Дипломная (вкр): Проектная деятельность органов власти Пермского края в реализации государственных программ

Рисунок 1.3 Схема жизненного цикла проекта

Каждый этап (стадия) проекта функционирует в рамках определенного процесса.

Процессы управления проектами разделяются на пять групп:

·  Группа процессов инициации - процессы, которые выполняются для определения нового проекта или новой фазы существующего проекта путем получения разрешения для начала проекта или фазы.

·        Группа процессов планирования - процессы, требуемые для определения общего содержания проекта, уточнения целей и определения последовательности действий, требуемых для достижения целей проекта.

·        Группа процессов исполнения - процессы, применяемые для выполнения работ, определенных в плане управления проектом, для удовлетворения спецификаций проекта.

·        Группа процессов мониторинга и управления - процессы, требуемые для отслеживания, анализа и регулирования хода и эффективности исполнения проекта, выявления тех областей, в которых требуется внесение изменений в план, и инициации соответствующих изменений.

·        Группа процессов завершения - процессы, выполняемые для завершения всех действий в рамках всех групп процессов и формального завершения проекта или фазы.

В ходе процесса инициации определяются основные параметры проекта: цели, задачи, сроки, организационная структура.

В ходе процесса планирования проекта формируется план-график проекта, назначаются ответственные за реализацию мероприятий проекта, планируются затраты, выстраивается иерархическая структура работ, определяются риски, связи и зависимостей между задачами.

На этапе планирования проекта проводится разбиение проекта на отдельные блоки работ и выделение мероприятий и контрольных событий в следующих разрезах:

·  Отчетные периоды (неделя, месяц, квартал, год).

·        Этапы проекта.

·        Весь проект.

В рамках процесса исполнения проекта участники проектной деятельности реализуют запланированные мероприятия, достигают контрольные события и отчитываются о достигнутых результатах.

Подтверждение выполнения вех осуществляют Исполнители в ИАС УП через процесс реализации, мониторинг выполнения вех проводит департамент мониторинга Администрации губернатора Пермского края. При изменении исходных условий реализации объекта управления, программы, непроектного мероприятия, «дорожной карты» Руководитель через процесс управления изменениями в ИАС УП инициирует изменения в проектную документацию.

Контроль исполнения проекта осуществляется с использованием отчетности с периодичностью, определенной типом проекта. Установленные периоды отчетности позволяют осуществлять контроль на всех уровнях: стратегическом (1 раз год), тактическом (1 раз в квартал), оперативном (1 раз в месяц), операционном (1 раз в неделю).

В ходе процесса изменений осуществляется согласование возможности изменения проекта, внесение изменений и согласование внесенных изменений.

На этапе завершения осуществляется приемка конечного результата проекта либо его прекращение или приостановление. Приостановление проекта означает его досрочное завершение с возможностью последующего возобновления. Прекращение проекта означает его досрочное завершение без возможности возобновления. Причинами для прекращения или приостановления служат ситуации, возникающие в ходе реализации проекта, в результате которых он не может продолжаться.

1.3     Обзор программных средств управления государственными программами

Среди большого количества информационных средств, автоматизирующих процессы проектного управления, стали появляться и программные средства для автоматизации процесса управления государственными программами.

Так, Департаментом информационных технологий г. Москвы используется «Информационная система управления Государственными программами», разработанная компанией «Проектная практика» на платформе MS SharePoint.

К функциональным возможностям системы относятся:

·  Сбор и/или формирование заявок органов исполнительной власти г. Москвы на автоматизацию/модернизацию/развитие (основание для инициации проектов).

·        Включение проектов в План работ по информатизации, в том числе согласование объемов финансирования.

·        Ведение паспортов проектов.

·        Контроль сроков реализации проектов, в том числе формирование, публикация, актуализация календарных планов.

·        Учет финансовых показателей проектов.

·        Хранение документации по проектам.

·        Назначение на роли участников проектов.

·        Формирование отчетов о ходе реализации проектов и об исполнительской дисциплине в утвержденных формах.

·        Оповещение участников о событиях в проекте.

·        Мониторинг целевых показателей проектов.

Можно сделать вывод, что государственная программа в этой информационной системе тоже принимает функции проекта и к ней применяются действия, характерные для проекта:

·  Разработка паспорта.

·        Формирование и актуализация календарного плана.

·        Контроль сроков.

·        Управление ресурсами программы.

·        Управление рисками.

ИАС УП Департамента обеспечивает доступ пользователей через Web-интерфейс с возможностью разграничения прав доступа по ролям, поиск информации, формирование электронных форм (карточек) проектов, выгрузку информации во внешние форматы и т.п. [11]. Основным недостатком этой системы является использование иностранного программного обеспечения.

В перечень продуктов «Проектной практики» также входит система «ПМ Форсайт», представляющая собой единый программно-методический и организационный комплекс, позволяющий выстроить и отладить процессы проектного, программного и портфельного управления [11]. Система направлена на поддержку проектной деятельности органов власти.

Функциональные возможности «ПМ Форсайт» достаточно обширны, т.к. система модульная.

Автоматизированы процессы календарного планирования, управления рисками, продуктами, финансами, показателями, ресурсами, документооборота, управления поручениями, процессами и мероприятиями, договорами.

Разработчики системы управления проектами «Адванта» предлагают «Систему управления целевыми программами» - решение, специально разработанное для органов власти. Это решение предоставляет возможности для планирования и контроля проектов, организации межведомственного взаимодействия и контроля целевых показателей [21].

В результате анализа нескольких представленных в сети Интернет описаний информационных систем автоматизации управления государственными программами можно сделать вывод, что не существует единого решения. Есть несколько продуктов, разработанных на платформах систем автоматизации управления проектами.

Выводы по первой главе

В ходе анализа проектной деятельности в органах власти Пермского края было установлено следующее.

Проектное управление в органах власти и Администрации губернатора Пермского края развивается уверенными темпами. За последние годы разработана нормативная документация, регламентирующая проектную деятельность, создана организационная структура специализированных структурных подразделений по внедрению проектного управления, определены проектные роли и их функции. Для автоматизации проектной деятельности создана информационно-аналитическая система управления проектами на платформе MS ProjectServer. Для всех типов проектов, кроме государственных программ, автоматизированы процессы управления их жизненным циклом.

Проблема автоматизации процесса управления государственными программами достаточно актуальна. Среди большого количества информационных средств, автоматизирующих процессы проектного управления, стали появляться и программные средства для автоматизации процесса управления государственными программами.

В результате анализа нескольких представленных в сети Интернет описаний информационных систем автоматизации управления государственными программами можно сделать вывод, что не существует единого решения. Есть несколько продуктов, разработанных на платформах систем автоматизации управления проектами. При этом государственная программа рассматривается как проект, аккумулирующий информацию входящих в него подпроектов.

2.
Проектирование ИС УГП

Проектирование информационной системы предусматривает формирование требований к ней, корректно и точно отражающих цели и задачи организации-заказчика. Необходимо выяснить назначение проектируемой информационной системы, определить требования заказчиков к ней и отобразить их на языке моделей в требования к разработке.

Моделирование бизнес-процессов помогает решать ряд задач. Один из наиболее востребованных и широко используемых - это совершенствование самих моделируемых процессов. В ходе моделирования производится описание процессов «как есть», а затем различными способами выявляются узкие места в этих процессах и на основе данного анализа создается несколько моделей «как должно быть».

С целью выбора метода и средства для моделирования процессов управления проектами необходимо провести анализ исследований и публикаций, посвященный проблеме моделирования бизнес-процессов.

2.1 Обзор публикаций по проблеме моделирования бизнес-процессов

В научных статьях неоднократно поднималась проблема моделирования процессов.

В ГОСТе Р ИСО 9000-2008 под процессом понимается «любая деятельность, в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы» [6].

В.В. Репин и В.Г. Елиферов в своей книге дают следующее определение: «Бизнес-процесс - устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя» [13].

Несколько иное определение бизнес-процесса дает И.Г. Федоров: «совокупность работ, направленную на получение воспроизводимого, повторяемого результата» [21]. Т.е. упор в данном случае делается на повторяемость продукта процесса. Но данное определение не противоречит предыдущему, а дополняет его.

Под моделью понимается некий физический или абстрактный объект, свойства которого сходны со свойствами оригинала и отражающий существенные стороны изучаемого объекта с точки зрения цели моделирования [12].

Моделирование - построение моделей, предназначенных для изучения объектов, процессов, явлений [13]. Т.е. моделирование бизнес-процессов - это не только их графическое описание, но и анализ с целью оптимизации или прогнозирования.

В различных публикациях моделированию бизнес-процессов организации отводится важная роль. Основная его цель - систематизация знаний о компании и ее бизнес-процессах в наглядной графической форме, более удобной для анализа. При этом моделирование бизнес-процессов решает ряд задач, таких как выявление текущих проблем на предприятии и предвидения будущих. Кроме выявления проблем на предприятии моделирование позволяет определить стоимость как каждого процесса, так и всех в совокупности.

Моделированию и совершенствованию бизнес-процессов в различных областях посвящено множество исследований российских и зарубежных ученых.

Например, Р.С. Севастьянов в своем исследовании [14] уделяет внимание проблеме анализа и моделирования бизнес-процессов органов Федерального казначейства и рассматривает вопросы создания и использования имитационной модели для анализа эффективности процессов с применением процедур визуального и имитационного моделирования на основе языка UML и программного средства СИМ-UML. Данная программная система предназначена для анализа и моделирования деловых процессов организации, реализующая принцип интеграции визуального и имитационного моделирования [22].

Н.А. Боков отмечает, что при разработке и внедрении информационных систем телекоммуникационных компаний целесообразнее использовать методику eT-счетов (extended T-accounts), т.к. существующие методологии и соответствующие нотации - IDEF0, IDEF3, DFD, eEPC - не позволяют явно описать и наглядно представить учетные схемы предприятия для всех участников проекта создания и внедрения корпоративной информационной системы. Нотация еТ-счетов представляет собой графический язык и инструментарий для моделирования финансовой деятельности компании. Моделирование бизнес-процессов с использованием данной нотации обеспечивает прозрачность отражения хозяйственных операций, благодаря чему позволяет создать единую модель учета операций. Кроме того, нотация еТ-счетов дает возможность отражать в корпоративной информационной системе бухгалтерские проводки в различных системах учета, материальные проводки, а также бюджетные проводки для целей контроля бюджета [2].

Г.А. Благодатский в своих исследования обосновал возможность применения процессного и системного подходов к внутренним бизнес-процессам предприятий с использованием UML-моделей, которые успешно интегрируют предметные области знаний за счет своей наглядности и поддержки технологий объектно-ориентированного проектирования, что позволяет эффективно применять ее для создания модели единой информационной среды предприятия [1].

И.В. Червенчук обосновывает актуальность использования средств объектно-ориентированного анализа для описания бизнес-процессов и разработки информационных систем [24] с целью моделирования бизнес-процессов за счет расширенных элементов языка бизнес-прецедент и бизнес-актер. С помощью этих элементов языка UML становится возможным анализ и моделирование процессов и плавный переход к непосредственной разработке базы данных и информационной системы в целом.

Среди публикаций и контента в сети Интернет не были найдены исследования или статьи о применении методов для автоматизации процессов управления проектами. Взять за основу один из перечисленных не предоставляется возможным. Поэтому принято решение для моделирования и автоматизации процессов в системе управления государственными программами использовать нотацию BPMN, т.к. она предназначена как для моделирования бизнес-процессов, так и для их исполнения, она наиболее современная и активно развивающаяся. Кроме этого нотация позволяет представить процесс настолько детально, насколько это необходимо [5].

2.2  Требования к средствам моделирования бизнес-процессов управления проектами

Для облегчения управления моделями бизнес-процессов, отслеживания в них изменений и сокращения времени анализа используются различные программные средства моделирования.

Для дальнейшего исследования и апробации предполагается использование не только средств моделирования бизнес-процессов, но и платформы, реализующей автоматизированные процессы управления проектом. То есть для решения поставленной задачи исследования система моделирования бизнес-процессов должна обладать следующими функциями:

·  Дизайнер для моделирования бизнес-процессов с использованием стандартов моделирования. Предпочтение отдается стандарту BPMN.

·        Простой графический интерфейс.

·        Репрезентативность моделей.

·        Русскоязычный интерфейс (желательно).

·        Web-интерфейс.

·        Наличие пользовательской документации.

·        Возможность задавать различные специфические технические аспекты процесса - продолжительность транзакции, сообщения и уведомления в рамках процесса, и проектировать интерфейсы взаимодействия с другими системами. Это обусловлено необходимостью инициализации переменных процесса в зависимости от параметров объекта управления: типа, ответственного исполнителя. Т.е. процесс должен в автоматизированном режиме определять участников процесса и назначать им задачи.