управления - образуют информационную систему и информационные системы.
Общие цели автоматизации управления - повышение эффективности использования возможностей объекта управления, которое обеспечивают:
1) повышение оперативности управления;
2) повышение степени научной обоснованности принимаемых решений.
3. Классификация моделей управления
В начале 60 - х годов возникли математические модели экономических и инженерных проблем. За последние несколько десятков лет модели сформировались в отдельные направления:
- линейное и нелинейное программирование;
- теория массового обслуживания;
- управление запасами.
При добавлении элементов теории вероятности эти модели стали называться вероятностными. В рамках задач линейного и нелинейного программирования существует подкласс задач:
- линейное программирование;
- целочисленное программирование;
- параметрическое программирование;
- дробно-линейное программирование;
- динамическое программирование.
4. Модели управления запасами
Под запасами понимают материалы, изделия и другую продукцию, хранящуюся на складе для последующего использования. Запасы создаются для того, чтобы ослабить непосредственные зависимости между поставщиком (производителем) и потребителем. Различают две системы управления запасами:
- с фиксированным размером поставки - q0;
- с фиксированным интервалом времени между поставками Т0.
Все другие системы являются разновидностью этих двух систем.
В системе с фиксированным размером поставки фиксированное количество продукции поставляется через равные или изменяющиеся интервалы времени. В идеальном случае фиксированное количество продукции поставляется в тот момент времени, когда ее запас достигнет нуля. При мгновенном пополнении запасов и нулевом времени исполнения заказа, заказ удовлетворяется в тот же момент времени, в который он подается. Заказанное количество продукции (запас) потребляется с постоянной скоростью, и когда оно достигает нуля, выдается новый заказ. Фактически при таких идеальных условиях обе системы совершенно одинаковые. Отклонение от идеальных условий и приводит к указанным двум системам управления запасами.