Дипломная работа: Автоматизация делопроизводства и документооборота на примере компании ООО "Восток-Дон"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
38
- отсутствие избыточности данных;
- своевременность и достоверность информации;
- соответствие первичных документов с установленными шаблонами в
компании;
- логика построения документа.
Для организации информационной базы используется три способа:
файловый, интегрированный, смешанная технология
16
.
Файловая организация предполагает локальное размещение базы данных
на персональном компьютере, а доступ пользователей происходит на основе
стандартных правил в действующей операционной системе. Смешенная
технология обеспечивает наибольшую защиту, так как использует
распределенная база данных, которая расположенная на сервере или нескольких
серверах. Такой подход, так правило используется в системах ERP
17
.
В рамках данного исследования будем использовать интегрированную
модель информационной базы данных, так как ежедневно возможно добавление
до 600 новых записей.
В качестве логической модели данных можно использовать: сетевую,
иерархическую и табличную (реляционную). Иерархическая модель
предполагает соответствие одному исходному сегменту одну связь. Работа с
таким сегментов возможна только с корневого каталога, а пропуск сегментов не
допустим. Реализуется по типу «один ко многим». Недоставками является
трудность доступа, длительность и как следствие не эффективность работы.
Сетевая модель имеет структуру графа, где вершина – это единица
информации, а экземпляры записей образуют файлы. В данном типе может быть
реализована и иерархическая структура и связь типа «многие ко многим».
Недостатком является сложность организации и сложность навигации.
Наиболее оптимальной является реляционная модель, основанная на
математической логике и представлена в виде таблицы. Строка – запись, поле –
атрибут. Данная модель относительно проста в реализации, доступ
16
Палий В.Ф. Организация управленческого учета. - М.: Бератор-Пресс, 2014.
17
Информационные системы и технологии в экономике и управлении: уч.пособие/ Под ред. В.В.
Трофимова. - М.: Высшее образование, 2015.
39
осуществляется на основе связи через запись в отношениях, это обеспечивает
быстрый доступ и создание базы данных большого объема
18
.
В рамках данного исследования будем использовать реляционную модель,
так как добавление, доступ и обработка информации в такой системе будет
быстрой и простой
19
. В состав информационного обеспечения, реализованному
по данному типу будут входить следующие виды первичной информации:
заявки от сотрудников; заявки от клиентов; заявки от партнеров.
На основе первичных документов могут быть сформированы следующие
типы выходной информации - отчеты по заявке (любой тип).
Для решения задачи автоматизации делопроизводства в рамках данного
исследования будут использованы следующие классификаторы объектов,
представленные в таблице 1.2.
Таблица № 1.2
Описание используемых классификаторов
Наименование
кодируемого
множества
объектов
Значимость
кода
Система
кодирования
Система
классифи-
кации
Вид
классифи-
катора
Код заявки
3
Порядковая
Отсутствует
Локальный
Ответственный
исполнитель
5
Порядковая
Отсутствует
Локальный
Клиент
4
Порядковая
Отсутствует
Локальный
Статус реализации
5
Порядковая
Отсутствует
Локальный
По итогом анализа компании проведенного выше, можно сделать вывод,
что компания розничной торговли ООО «Восток Дон»» нуждается в
автоматизации снабженческо-сбытовой деятельности, потому что трудоемкий
процесс заполнения несвязных между собой документов приводит к нередким
ошибкам.
Начальным этапам для автоматизации данной компании ООО «Восток
Дон»»: необходимо настроить сеть между компьютерами, для более
эффективного способа обмена информацией и документами. На сегодняшний
день существует множество программ позволяющие настроить удаленную сеть,
18
Друри К. Введение в управленческий и производственный учет (пер. с англ.) / под ред. С.А. Табалиной.
- М.: Аудит, ЮНИТИ, 2015.
19
Вахрушина М.А. Управленческий анализ: объекты, методы, задачи // Современный бухучет. - 2013.
40
так как офисы находиться в разных районах и даже городах, это наиболее
эффективный способ передачи и хранения информации.
Выполняя все эти функции, программный продукт позволит
руководителю контролировать работу офисов, проверять наличии товаров в
конкретном офисе, а так же при необходимости проводить инвентаризацию.
Поскольку прикладной пакет 1С:Розница имеет ограниченный, но необходимый
функционал, было решено приобрести его совместно с пакетом 1С:Управление
торговлей и настроить между ними обмен данными
20
.
1С:Управление торговлей обладает широким спектром возможностей
который напрямую охватит и снабжение и сбыт компании. Типовая
конфигурация позволят работать от розничного магазина до оптового, широкие
возможности настройки.
Прикладное решение позволяет в комплексе автоматизировать задачи
оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых
операций, обеспечивая тем самым эффективное управление современным
торгово-розничным компанией
21
.
В информационной базе прикладного решения регистрируются как уже
совершенные, так и еще только планируемые хозяйственные операции.
1С:Управление торговлей автоматизирует оформление практически всех
первичных документов торгового и складского учета, а также документов
движения денежных средств. Внедрения двух пакетов повысит эффективность
работы компании за счет автоматизации рутинных операций, за счет ведения
учета в режиме реального времени, за счет быстрой и удобной подготовки
информации для принятия решений на разных уровнях. Задачи которые сможет
выполнить данная компания:
ведение оперативного учета, в том числе и по группам, например
разбить товар на партии (это особенно важно для товаром имеющих цветовые
решения, так как разные партии могут отличатся друг от друга по оттенку);
20
Информационные системы и технологии в экономике и управлении: уч.пособие/ Под ред. В.В.
Трофимова. - М.: Высшее образование, 2015.
21
Никитин, А.В. Управление предприятием (фирмой) с использованием информационных систем:
Учебное пособие / А.В. Никитин, И.А. Рачковская, И.В. Савченко. - М.: ИНФРА-М, 2015.
41
ведение учета товаров, принятых на ответственное
хранение. Например, образцы полученные от поставщиков либо завода;
ведение учета товаров без сопроводительных документов;
ведение гибкого ценообразования. Программный продукт позволяет
хранит цены контрагентов, автоматически обновлять цены поставщиков,
оформлять документально изменения цен и скидок;
проводить детализацию взаиморасчетов с контрагентами. Можно
детально оформить операции с одним контрагентом, имеющим несколько
юридических лиц, и наоборот – с одним юридическим лицом, относящимся к
разным контрагентам;
детализация взаиморасчетов по подразделениям. Позволяет легко
сравнить, какое подразделение организации работает более выгодно и
скорректировать работу организации.
Все эти функции позволят увеличить эффективность деятельности
компании ООО «Восток Дон»»
22
: вести учет по поступлению товаров на склад и
дальнейшем их расходовании, планирование закупок будет упрощено за счет
того, что менеджер по закупкам будет видеть напрямую остатки на складе и
исходя из этой информации планировать закупки всех типов позиций. Также
логист будет иметь возможность контролировать готовность заказов и
планировать доставку клиентам. Все данные по клиенту занесенные менеджером
по продажам после заключения договора будут занесены в базу и в любой
момент можно будет найти данного клиента и особенности его заказа либо
внести изменения в существующую информацию, например в случае если у
клиента изменился номер телефона.
Внедрение информационных технологий изменит ход деятельности
компании, поскольку упростит рутинную работу и позволит анализировать как
ситуацию в компании в целом, так и в каждом офисе отдельно. Благодаря этому
можно будет определить слабые места в работе компании, делать прогнозы на
22
Друри К. Введение в управленческий и производственный учет (пер. с англ.) / под ред. С.А. Табалиной.
- М.: Аудит, ЮНИТИ, 2015.
42
будущее и планировать развития фирмы не только на ближайшее время, но и на
долгосрочные перспективы
23
.
С внедрением программ автоматизации делопроизводства в компанию
ООО «Восток Дон»» станет возможным:
- планирование продаж, закупок, денежных платежей заблаговременно;
- оптимизировать запасы на складе с учетом ожидаемых товаров от
поставщика;
- контролировать соблюдения планов, доступности денежных средств,
дисциплины поставок и платежей;
- анализировать эффективность работы менеджеров;
- автоматически формирование отчет руководителю.
Техническое обеспечение представляет собой совокупность
компьютерных средств, средств приема и передачи информации, которые
необходимы для организации информационной системы компании
24
.
Функционирование информационной системы в ООО «Восток Дон»»:
предполагает наличие следующих технических средств:
1. сервер, предназначенный для хранения распределенной базы данных,
обеспечивающей эффективное делопроизводство и учет вех входных потоков
информации. Представим характеристику сервера, функционирующего в данной
компании: процессор - Двуядерный X5260 с тактовой частотой 3,3 Гц;
количество процессоров – 8; оперативная память – 64 Гб; жесткий диск – 6
штук., типа SaS, объема 147 Гб.
При выборе сервера одним из главных критериев выступает платформа,
которая обеспечивает унификацию решения той или иной поставленной задачи в
системе, в нашем случае – это хранение базы данных
25
. Кроме того, следует
учитывать отказаустойчивость и пропускную способность. На основе анализа
загруженности сети (в компании она составляет на данный момент 30%), объема
памяти и скорости работы с адаптером (1Gbps), в рамках данного исследования
23
Информационные системы и технологии в экономике и управлении: уч.пособие/ Под ред. В.В.
Трофимова. - М.: Высшее образование, 2015.
24
ГрафоваГ.Ф. Критерии и показатели оценки финансово-экономического состояния предприятия //
Аудитор. - 2013.
25
Балдин, К.В. Информационные системы в экономике: Учебник / К.В. Балдин, В.Б. Уткин. - М.: Дашков
и К, 2013.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1695