графа 7 «Фактичні видатки» наводить суму фактичних видатків, тобто дійсних витрат, що оформлені та підтверджуються відповідними документами, зокрема видатків за несплаченими накладними (рахунками) кредиторів за нарахованою заробітною платою, які здійснені в поточному році;
графа 8 «Залишок на кінець звітного періоду», залишку на кінець звітного періоду бути не повинно.
Форма №5 - «Звіт про рух необоротних активів» відображає наявність необоротних активів бюджетної установи на початок на кінець року, їх рух протягом звітного періоду. Заповнюються окремі графи форми № 5, графи 3 і 4 «Звіту про рух необоротних активів» наводять інформацію про їх наявність відповідно на початок і на кінець звітного року. Підсумкові дані форми мають відповідати відповідним графам форми № 1 «Баланс». Приклад заповнення річної форми №5 наведено у додатку № 21 до Розділу 5.
Форма №6 - «Звіт про рух матеріалів і продуктів харчування» відображає рух матеріалів і продуктів харчування відображає рух матеріалів, продуктів харчування протягом року та їхні залишки на початок і кінець року. Установою заповнюються окремі графи звіту даної форми, де у графах 3 і4 наводиться інформація про наявність матеріалів і продуктів харчування відповідно на початок і кінець року, а у графі 5 - списання матеріалів і продуктів харчування на потреби установи на рік.
Форма № 7-д «Звіт про заборгованість бюджетних установ» складають установи, що отримують кошти державного бюджету на підставі даних бухгалтерського обліку про фактичну дебіторську та кредиторську заборгованість, яка виникла в установі під час виконання кошторису за поточний та минулі роки. Віт складають за кодами програмної класифікації видатків (по управлінню це 3501010 та 3504020),КЕКВ та містить інформацію про заборгованість бюджетних установ як за видатками, так і за нарахованими доходами (по власних надходженнях бюджетних установ).
Слід зауважити, що до форми №7-д не включається заборгованість за виплатою допомоги і компенсацій громадянам, які постраждали внаслідок катастрофи на ЧАЕС, за внутрішньовідомчими розрахунками з централізованого постачання матеріальних цінностей, розрахунки за депозитними операціями з депонентами, заборгованість за недостачами і крадіжками коштів та матеріальних цінностей та заборгованість за іншими сумами, що підлягають утриманню в установленому порядку. Ці дані відображаються у формі «Довідка про суми дебіторської та кредиторської заборгованості установи за операціями які не відображають у ф7-д.
Звіт форми №7-д містить таку інформацію:
графа 1. «Показники» зазначає статті витрат бюджетної установи;
графа 2. «Коди економічної класифікації видатків»;
графа 3. «Код рядка»,код встановлений згідно порядку;
графа 4. «Дебіторська заборгованість на початок року», тут наводиться сума дебіторської заборгованості, що склалась в установі на початок року;
графа 5. «Прострочена дебіторська заборгованість на початок року», із загальної суми дебіторської заборгованості наводиться сума дебіторської заборгованості на початок року;
графа 6. «Дебіторська заборгованість на звітну дату - усього», в даній графі відображається сума дебіторської заборгованості установи, що виникла при виконанні кошторису установи а поточний та минулі роки і перебуває на бухгалтерському обліку станом на дату складання звіту;
графа 7. «Дебіторська заборгованість на звітну дату - прострочена» із загальної суми дебіторської заборгованості наводиться сума дебіторської заборгованості на початок року;
графа 8. «Списана дебіторська заборгованість на звітну дату», тут наводиться сума дебіторської заборгованості, яка була списана протягом звітного періоду згідно встановленого порядку;
графа 9. «Кредиторська заборгованість на початок року», в даній графі наводиться сума кредиторської заборгованості станом на початок звітного року, що відповідає даним «Кредиторська заборгованість на звітну дату - усього» форми № 7-д річного фінансового звіту а попередній звітний рік;
графа 10. «Із кредиторської заборгованості на початок року - бюджетна», яка відображає суму кредиторської заборгованості установи, що виникла через недоотримані асигнування у попередніх бюджетних роках і залишилась несплаченою станом на початок року;
графа 11. «Кредиторська заборгованість на початок року - небюджетна»,- суму кредиторської заборгованості із загальної суми, що виникла у в’язку зі взяттям розпорядником бюджетних коштів зобов’язань понад кошторисні призначення;
графа 12. «Прострочена кредиторська заборгованість на початок року», із загальної суми кредиторської заборгованості наводиться сума заборгованості з простроченим терміном;
графа 13. «Кредиторська заборгованість на звітну дату - усього». Відображається сума кредиторської заборгованості, що виникла під час виконання кошторису за поточний та минулі роки і перебуває на бухгалтерському обліку на звітну дату;
графа 14. «Кредиторська заборгованість на звітну дату - бюджетна». І загальної суми кредиторської заборгованості наводять суму, яка утворилась через недоотримання асигнувань у попередніх та поточному роках;
графа 15. «Кредиторська заборгованість на звітну дату - небюджетна», кредиторської заборгованості із загальної суми, що виникла у в’язку зі взяттям розпорядником бюджетних коштів зобов’язань понад кошторисні призначення у попередні та поточному роках;
графа 16. «Кредиторська заборгованість на звітну дату - прострочена», із загальної сум кредиторської заборгованості - заборгованість, що виникає після закінчення терміну обов’язкового платежу згідно з укладеними договорами, або, якщо дата платежу не визначена, то через 30 днів після виписування накладної (рахунку); графа 17. «Кредиторська заборгованість на звітну дату, термін оплати якої не настав». Із загальної суми кредиторської заборгованості виділена заборгованість за поточний та минулі роки, що перебуває на бухгалтерському обліку станом на дату складання звіту, термін оплати якої не настав;
графа 18. «Кредиторська заборгованість на звітну дату - списана». Наводиться сума кредиторської заборгованості яка була списана протягом звітного періоду згідно встановленого порядку;
графа 19. «Зареєстровані фінансові зобов’язання на кінець звітного періоду - разом». В цій графі відображаються суми фінансових зобов’язань, які зареєстровані протягом звітного періоду в органі Державного казначейства України та залишились непроплаченими на кінець звітного періоду;
графа 20. «Кредиторська заборгованість із зареєстрованих фінансових зобов’язання на кінець звітного періоду». Зі всієї суми фінансових зобов’язань, які зареєстровані протягом звітного періоду в органі Державного казначейства України та залишились непроплаченими на кінець звітного періоду, відображається кредиторська заборгованість.
Графа 8 та 12 у місячних звітах не заповнюються.
Форма №9 «Звіт про результати фінансової діяльності» складають для відображення результату фінансової діяльності за звітний рік. Результат фінансової діяльності установи визначається списанням підсумковими оборотами доходів та видатків за звітний рік.
У звіті відображають операції, здійснені а доходами, видатками установи, операції, наслідками яких є збільшення або зменшення доходів та/або видатків. Так, результат переоцінок може впливати як на збільшення доходів, так і на збільшення видатків.
Дані графи 3 «За попередній рік» повинні відповідати даним графи 4 «За звітний рік» річної форми №9 за попередній рік. Форма №15 «Звіт про недостача та крадіжки грошових коштів та матеріальних цінностей в бюджетних установах» - відображає недостачі та крадіжки грошей і матеріальних цінностей за заходами, що були здійснені для їх усунення.
До фінансової звітності розпорядники подають пояснюючу записку.
Слід зауважити, що установи та організації, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів державного бюджету та які перебувають на казначейському обслуговуванні кошторисів в обов’язковому порядку подають погоджену з органами Державного казначейства фінансову звітність органам до сфери управління яких вони належать.
Бюджетні установи складають інші види звітності. Так статистичну звітність - звіти про чисельність і склад персоналу, заробітну плату працівників тощо, подають до органів статистики. Крім того, бюджетні установи звітують перед податковими органами, фондами соціального та пенсійного страхування.
Вимоги щодо складання та подання
статистичної, податкової звітності, та звітності до фондів пенсійного та
соціального страхування встановлюється відповідними нормативно-правовими
документами цих органів. [7; 765-812]
.4 Організація збереження облікових
документів
Підставою для відображення у бухгалтерському обліку бухгалтерських операцій в органах Казначейства є первинні облікові документи, які фіксують факти здійснення операцій. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних облікових документів можуть складатися зведені облікові документи.
Первинні облікові документи - це документи, створені в органах Казначейства у письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують операції про виконання державного та місцевих бюджетів. До таких документів відносяться меморіальні ордери, платіжні доручення та інші (далі - первинні документи). Первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Первинні документи, складені як у паперовій, так і в електронній формі, для надання їм юридичної сили, повинні мати такі обов'язкові реквізити, які перевіряє відповідальний виконавець до введення їх в систему:
назву документа (форми);
номер та дату складання документа;
назву установи (організації, підприємства), від імені якої складений документ;
зміст операції (підставу для її здійснення) та одиницю її виміру;
суму операції (цифрами та прописом). Сума операції може бути відображена цифрами, за відсутності на документі суми прописом, якщо цей документ формується за допомогою програмного забезпечення в автоматизованому режимі, або якщо це передбачено нормативними актами;
номери рахунків;
назву банку (отримувача та платника);
посади та підписи осіб, відповідальних за здійснення операції та правильність її оформлення з розшифровкою підписів (підтвердження підпису на документі в електронному вигляді здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису (далі - ЕЦП).
Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача та інші.
Первинні документи, які не містять обов’язкових реквізитів, є недійсними і не можуть бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку.
Первинний документ підписується уповноваженими особами особисто, а підписи можуть бути скріплені печаткою. ЕЦП накладається відповідно до Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронний цифровий підпис».
Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.
Операції органів Казначейства, які здійснюються без участі документів клієнтів, оформляються органом Казначейства згідно з вимогами цього Порядку та інших законодавчих та нормативно-правових актів.
Орган Казначейства приймає документи від клієнтів протягом операційного дня, в межах операційного часу, визначеного органом Казначейства, з урахуванням регламенту роботи системи електронних платежів Національного банку України.
Кошти списуються з рахунку клієнта тільки на підставі першого примірника меморіального документа. При застосуванні електронного документообігу, оригіналом меморіального документу є електронний документ, створений за допомогою засобів криптографічного захисту інформації (далі -КЗІ), з використанням ЕЦП.
Усі первинні документи за поточний день підлягають підрахунку з отриманням підсумків, які звіряються з даними щоденного оборотно-сальдового балансу.
Головний бухгалтер вживає всі необхідні заходи для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку.
Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку, а також за неправильне відображення операцій в регістрах бухгалтерського обліку несуть особи, які склали і підписали ці документи (регістри).
Відповідальність за взяття до обліку первинних документів, які суперечать законодавству, несуть особи, які їх ініціювали та підписали. Інформація, що міститься у прийнятих до обліку документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов’язаних рахунках бухгалтерського обліку. Регістри синтетичного та аналітичного обліку ведуться на паперових носіях та/або в електронній формі.
Ведення синтетичного обліку забезпечується за допомогою рахунків Плану рахунків бухгалтерського обліку виконання державного та місцевих бюджетів (далі - План рахунків).
Синтетичний облік здійснюється на рівні класів, розділів, груп та рахунків IV порядку Плану рахунків і забезпечує отримання інформації про операції, які виконуються органом Казначейства і відображаються у звітності.
У синтетичному обліку всі операції відображаються в грошовій одиниці України.
Детальна інформація про кожного контрагента та кожну операцію фіксується на рівні аналітичного обліку на аналітичних рахунках. Дані аналітичних рахунків повинні бути тотожними відповідним рахункам синтетичного обліку. У разі виявлення розбіжностей між даними аналітичного обліку та відповідними даними синтетичного обліку відповідальними працівниками структурних підрозділів з питань ведення бухгалтерського обліку та складання звітності з’ясовуються їх причини та вживаються заходи щодо їх усунення.
В аналітичному обліку операції в іноземній валюті ведуться в подвійній оцінці: в іноземній валюті за її номіналом та в гривневому еквіваленті іноземної валюти, за офіційним валютним курсом, установленим Національним банком України до іноземних валют на дату операції.
Органи Казначейства ведуть такі обов’язкові регістри бухгалтерського обліку: щоденний оборотно-сальдовий баланс та оборотно-сальдову відомість за аналітичними рахунками. Щоденний оборотно-сальдовий баланс формується та роздруковується на паперових носіях щоденно, перевіряється відповідальним виконавцем і підписується керівником (заступником керівника) і головним бухгалтером (заступником головного бухгалтера) органу Казначейства.
У щоденному оборотно-сальдовому балансі відображаються обороти за дебетом і кредитом за день, вихідні та вхідні залишки за дебетом та кредитом за кожним рахунком з проміжним підсумком за рахунками другого та третього порядків. У щоденному оборотно-сальдовому балансі відображаються підсумки за кожним класом рахунків. Правильність складання щоденного оборотно-сальдового балансу та залишків контролюється рівністю дебетових і кредитових оборотів та залишків за дебетом та кредитом і загальний підсумок за всіма рахунками. Наявність такої рівності є обов’язковою умовою початку нового операційного дня в органі Казначейства.