ративные мероприятия. Внешние корпоративные мероприятия (промоакции, рекламные кампании в СМИ).
Формальная и неформальная корпоративные культуры. Корпоративные правила. Прогнозирование и предотвращение конфликтных ситуациях в офисной деятельности. Градации корпоративной культуры. Роль руководителя в модернизации существующей корпоративной культуры.
Негативное влияние двойных стандартов в корпоративной культуре предприятия.
Тема 5. Управление офисным персоналом. Офис-менеджер в системе секретариата.
Персонал офиса и его характеристика. Руководители, специалисты и технические работники. Структура административной службы. Виды умственного труда: эвристический, административный, операторный.
Анализ потребности аппарата управления в персонале. Поиск, отбор и найм офисного персонала. Определение пределов компетенций, делегирование полномочий офисному персоналу. Обучение и консультирование персонала. Информирование по кадровым вопросам. Материальная и нематериальная мотивация работников офиса. Отрицательная мотивация. Контроль деятельности офисного персонала. Традиционные и нетрадиционные методы оценки сотрудников офиса. Методы оценки деятельности руководящего состава. Планирование деловой карьеры сотрудников офиса, инициализация их перемещений.
Повседневное управление офисным персоналом. Внутриофисные отношения. Классификация офисных манипуляций. Проблема моббинга в офисе. Вертикальный и горизонтальный виды моббинга. Методы моббинга. Офисные конфликты. Объективные и субъективные причины конфликтов.
11
Определение офисных работников по их устойчивости к конфликтным ситуациям. Методы управления конфликтами. Положительное влияние конфликтов в организации.
Коммуникации в офисе. Виды офисных коммуникаций и их инструменты. Внешние и внутренние коммуникации. Вертикальные, горизонтальные и диагональные коммуникации. Классификация основных офисных инструментов современных коммуникаций. Устные коммуникации: публичные выступления, совещания, переговоры. Виды публичных выступлений. Типы совещаний. Телефонный разговор в системе офисных устных коммуникаций. Стратегия деловой телефонной беседы. Письменные коммуникации. Внешняя и внутренняя деловая переписка. Виды внутренней деловой переписки.
Понятие «офис-менеджмент». Задачи, решаемые в рамках функций офис-менеджмента. Место и значение офис-менеджера в структуре офисного управления.
Тема 6. Организация эффективного офисного делопроизводства.
Нормативно-правовая база офисного делопроизводства. Основные принципы организации офисного документооборота.
Классификация управленческой информации. Информационные потоки в офисной деятельности. Система связей с общественностью (PR) как технология управления информацией. Внешний PR. Формы реализации внутреннего PR. Основные средства передачи информации. Физические средства передачи информации. Автоматические системы передачи документированной и недокументированной информации. Информационное обеспечение деятельности офисного руководителя. Информационные ресурсы офисной деятельности. Организация офисной информационно-
12
поисковой системы (ИПС). Планирование, рациональная организация работы с информацией.
Маркетинговые документы и электронная коммерция.
Бумажное и безбумажное офисное делопроизводство. Разработка офисных бланков. Понятие «электронный документ». Электронные офисные программы. Практическое применение электронной цифровой подписи в офисной деятельности. Классификация управленческих документов, используемых в работе офиса. Формирование дел. Определение сроков хранения офисной документации. Этапы подготовки документов к передаче на архивное хранение. Обеспечение сохранности документной информации. Риски объективных и субъективных угроз сохранности документов.
Обеспечение информационной безопасности в офисном пространстве. Работа с конфиденциальными информационными ресурсами офиса. Классификация информационных офисных ресурсов по уровню доступности. Открытые информационные ресурсы. Информационные ресурсы ограниченного доступа и использования: секретные и несекретные. Угрозы безопасности ценным и конфиденциальным информационным ресурсам. Основные и вторичные угрозы. Каналы несанкционированного доступа к информации. Организационные и технические каналы утечки информации. Методы защиты конфиденциальной офисной информации. Защита информации при проведении совещаний и переговоров.
Анализ и модернизация системы офисного делопроизводства.
Тема 7. Требования к оснащению современного офиса.
Нормативные требования к оснащению офиса. Виды офисных материалов. Офисные материалы повседневного пользования. Офисные материалы длительного пользования. Определение запасов материалов. Планирование и оснащение помещения офисной мебелью. Автоматизация офиса.
13
Требования к архитектуре офисных персональных компьютеров. Средства организационной техники. Прогнозирование и обеспечение офиса расходными материалами для оргтехники. Эргономика офиса. Организация рабочих мест сотрудников офиса. Охрана труда. Факторы, влияющие на условия труда. Санитарно-гигиенические факторы. Психофизические факторы, фазы работоспособности. Психологические факторы. Социально-бытовые факторы. Технические факторы. Эстетические факторы. Достижение необходимого уровня комфорта современного офиса. Системы рационализации рабочих мест. Расчет площади служебных помещений. Обеспечение офиса канцелярскими принадлежностями. Шкафы для хранения документации, требования безопасности к их конструкции. Планирование уровня затрат на оснащение офиса.
Эффективность аутсорсинга в офисной деятельности.
Тема 8. Документирование проведения инвентаризации и ревизий.
Планирование инвентаризаций и ревизий. Порядок проведения инвентаризаций и ревизий. Документы о составе инвентаризационной (ревизионной) комиссии (приказы, постановления, решения). Инвентаризационные описи и акты инвентаризации. Формирование актов ревизий.
Тема 9. Формирование и подготовка отчетной документации для офисного руководителя.
Определение и фиксация отчетных периодов. Документы по учету использования рабочего времени и расчетов по оплате труда. Статистическая отчетность. Формирование справок, сводок, перечней для представления офисному руководителю. Роль отчетной документации в деятельности офисного руководителя.
14
Вопросы для самопроверки и задания для практического занятия
1.Охарактеризуйте понятие“офис”.
2.Охарактеризуйте понятие “офисные технологии”.
3.Подумайте, каким образом изменились задачи и назначение офисной деятельности по сравнению с конторской деятельностью советского времени.
4.Как различаются по назначениям структурные подразделенияофиса?
5.Перечислите основные структурные подразделения офиса.
6.Какие из структурных подразделений офиса являются ведущими, а какие – второстепенными? Как это связано с масштабом и спецификой деятельности организации? Поясните свойответ.
7. Укажите, в чем состоит различие между |
секретарем |
и |
офисменеджером. В чем причины смешения данныхпонятий?
8.Какие работы в офисе можно отнести нааутсорсинг?
9.Объясните, почему, несмотря на явные технические и представительские преимущества офисных зданий класса А, большинство арендаторов предпочитают арендовать помещения классов В иС?
10.Объясните причины появления класса D в классификации офисных зданий в России.
11.В каких случаях используют временныйофис?
12.Перечислите основные средства офисной оргтехники и опишите их назначение.
13.Какие средства оргтехники вы считаете устаревшими на сегодняшний момент?
14.Укажите какие виды программного обеспечения используются в деятельности современного офиса.
15.Подумайте по каким признакам офис может считатьсяэлектронным.
16.Оправдано ли, по вашему мнению, употреблять понятия «виртуаль-
15