Организационно-методические указания
Курс «Офисные технологии» состоит из нескольких тематических разделов, логически выстроенных в определенной последовательности. Программа курса «Офисные технологии» предусматривает анализ и проектирование офисной деятельности, изучение документационноинформационных процессов современного офиса.
Целью методических рекомендаций по изучению дисциплины яв-
ляется обеспечение эффективности самостоятельной работы студентов с литературой: учебно-теоретической, учебно-практической, учебно-наглядной на основе рациональной организации ее изучения.
Целью дисциплины является знакомство с организацией современного офиса, а также получение знаний в сфере эффективной организации информационно – документационного обеспечения офисной деятельности.
Задачи дисциплины:
-изучение нормативно-правовой базы офисной деятельности;
-знакомство с требованиями, предъявляемыми к организации современного офиса;
-рассмотреть роль офис-менеджера в общей структуре секретариата;
-ознакомить студентов с организацией эффективного ведения систем документации офиса;
-сформировать профессиональные практические навыки.
В результате изучения курса студент должен иметь представление:
о роли и значении офиса в современныхусловиях;
о современных видах офисов, их специфике иназначении;
об информационно - документационных технологиях и программных продуктах, используемых специалистами функциональных службофиса;
о разнообразии и сложности внутриофисных отношений между со-
6
трудниками;о перспективах развитияофиса;
Знать:
функции и задачи основных функциональных службофиса;
роль руководителя офиса и предъявляемые к немутребования;
требования эргономики офиса и охраны труда сотрудниковофиса;
требования к коммуникативной и информационно-документационной деятельности офиса;
требования к оформлению, ведению и хранению документации офисной деятельности;
Уметь:
организовывать повседневную офиснуюдеятельность;
грамотно вести делопроизводство офисной деятельности;
использовать информационные технологии в профессиональной деятельности;
правильно организовывать свое рабочееместо.
Изучение данного курса направлено на формирование следующих ком-
петенций:
-общекультурные компетенции ОК-7;
-общепрофессиональные компетенции ОПК-1, ОПК-6;
-профессиональные компетенции ПК-16.
Курс «Офисные технологии», общим объемом 108 часов, изучается в течение второго семестра и завершается зачетом. Обучение по программе данной дисциплины организуется в форме лекционных занятий с последующим контролем знаний преподавателем. Промежуточный контроль заключается в проверке знаний определенного объема материала, включающего в себя информацию нескольких тем курса. Формами контроля явля-
7
ются устный опрос и письменное тестирование. Изучение курса студентами завершается зачетом во втором семестре. Для контроля усвоения курса предусматривается подготовка докладов, а также участие студентов в ролевых играх по осваиваемым темам.
Обязательным условием допуска студента к зачету является подготовка докладов по отдельным темам дисциплины. Объем материала включенного в доклад зависит от емкости освещаемой темы. Подготовка студентами докладов включает в себя изучение конспекта лекций преподавателя, источников, а также основной и дополнительной литературы.
Тематический план курса «Офисные технологии» характеризует структуру дисциплины с учетом видов организации учебного процесса (лекции, практическая работа, самостоятельная работа студентов) на основании учебного плана.
Тематическое содержание дисциплины
Тема 1. Введение в предмет.
Предмет, содержание и задачи курса. Основные понятия. Понятие «офис» и его развитие.
Понятие «офисные технологии». Понятия «система делопроизводства офисных технологий», «оргструктура офиса».
Структура офисных технологий.
Нормативно-правовая база дисциплины. Нормативно-методические документы по делопроизводству. Характеристика обязательной и дополнительной литературы, рекомендуемой для изучения дисциплины. Связь курса с другими дисциплинами специальности.
8
Тема 2. Построение организационной структуры офиса. Эволюция офисной деятельности.
Основные типы офисных организационных структур. Линейный тип и его свойства. Функциональный тип и его свойства. Линейнофункциональный тип и его свойства. Дивизиональный тип и его свойства.
Проблема выбора оргструктуры офиса и ее решение.
Эволюция офисной деятельности. Традиционный офис. Производственный офис. Электронный офис.
Виртуальный офис, принципы функционирования. Особенности деятельности организаций по обслуживанию виртуальных офисов в странах Европы, США и России. Выбор и особенности необходимых услуг для функционирования виртуального офиса: получение служебного адреса, пересылка почты, виртуальный телефонный номер, пересылка факсовых сообщений, услуги секретаря, хостинги обслуживание WEB-сайта, предоставление помещений для ведения переговоров и проведения конференций. Проблема выбора организации по предоставлению услуг виртуального офиса.
Тема 3. Планирование офисной деятельности.
Виды офисной деятельности.
Информационная модель. Способы улучшения качества работы офиса в информационном подходе.
Офис как коммуникационная модель. Иерархия взаимосвязанных коммуникационных процессов. Типы коммуникаций. Автоматизация процессов в коммуникационной модели.
Социально-техническая модель. Влияние внедрения информационных технологий на ролевые структуры офиса. Требования к организации работы офиса в социотехническом подходе.
9
Классификация офисных зданий. Различие западноевропейской и российской классификации офисных зданий.
Принцип комплексности в планировании. Зависимость варианта деятельности и планируемых результатов. Принципы оптимальности и детализации. Планирование офисного пространства. Офис кабинетного типа. Открытое пространство. Комбинированный офис. Пространство рабочей и входных зон офиса.
Тема 4. Внедрение в офисе корпоративной культуры.
Понятие «корпоративная культура».
Формирование корпоративной культуры на начальном этапе офисной деятельности, анализ ее эффективности. Поверхностный (видимый) и глубинный (невидимый) уровни корпоративной культуры.
Элементы видимого уровня корпоративной культуры. Особенности архитектуры зданий. Интерьер и экстерьер, их влияние на деятельность сотрудников фирмы. Роль дизайна в формировании имиджа фирмы. Понятие «миссия организации». Миссия фирмы как один из основных элементов корпоративной культуры. Особенности формулировки миссии. Виды и планирование корпоративных развлечений Влияние корпоративных развлечений на эмоциональную привязанность сотрудников. Корпоративная фирменная символика, ее составляющие. Профессиональная разработка фирменной символики. Название и логотип. Психология восприятия символики потребителями. Эксклюзивная фирменная символика. Корпоративные флаги. Нагрудные и памятные знаки. Дресс-код как элемент корпоративной культуры. Консервативный, коммуникативный, креативный стили одежды персонала. Язык общения персонала. Корпоративные традиции. Герои и легенды фирмы, их влияние на корпоративную культуру. Внутренние корпо-
10