Дипломная работа: Автоматизация делопроизводства и документооборота на примере компании ООО "Восток-Дон"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
63
Таблица № 2.7
Таблица "Klassification"
Наименование поля
Тип данных поля
Длина поля
ID_Klassification
Целое Число (ключевое
поле)
11
KeyPhrases
Строка
150
Group_ID
Целое число
11
Id_it_Worker
Целое число
11
Soglasovanie
Логическое
1
Date
дата
10
Основным компонентов автоматизации делопроизводства компании ООО
«Восток Дон» в рамках данного исследования является программ служб,
предназначенная для обработки заявок от клиентов и сотрудников компании. В
таблице 2.8 представлено описание модулей структуры программного продукта.
Рисунок 24 Сценарий диалога в программе автоматизации
делопроизводства компании ООО «Восток Дон»
ГЛАВНОЕ МЕНЮ
1. Работа с документацией ООО «Восток Дон»
2. Работа с внутренними документами 2
3. Конец работы В
РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ ООО «Восток Дон»
1. получение справок Б
2. заполнение данных
3. печать данных
4. вставка записи
5. удаление данных
6. редактирование записей
7. вывод в главное меню В
ВИД ДОКУМЕНТАЦИИ
1. Входящая А
2. Выходящая Д
3. Возврат в главное меню В
ВЫХОД В ОС
64
Таблица № 2.8
Таблица модулей разрабатываемого программного продукта
№
Наименование модуля
Функционал модуля
1
«Основная процедура
работы сервиса»
Форма содержит в себе глобальные переменные,
процедуры и функции. Основная работа начинается
с этого модуля.
2
«Журнал Созданных заявок
в одну итерацию»
Форма формирование и отправки отчета Созданных
заявок в одну итерацию.
3
«Журнал обработанных
заявок»
Форма формирование и отправки отчета
обработанных заявок.
4
«Авторизация»
Данная форма содержит запрос логина и пароля для
входа в веб интерфейс программы.
5
«О программе»
Краткая информация о созданной программе.
В компанию ООО «Восток-Дон» необходимо внедрить систему
«1С:Документооборот:8.2», использование которой с одной стороны
обеспечивает автоматизацию делопроизводства, с другой стороны - управление
взаимоотношениями с клиентами.
На основе «1С:Документооборот:8.2»создано единое информационное
пространство компании, функционирующее с модулями «1С: Предприятие 8.
Управление торговлей», «1С: Управление производственным предприятием», и
«1С: Бухгалтерия», обеспечивающее двухсторонний обмен данными между
конфигурационными компонентами «1С». При внедрении данной системы,
были приобретены клиентские лицензии «1С:Документооборот:8.2», и «1С:
CRM ПРОФ.2.0» в равных количественных соотношениях, а так же лицензия на
сервер, для организации распределенных вычислений на основе технологии
«клиент-сервер»
48
. Для настройки системы или ее обновления в компании
«Восток-Дон» пользуются услугой, предоставляемой фирмой 1СРарус
«сервисное управление по линии ИТС».
Охарактеризуем возможности входящей и исходящей корреспонденция в
системе «1С:Документооборот:8.2»:
- Внутренняя документация. Под внутренними документами принято
понимать организационно-распорядительные и информационно-справочные
официальные документы. Сюда относятся приказы, документы кадровой
службы, служебные записки и др;
48
Гладкий А. А. 1C: Предприятие 8.0. - СПб.: Тритон, 2014.
65
- Внутренний документ, как и исходящий, регистрируется секретарем
организации с присвоением номера после согласования документа и
утверждения уполномоченным лицом.
- Виды документации 8.2. В качестве одной из главных характеристик
документа выступает его вид, согласно которому определяется срок исполнения
этого документа, маршрут его обработки и правила присвоения номера при
регистрации;
- Программа самостоятельно ведет списки для входящей, исходящей и
внутренней документации в отдельности;
- Присвоение регистрационного номера. В программе осуществляется
регистрация документа в зависимости от его даты, вида, подразделения и
корреспондента (для входящих/исходящих). Для отдельного вида документации
можно создать отдельный нумератор;
- Карточка документа делопроизводства. На каждый вновь созданный
документ программа автоматически создает учетно-регистрационную карточку,
внешнее оформление и список полей которой пользователь может подобрать
самостоятельно. Доступна также функция удаления или добавления полей
учетной карточки. Учетно-регистрационную карточку можно распечатать;
- Карточка учета движения входящей/исходящей корреспонденции
предназначена также для просмотра общей переписки с тем или иным
корреспондентом.
Дополнительные параметры. К дополнительным параметрам относят
реквизиты и сведения, настроить их может администратор или пользователь,
ответственный за нормативно-справочные документы. Дополнительные
свойства могут быть настроены индивидуально в зависимости от типа или вида
документа. В программе используются также наборы свойств, применяемые при
определенных данных. В качестве примера использования дополнительных
параметров можно обозначить возможность сделать документ
актуальным/неактуальным и пометить его, как «информационно-справочный».
- Прочие возможности. Программа может осуществлять учет обращений
физических лиц. Можно настроить ограничение доступа к личной информации
этих граждан или к входящей документации;
66
- Хранение внутренних документов осуществляется в структуре папок,
что помогает упорядочить документооборот и определить права доступа к
данной информации.
Такое обслуживание подразумевает консультирование по телефону или
электронной почте, дистанционная настройка системы, разработка
дополнительных субмодулей для действующей системы, ежемесячное
обновление системы, ведение справочной информации, техническое
обслуживание.
Взаимодействие между компонентами «1С: Предприятие 8. Управление
торговлей», «1С: Бухгалтерия», «1С:Документооборот:8.2»и «1С: Управление
производственным предприятием», происходит по схеме, представленной в
приложении 14 где I - самостоятельная база CRM с обменом данными, II-
встраиваемые конфигурации
49
.
Функциональность системы заключается в масштабируемости, простоте
конфигурирования и администрирования и позволяет решить следующие
базовые решения: ведение контактной информации (по контагентам и
сотрудникам); регистрация контактов (история взаимодействия с клиентами),
наличие встроенного почтового клиента (регистрация общения по электронной
почте); автоматическое напоминание (предстоящие договора и др.); наличие
календаря (планирование рабочего времени и работы сотрудников); анализ
отношений с клиентами (выполнение заказов, причины отказа и др.); анализ
продаж и сегминтация клиентов.
Кроме этого, «1С:Документооборот:8.2», содержит дополнительные
функции, такие как: управление бизнес-процессами компании «Восток-Дон» по
работе с клиентами (наличие типовых шаблонов, организация отчетности);
формирование «коммерческих предложений» партнера и клиентам (печатная
форма в виде word-документа); управление маркетингом компании «Восток-
Дон» (маркетинговая компания, построение диаграммы Ганта и др.); сервисное
обслуживание; база знаний, содержащая сведения о производимых продажах,
приобретенных товарах у партнеров и ведение работы с клиентами;
49
ГабецА.П., Гончаров Д.И. 1С: Предприятие. Простые примеры разработки.- М: ООО «1С-Паблишинг»,
2015.
67
аналитический блок (проведение анализа взаимосвязи с партнерами и клиентами
на текущий период времени, создание прогноза на отношения с ними) и наличие
рабочего стола менеджера
50
.
Рассмотрим функционирование системы делопроизводства
«1С:Документооборот:8.2» на конкретных примерах, реализуемых в ООО
«Восток-Дон». общий интерфейс программы представлен в приложении 15.
Программный модуль «Управления базой клиентов» компании позволяет
организовать сбор всех данных о клиенте в единую систему, где храниться
информация о клиенте, динамика сотрудничества с ним, история ведения
договоров, статистика его покупок и обращений в компанию «Восток-Дон».
Кроме этого, в этом программном модуле можно провести аналитическую
статистику взаимодействия с клиентов, путем формирования личной карточки
клиента
51
.
Так, например, на рис. 2.5 , представлена история интересов одного из
клиентов компании, сформированная в разделе «история интересов», что
позволит в дальнейшем определить его потребности и предложить дальнейшее
взаимодействие с ним.
С помощью раздела «Заполнить анкету «Перспектива клиента»
сотрудники компании «Восток-Дон» вносят данные, которые в последствие
можно будет переслать ему по электронной почте. Так же, указывается
состояние заказа и лояльность клиента (его валидность: высокая, низка или
средняя), в зависимости от характеристики заказа на строительные материалы
компании
52
.
После регистрации интереса клиента на основе истории взаимодействия
сведения передаются в режиме реального времени в отделы планирования
работы с клиентами, где разрабатывается план-факторный анализ контакта в
системе «1С:Документооборот:8.2».
50
Гладкий А. А. 1C: Предприятие 8.0. - СПб.: Тритон, 2014.
51
ГабецА.П., Гончаров Д.И. 1С: Предприятие. Простые примеры разработки.- М: ООО «1С-Паблишинг»,
2015.
52
Ермакова И.А. Учет нормативных затрат по бизнес-процессу, видам деятельности и объектам
калькулирования // Современный техучет. - 2014.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1695