Практические рекомендации могут быть следующими. Предпосылками для проведения работ могут быть:
· необходимость эффективного функционирования предприятия и устойчивого получения прибыли;
· требования государственных стандартов (по эффективному использованию финансовых и других выделяемых ресурсов, снижению непроизводительных расходов (потерь) ресурсов по выполняемым контрактам);
· необходимость обеспечения рентабельности выпуска гражданской продукции и товаров народного потребления. При больших накладных расходах получается большая себестоимость, которая часто выше цены на данную продукцию, устанавливаемую рынком;
· так как в основу систем менеджмента качества положен процессный подход, то и управление затратами на качество должно осуществляться в рамках идентифицированных процессов СМК.
Теоретическое обоснование оценки затрат на качество продукции СМК промышленного предприятия заключается в разработке следующих элементов авторской методологии организационной оценки затрат на качество:
· при использовании при анализе затрат на качество PAF-модели необходимо различать затраты на соответствие и затраты, связанные с несоответствиями;
· в рамках процесса необходимо обеспечить возможность разделения затрат по следующим видам: затраты на соответствие процесса (инвестиции в качество); затраты вследствие несоответствия (внутренние и внешние отказы);
· в рамках идентифицированных процессов СМК предлагается установить единую классификацию затрат по видам, типам (категориям) и элементам (единый формат учёта и оценки затрат с целью возможности их сопоставления) на основе PAF-модели;
· для возможности сопоставления затрат и их анализа должен быть установлен единый оценочный показатель. Самым универсальным показателем является оценка в рублях. Для этого необходимо использовать единую нормативную базу. Считается необходимым сформировать нормативы труда, материалов, износа основных производственных фондов, санитарно-эпидемиологические нормы, другие экономические и финансовые нормативы;
· для каждого процесса СМК должна быть построена модель затрат на процесс, включающая все виды затрат на процесс. Модель строится на основе идентификации всех ключевых работ, подлежащих контролю, и отнесения их к затратам на предупреждение и оценку или к затратам вследствие несоответствия (отказы) (BS 6143: часть 1, 2).
Таким образом, две широкие группы затрат, относящихся к качеству, должны классифицироваться предприятием как: 1) предупредительные затраты (инвестированные в качество денежные средства); 2) оценочные затраты (инвестированные в качество денежные средства); 3) издержки, обусловленные внутренними отказами; 4) издержки, обусловленные внешними отказами.
Предприятию может быть предложено к практическому использованию сочетание трёх методов калькуляции затрат, связанных с обеспечением качества, изложенных в ранее действующих рекомендациях ИСО 9004-1 (раздел 6) «Финансовые аспекты системы качества», а именно:
А. Метод калькуляции затрат на качество. Затраты на качество при использовании данного метода предприятию рекомендуется подразделить на затраты, являющиеся результатом внутренней хозяйственной деятельности, и на затраты на внешние работы.
Б. Метод калькуляции затрат, связанных с процессами. Метод может использоваться предприятием для анализа стоимости соответствия и стоимости несоответствия любого процесса.
В. Метод определения потерь вследствие низкого качества. При использовании данного метода основное внимание должно уделяться внутренним и внешним потерям вследствие низкого качества и определению материальных и нематериальных потерь.
В соответствии с утверждёнными элементами авторской модели организационной оценки и учёта затрат на качество периодически должна проводиться оценка затрат на процесс и оформляться отчёт по установленной форме. Источник данных для оценки затрат должен быть идентифицирован. Этот источник должен извлекаться из информации, уже проверенной финансовой службой предприятия.
Методические подходы к разработке управляющей подсистемы организационной оценки и менеджмента затрат на качество продукции СМК промышленного предприятия. Известная ранее модель учёта затрат на качество продукции промышленного предприятия дополнена и предполагает помимо известных подходов выделение самостоятельной системы организационной оценки затрат на процессы СМК и экономико-организационной модели затрат подразделений, работающих внутри системы менеджмента качества.
Модель учёта затрат на качество продукции в соответствии с известной методикой BS дополнена применимостью к процессам СМК, чем обусловлено и что требует выделения управляющей подсистемы организационной оценки затрат на процессы СМК и экономико-организационной модели затрат подразделений, работающих внутри системы менеджмента качества.
В научный и практический оборот введено авторское понятие внутренней системы менеджмента и организационной оценки затрат на качество продукции промышленного предприятия, экономико-организационной модели учёта затрат подразделений с типичными входными и выходными потоками.
Указанные модели менеджмента затрат функционируют как самостоятельные управляющие подсистемы в структуре головной системы менеджмента качества промышленного предприятия.
Внутренняя система организационной оценки и менеджмента затрат на качество продукции и процессов СМК представляет собой тот способ, которым промышленное предприятие решает деловые задачи, связанные с качеством и с оцениванием стоимости качества. Такая внутренняя самостоятельная управляющая подсистема охватывает организационную структуру предприятия, документацию, производственные процессы и ресурсы, используемые для достижения поставленной цели.
Авторская разработка модели организационной оценки затрат на качество предполагает установление в рамках идентифицированных процессов СМК единой классификации затрат по видам, типам (категориям) и элементам (единый формат учёта и оценки затрат с целью их сопоставления) на основе PAF-модели.
Для каждого процесса СМК должна быть построена модель организационной оценки затрат на процесс, включающая все виды затрат на процесс. Модель строится на основе идентификации всех ключевых работ, подлежащих контролю, и отнесения их к затратам на предупреждение и оценку или к затратам вследствие несоответствия (отказы).
Такой подход к организации процесса учёта и анализа затрат должен обеспечить информацией для разработки результативного и эффективного плана предупреждения потерь и определения приоритетов, касающихся каждого процесса и продукции, чтобы удовлетворять потребности и ожидания заинтересованных сторон.
Для практической реализации изложенного подхода предлагается в рамках СМК ввести дополнительно процесс учёта, организационной оценки и управления затратами на качество. Каждый процесс имеет свои входы и выходы. На процесс оказывают влияние управляющие воздействия. Для обеспечения нормального процесса необходимы ресурсы.
Авторская методология функционирования подсистемы организационной оценки и менеджмента затрат на качество должна включать следующие этапы:
а) идентификация работ в рамках процесса, предполагающая выявление видов деятельности внутри процесса СМК;
б) ведение мониторинга затрат. Данные о затратах могут быть извлечены из существующей системы управления финансами и дополнены собранными оперативными данными;
в) подготовка отчёта о затратах на качество промышленной продукции и затратах на процесс СМК с подведением всех итогов и сравнения с выручкой от продаж;
г) идентификация факторов экономии, мониторинга и подготовка отчёта об удовлетворённости потребителя с сравнением с прежними результатами, определением тенденций и т.д.
Руководство должно обратить внимание на ситуацию с тем, чтобы определить, есть ли возможности для коррекции и предупреждения несоответствий, непрерывного улучшения внутри проектируемой системы организационной оценки и менеджмента затрат на качество.
Разрабатываемая система организационной оценки и менеджмента затрат на качество обязательно должна предполагать управление улучшениями, что достигается проведением анализа «затраты - прибыль». При проведении анализа «затраты - прибыль» в подсистеме СМК по организационной оценке и менеджменту затрат на качество необходимо убедиться, что меры по улучшению спланированы и затраты на них согласуются с главной целью промышленного предприятия, что позволит оценить рост доходов благодаря повышению удовлетворённости потребителя.
При проведении такого анализа необходимо оценить изменения в затратах на соответствие и несоответствие процессов и сопоставить суммарное финансовое воздействие предложенных мер по улучшению на систему менеджмента качества и дальнейшие финансовые возможности системы организационной оценки затрат на качество.
Сравнив суммарные выгоды от инвестиций в мероприятия по улучшению, руководство решит, продолжать их или нет.
Система организационной оценки и менеджмента затрат на качество в структуре головной системы менеджмента качества промышленного предприятия подразумевает на начальном этапе сбора данных о затратах на качество продукции и процессы СМК построение схемы взаимодействия типичных входных и выходных потоков процессов производственного подразделения. Такой подход позволит наглядно определить, где искать данные о стоимости качества и какие процессы в СМК наиболее затратные и требуют эффективных управленческих решений.
В ходе разработки процесса организационной оценки и управления затратами на качество необходимо определить его характеристики.
Характеристиками процесса являются:
· вход процесса: первичная отчётная информация системы бухгалтерского учёта и отчётности (информация о ситуации на производстве);
· выход процесса: мероприятия по снижению непроизводительных потерь и издержек производства; отчёты о затратах на процессы;
· управляющие воздействия: стандарты предприятия и методики по учёту и анализу затрат; нормативы по труду, заработной плате, расходу материалов, амортизации оборудования и т.д.
· ресурсы: подготовленный персонал; компьютерная и другая оргтехника; программное обеспечение; формы и бланки.
Процесс должен находиться в управляемых условиях, в рамках которых должен быть реализован полный управленческий цикл (планирование - организация - мотивация - контроль - анализ - регулирование).
Основными целями при планировании процесса организационной оценки затрат на качество являются разработка регламентирующих организационно-технических документов, определение структурной схемы и участников процесса.
Работы по планированию процесса рекомендуется осуществлять в следующей последовательности: создание рабочей группы из представителей службы качества, планово-экономического отдела, бухгалтерии для разработки организационно-методических документов; постановка задачи; анализ действующей системы бухгалтерского учёта и отчётности; доработка действующих или, в случае необходимости, разработка новых форм сбора первичной информации и отчётности; разработка процедурных и методических документов; утверждение и введение разработанных документов.
Основная цель организации процесса - внедрение и практическая реализация требований организационно-методических документов.
Основными задачами организации процесса являются распределение и закрепление ответственности за выполняемые работы, обеспечение необходимыми ресурсами, организация рабочих мест, организация сбора и обработки информации, установление взаимодействия между подразделениями.
Паспорт процесса учёта, оценки и управления затратами на качество в модели организационной оценки затрат приведён в табл. 1.
Система организационной оценки и менеджмента затрат на качество предполагает методику учёта сведений о затратах на качество, представленную в табл. 2.
Изложенный подход к управлению затратами на качество в СМК позволит повысить персональную ответственность владельцев процессов за эффективное расходование выделяемых ресурсов и обеспечение эффективного функционирования закреплённых процессов.
Первоначально можно поставить цель, связанную со снижением непроизводительных расходов и потерь.
Далее можно перейти к следующему этапу, связанному с оптимизацией затрат на специфицированные процессы системы менеджмента качества предприятия. Созданная рабочая группа под руководством директора предприятия, основываясь на данных бухгалтерского учёта, должна проанализировать все затраты, связанные с качеством, принять необходимые меры по снижению, к примеру, затрат, связанных с внутренним браком; затрат на устранение дефектов, выявленных при эксплуатации продукции покупателем; затрат, связанных с низким качеством закупаемой продукции; затрат, связанных с издержками в производстве. Можно увеличивать количество подлежащих мониторингу видов затрат.