Дипломная работа: Автоматизация делопроизводства и документооборота на примере компании ООО "Восток-Дон"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
58
Данного рода отчеты в информационных поток компании служат скорее
для получения статистики, нежели для оперативного управления и принятия
решений, а информация в этих журналах является скорее уточняющей, нежели
обобщающей.
2.3 Программное обеспечение системы автоматизации
делопроизводства и документооборота компании ООО «Восток Дон»
Дерево функций представляет собой иерархическую структуру действий в
системе, которые делятся на служебные (обеспечивают безопасность ввода,
обработки и хранения информации) и основные функции управления и
обработки данных, отражающие специфику деятельности автосервиса.
В приложении 10 приведено дерево функций обработки данных, которое
отражает процесс автоматизации делопроизводства компании ООО «Восток
Дон».
Условные обозначения: F - целевая функция автосервиса. F
1
- обработка
входящих документов в систему: F
1.1
- получение справки по текущим
входящим документам; F
1.2
- регистрация входящих документов; F
1.3
- печать
счет-факутры, накладных; F
1.4
- удаление входящих документов; F
1.5
- контроль
за исполнением входящих документов; F
1.6
- редактирование документов; F
1.7
-
хранение входящих документов. F
2
- обработка исходящих документов: F
2.1
-
регистрация исходящих документов; F
2.2
- тиражирование исходящих
документов; F
2.3
- хранение исходящих документов; F
2.4
- получение справки по
текущим исходящих документам и архиву; F
2.5
– отправка исходящих
документов в сеть
45
.
В рамках данного исследования необходимо автоматизировать процесс
учета всех входных потоков данных для составления различного типа отчетов.
Прежде всего, необходимо учесть сообщения через электронную почту от
клиентов. Главнее окно программного комплекса, должно обеспечить доступ к
статистическим данным обо всех письмах – заявках клиентов через сайт
компании.
45
Волошин Д.А. Система управленческого учета на предприятии: направления совершенствования //
"Аудиторские ведомости", 2014.
59
Рисунок 2.2 Дерево функций
На рис.2.2 представлено дерево функций, которое состоит из двух
основных блоков: основные функции, включающие регистрацию, согласование
и отчетность по заявкам; другой блок – служебные функции, предназначенные
для настройки системы и помощи в проведении отчетных документов.
Сценарий диалога представлен в приложении 11. Поступившие письма
проверяются на содержимое, производиться согласование на доступ и
формируется заявка. Можно посмотреть историю всех заявок и в случае
необходимости, отменить заявку. Программа имеет модульную структуру.
Для описания информационной модели системы автоматизации
делопроизводства компании ООО «Восток Дон» воспользуемся ER-моделью,
основными компонентами, которой являются
46
:
- сущность (Объект) – это реальный объект предметной области
автосервиса, данные о котором должны храниться в единой электронной базе и
быть доступны для обработки;
- атрибут – используемый для описания имени каждого экземпляра
сущности и он может быть описательным, указательным и вспомогательным.
Кроме того, атрибут, значение которого уникально в пределах одной сущности
46
Ефремова А.А. Себестоимость: от управленческого учета затрат до бухгалтерского учета расходов -
Москва: Вершина, 2013
60
будет являться идентификатором, обеспечивающим связь с атрибутами, как в
пределах этой сущности, так и с атрибутами других сущностей;
- связь – поименованная графическая ассоциация, обеспечивающая связь
между атрибутами различных сущностей.
Выделяют следующие типы связей:
- один – к – одному;
- один – ко – многим;
- многие – ко - многим.
В результате анализа объекта автоматизации делопроизводства компании
ООО «Восток Дон» были выделены следующие сущности:
- «Заявки», содержит основные сведения о заявке на услугу или товар;
- «Контрагенты», содержит сведения о клиентах и поставщиках;
- «Сведения о сотрудниках», содержит сведения о работниках ООО
«Восток Дон»;
- « Доставка», содержит сведения о производимых работах;
- «Товары», содержит сведения о продаваемом товаре в ООО «Восток
Дон».
На рис. 2.4 представлена информационная модель объекта автоматизации
делопроизводства компании ООО «Восток Дон» в виде ER-диаграммы.
В приложении 12 представлена модель учета заявок от клиентов через
интерактивный сайт компании.
В рамках данного исследования, в качестве модели данных, нами была
выбрана реляционная. Для того, что бы он являлась эффективной, ее необходимо
привести в 3 нормальной форме, в соответствии с требованиями теории
нормализации реляционной базы данных. Связь между отношениями
(таблицами данных) организована на основе первичного ключа, каждого
отношения (ключевое поле или идентификатор сущности), а так же имеется
вторичный ключ и индексируемое поля, которые обеспечат быстрый поиск
необходимого атрибута сущности.
61
Рис.2.3 Информационная модель объекта автоматизации
делопроизводства компании в виде ER-диаграммы
В таблицах 2.3-2.7 «registered_letter», «Group»,«IT_worker», «History»,
«Klassification» представлены поля, используемые для организации базы данных
учета заявок клиентов через систему автоматизации делопроизводства компании
ООО «Восток Дон».
Таблица № 2.3
Таблица «registered_letter»
Наименование поля
Тип данных поля
Длина поля
ID
Целое Число (ключевое
поле)
11
Datecreated
Дата
10
Letter_date
Дата
10
Letter_from
Строка
50
Letter_title
Строка
50
Letter_body
Строка
250
It_worker_ID
Целое число
5
It_Group_ID
Целое число
5
IT_Mestopologenie
Целое число
5
Id_history
Целое число
5
62
Процесс взаимодействия пользователя и системы называется диалогом, в
течение которого можно производить: двустороннее и одностороннее
управление
47
.
Таблица № 2.4
Таблица «Group»
Наименование поля
Тип данных поля
Длина поля
ID_group
Целое Число (ключевое
поле)
11
Group_Name
Строка
100
Структура сценария диалога в системе автоматизации делопроизводства
ООО «Восток Дон» состоит из трех взаимосвязанных частей (рис. 2.4.).
Таблица № 2.5
Таблица «IT_worker»
Наименование поля
Тип данных поля
Длина поля
ID
Целое Число (ключевое
поле)
11
Name
Строка
15
Second_Name
Строка
20
Extension
Число
5
Mobile_phone
число
10
IT_Group
Число
11
Система построена на основе взаимодействующих модулей. Все в системе
5 программных блоков (модулей), структурная схема которых представлена в
приложении 13.
Таблица № 2.6
Таблица «History
Наименование поля
Тип данных поля
Длина поля
ID_history
Целое Число (ключевое
поле)
11
ID_status
Целое число
11
Soglasovano
Логическая
1
Два компонента предназначены для ведения бухгалтерского и налогового
учета (финансовый блок и обмен данными), а три являются
специализированными (строительный материал) для ведения
автоматизированной работы по услугам в компании.
47
Керимов В.Э. Бухгалтерский управленческий учет: учебник. - 6-е изд. И доп. - М.: Издательско-
торговая корпорация "Дашков и К", 2016
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1695