Дипломная работа: Автоматизация делопроизводства и документооборота на примере компании ООО "Восток-Дон"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
53
заказы, формируемые сотрудниками в системе, при очном заказе. Файл
представлен в виде неструктурированного текста с описание заказа,
необходимости доставки и способа оплаты. После приема, файл проходит через
систему penViewServiceDesk и в случае одобрения заноситься в справочник
системы. Следует отметить, что файл заносятся сведения о сотруднике, который
сопровождает данный заказ и сведения о них, так же заносятся в справочник.
Следует более подробно остановиться на системе интерактивных заказов
через сайт компании. В этих целях в настоящий момент функционирует и
поддерживается информационным отделом компании официальный сайт
«Восток Дон». Данный корпоративный сайт, позволяет компании:
- представить всю актуальную информацию о компании, изменять и
дополнять данные с изменение стратегии управления компанией или изменения
условий своей деятельности;
- обеспечивает совместную работу компании и клиента через систему
аутентификации, что позволяет в интерактивном режиме получать заявки на
приобретение строительных средств и или выполнить консультационную
работу. Остановимся более подробно на структуре официального сайта
компании ООО «Восток-Дон» и дадим краткую характеристику его
составляющих (смотри рисунок 2.1).
Рисунок 2.1 Главная страница официального сайта компании «Восток-
Дон»
Клиент, попадая на сайт, может ознакомиться со всеми видами
деятельности компании и затем, выбрав, необходимый раздел, перейти к
54
подробной информации по: продаже строительных материалов, производству,
строительству или сотрудничеству с компаниями, строящих различные объекты.
Сайт компании ООО «Восток-Дон» имеет следующую структуру:
- раздел «о компании», где содержаться лицензии и сертификаты, как
самой компании, так компаний партеров, у которых приобретаются
строительные материалы для реализации; сведения о партнерах, с возможностью
перехода на их официальный сайт; печень объектов строительства или ремонте,
которые заключали договора с компанией о поставке строительных материалов;
- раздел «новости», где содержится архив новостей о новостях компании,
отрасли и тестовые новости. В новостях представлены актуальные акции по
заключению договоров с клиентами, о новых поступлениях строительных
материалов, об открытии новых площадей компании и др.
- раздел «карьера», где расположена информация об имеющихся
вакансиях в компании и условия принятия на работу, ее оплата;
- раздел «контакты», где представлена контактная информация для связи
по телефону;
- раздел «полезная информация», где содержаться полезные статьи о том,
как сделать ремонт своими руками и подробности о строительных материалах,
производимых самой компанией, а так же ее партнерами
40
.
В разделе «строительных материалов» пользователю сайта представлены
все виды, имеющиеся на текущий момент складе компании. Перейдя по ссылке,
клиенту предоставляется полная информация о товаре: кто производитель, где
можно использовать, габариты, цвет, наличие на складе и цена. Если
интересующий материал подходит пользователю, то его можно отправить в
«Корзину».
Кроме, перечисленных разделов на сайте имеется система обратной связи,
которая осуществляется либо через звонок, для этого необходимо нажать на
кнопку «Заказать, обратный звонок», либо через электронную почту, для
авторизированных пользователей. Выбрав, интересующее строительные
40
Коротков А.В. Интегрированные информационные системы в бизнесе. - М.: 2013.
55
материалы, клиент, пользуясь сайтом, может поместить свой заказ в «Корзину
заказов», а затем уже переслать ее содержимое по электронной почте
41
.
При регистрации на сайте, клиент заполняет стандартные поля: фамилия,
имя, логин, пароль, электронную почту и указывает, кем он является: частным
лицом или представитель юридического лица. Для учета мнений и предложений
по работе с клиентами сайт содержит интерактивную службу контроля сервиса и
качества, где клиент, указав фамилию и электронную почту может оставить свое
сообщение. Кроме того, в структуре сайте предусмотрена обратная связь в
режиме on-line, где можно задать интересующий вопрос о товарах.
Информационный сайт компании «Восток-Дон» для организации
безопасности поддерживает: разграничение прав доступа при добавлении
информации о материалах, производимых и продаваемых ей; защищает от
несанкционированного доступа к ресурсам сайта как внутри компании, так при
внешних обращениях клиентов; имеет структурированную (база данных) и не
структурированную (Wеb-станица) информацию; поддерживает все типы
браузеров
42
.
Массовость тиражей и широкое распространение печатных изданий, в том
числе и бесплатных, является, безусловно, позитивным эффективным средством
информирования клиентов. ООО «Восток-Дон» использует в этих целях
публикацию рекламы в средства СМИ (газеты и журналы), информационные
буклеты и рекламные баннеры.
Очное консультирование клиентов по предлагаемым строительным
материалов в ООО «Восток-Дон» реализовано традиционным способом. Однако
следует заметить, что с развитием интернет - технологий и расширением доступа
к информационным ресурсам Интернета значение очного консультирования
снижается.
Таким образом, система заказов в компании ООО «Восток-Дон»
организована следующим образом:
- возможна заявка по телефону, после чего сотрудник компании вносит
данные о клиенте, товаре, условии приобретении, необходимости доставки,
41
Ермакова И.А. Учет затрат по центрам ответственности // Бухгалтерский учет. - 2013.
42
Никитин, А.В. Управление предприятием (фирмой) с использованием информационных систем:
Учебное пособие / А.В. Никитин, И.А. Рачковская, И.В. Савченко. - М.: ИНФРА-М, 2015.
56
объема необходимого строительного материала. На основе этой заявки
формируется заказ, который клиент получит после оплаты;
- очная заявка клиента, производимая непосредственно при личном
контакте. Возможно формирование заказа в день обращения или по
договоренности. Данные о клиенте так же заносятся в общую базу клиентов;
- оформление заявки по электронной почте. Данные поступают в общую
электронную базу, затем сотрудник компании формирует заказ и сообщает
клиенту о готовности его предоставлении;
- оформление заявки через интернет-магазин. Организация
взаимодействия с клиентом, таким образом, позволяет специалистам заносить
сведения о клиенте в действующую информационную систему компании
«Восток-Дон» с указанием статуса: «оплачено», «заявка без оплаты», «доставка
и оплата на месте» и т.д., что значительно упрощает дальнейшее сотрудничество
с данным клиентом и обеспечивает клиентоориентированное взаимодействие с
ним.
Все клиенты компании, делятся по категориям: активные, делающие
заказы в течение текущего года, и пассивные, производящие разовые заказы.
Через электронную почту, активным клиентам периодически отправляются
информационные сообщения о текущих акциях в компании «Восток-Дон», о
поступлении новых товарах и т.д. Такой подход обеспечивает удержание уже
имеющихся клиентов и привлечение новых
43
.В качестве справочника для такой
регистрации заявок является таблица классификаторов заявок, которая содержит
базу знаний, разработанную в соответствии в регламентом компании
44
.
В справочник «Классификация» входят следующие поля:
- текущая дата, предназначенная для учета работы каждого подразделения
и сотрудника компании;
- код (идентификатор заказа), уникальное поле, присеваемое текущему
заказу от клиента;
- ключевая фраза заказа, которая отражает тип заказа и материал;
43
ЕрижевМ.К. Развитие методов управления затратами, учета и калькулирования себестоимости //
Менеджмент в России и за рубежом. - 2014.
44
Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Информационные системы в экономике: 2-е издание. - М.: Вузовский
учебник, 2014.
57
- код сотрудника или подразделения, принявшего заказ;
- доставка, если требуется клиенту;
- согласование, тип поля логическое (да или нет).
На основе данного классификатора формируются различного типа отчеты
на текущий день, неделю, месяц или другой временной период; отчет по
сотрудникам, сопровождаются заказы; отчеты о покупке тех или иных
материалов; сводные отчеты и так далее.
Результатная информация формируется из базы данных, и выводиться
предварительно на экран, а затем на печать. Результатная информация для
данной системы - отчеты для руководства, приходные кассовые ордера, счета
для клиентов.
В рамках данного исследования, рассмотрим в качестве результатной
информации два вида отчетов:
1. «Отчет по согласованным заявкам». Формируется на основе след
таблиц и полей:
- Дата создания заявки;
- Пользователь (заявитель);
- Ответственная группа ;
- Назначенный на заявку сотрудник;
- Статус;
-Приложенное исходное письмо (тема и тело письма в оригинале).
2. Отчет «заявки по доставке». Содержит таблицу со следующими
полями:
- Дата создания заявки;
- Даты писем по согласованию;
- Пользователь (заявитель);
- Месторасположение (город);
- Адрес (улица, дом, корпус, офис);
- Ответственная группа ;
- Текущий статус переписки и зарегистрирована ли заявка.
- Приложенное окончательное письмо (тема и тело письма в оригинале)
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1695