ный» и «мобильный» офис как синонимы? Обоснуйте своюпозицию.
17.Назовите средства передачи информации, используемые для организации мобильного офиса.
18.Для каких сфер бизнеса, по вашему мнению, удобнее организация мобильного офиса, а для каких предпочтительней стационарныйофис?
19.Что такое эргономика офиса?
20.Назовите факторы, влияющие на условия труда офисных сотрудни-
ков.
21.Назовите и обоснуйте основные требования и рекомендации по рациональной организации рабочих мест сотрудниковофиса.
22.В каких случаях закрытая планировка офиса удобнееоткрытой?
23.Подумайте, в каких случаях и для каких организаций предпочтительнее открытая планировкаофиса.
24.Опишите особенности комбинированнойпланировки.
25.Как, по вашему мнению, интерьер офиса связан с имиджемфирмы?
26.Какие интерьерные решения в оформлении офиса вызнаете?
27.Укажите, какие информационные ресурсы используются в современном офисе.
28.Если вам понадобится отправить письмо, которое содержит обязательство оплатить оказанные услуги, то каким видом связи вы воспользуетесь, чтобы письмо сохранило свою юридическую силу? Обоснуйте.
29.Поясните, почему всегда следует помнить, что факт документирования резко увеличивает риск угрозыинформации.
30.Какие технические каналы утечки информации вам известны? Назовите способы их перекрытия.
31.Назовите способы, какими, по вашему мнению, можно минимизировать угрозы утраты ценной информации из-за намеренного сотрудничества работника фирмы.
16
32.Назовите виды и назначение коммуникаций вофисе.
33.Перечислите известные вам уловки, употребляемые в полемической деятельности (переговоров, деловой беседы), и обоснуйте, какие из них кажутся вам допустимыми, а какие – недопустимыми.
34.Перечислите основные виды совещаний и укажите ихспецифику.
35.Приведите наиболее распространенные формулы, употребляемые в деловой переписке.
36.Обсудите значение и роль неформальных коммуникаций (слухов, сплетен, новостей и т. п.) в системе офисныхкоммуникаций.
37.Назовите основные категории служащихофиса.
38.Назовите недостатки, которые могут возникнуть при формировании спектра должностей офиса.
39.Опишите ситуации, при которых может возникнуть проблема появления «офисногопланктона».
40. Перечислите основные |
приемы определения потребности в |
сотрудниках. |
|
41.Назовите основные требования к подборуофисныхкадров.
42.Назовите традиционные и нетрадиционные методы оценки и аттестации персонала.
43.Охарактеризуйте корпоративную культуру известных фирм. Из каких элементов она состоит?
44.Укажите, по каким признакам можно распознатьманипуляцию.
45.Назовите основные факторы, способствующие появлению моббинга в офисе, и укажите меры, какие, по вашему мнению, стоит предпринимать руководству и остальным сотрудникам по егопредотвращению.
46.Отметьте, в каких случаях конфликт в офисе помимо отрицательных сторон может иметь иположительные.
17
Задания для проведения ролевых игр
Задание 1. Ролевая игра: по жребию выберете «администратора Reception». Остальные должны разыграть разного рода посетителей и клиентов. После игры необходимо обсудить, какие качества и навыки были продемонстрированы этим «администратором» и какие из них стоитулучшить.
Задание 2. Определите организационную структуру офиса организации по плану:
организационно-правовая формаорганизации;
название, цели и направления еедеятельности;
структура организации;
организационная структураофиса;
основные задачи, решаемые каждым подразделениемофиса.
Задание 3. Укажите, к какому классу принадлежит здание, в котором располагается знакомый вам офис. Перечислите параметры, по которым вы определили принадлежность к данному классу этогоофиса.
Задание 4. Опишите различия между прежней классификации офисных зданий и современной классификацией.
Задание 5. Назовите основные требования к санитарно-гигиеническим условиям труда офисных служащих. Оцените условия труда в знакомом вам офисе и подумайте, насколько они соответствуютнормам.
Задание 6. Охарактеризуйте социально-бытовые факторы, влияющие на условия труда офисных служащих. Определите методом опроса, насколько удовлетворены сотрудники знакомого вам офиса социально-бытовыми условиями труда.
Задание 7. Составьте перечень используемых в современном офисе средств связи и их характеристик (в виде таблицы).
18
Задание 8. Проведите ролевую игру «секретарь – клиент» с тем, чтобы разыграть разные типы секретарей и способы прохождения поставленного ими «секретарского барьера».
Задание 9. Представьте ситуацию, что вы – офис-менеджер. Какие бы изменения и исправления в организации и оснащении рабочих мест сотрудников, в интерьере и дизайне офиса вы предложили бы в этом случаеруководителю?
Задание 10. Проведите ролевую игру: разделитесь на пары и по соглашению или жребию определите роли участников телефонного разговора – сомневающегося или возмущенного клиента и менеджера, работающего с его возражениями. Аналогично разыграйте разные тактики снятия сопротивления.
Задание 11. Придумайте пример дресс-кода для офиса, в котором вы хотели бы работать, и обоснуйтеего.
Задание 12. Вспомните, приходилось ли вам быть субъектом или объектом манипуляции со стороны руководства или подчиненных? Назовите конкретные примеры манипуляций и способы борьбы сними.
Задание 13. Проведите наблюдение или опрос (например, социометрический), чтобы выяснить, настолько психологический климат в коллективе чреват возникновением моббинга.
Задание 14. Проанализируйте, какие причины конфликта являются наиболее распространенными в офисе (вашем коллективе).
Вопросы к зачету:
1.Управление офисом как составная часть управления организацией.
2.Понятие «офис», роль офиса как органа управления в условиях рыночной экономики.
3.Понятие “офисные технологии”. Структура, методы офисных техно-
19
логий.
4.Теоретические модели офиса.
5.Специфика деятельности офиса как административнойединицы.
6.Функции офиса, виды и направления офиснойдеятельности.
7.Организационная структура офиса. Условия создания эффективной структуры офиса.
8.Принципы разделения и кооперации труда в офисе. Основные подразделения в структуре офиса.
9.Информационно-документационная служба, ее функции и подразделения.
10.Функции, задачи и подразделения юридической, финансово - бухгалтерской и кадровой службыофиса.
11.Функции и задачи технической, социально-бытовой службы и службы безопасности.
12.Функции и задачи службы связей с общественностью и службы
Reception.
13.Секретарская служба: функции итребования.
14.Основные функции и задачиофис-менеджмента.
15.Классификация офисных зданий.
16.Оборудование и жизнеобеспечение деятельностиофиса.
17.Общие сведения о программных продуктах, используемых в современном офисе.
18.Функциональные группы оргтехники, используемые вофисе.
19.Стационарные (традиционные) офисы, их виды иназначение.
20.Понятие электронного (автоматизированного) офиса.
Его преимущества и недостатки.
20