Дипломная работа: Автоматизация делопроизводства и документооборота на примере компании ООО "Восток-Дон"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
48
необходимо проработать несколько типовых архитектура и выбрать наиболее
оптимальную;
- на фазе разработки, могут возникнуть риски, связанные с неправильной
интерпретацией задания и выбора программного обеспечения, а так же
отсутствие специалиста в компании, грамотно поддерживающего данный вид
обеспечения. Для устранения данного риска необходимо грамотное техническое
задание и использование, так называемого «фрилансера»;
- на фазе тестирования, могут возникнуть риски, связанные с
неоконченным тестированием (программный продукт запушен, но не проведен
полный анализ функционала и сопряжения с элементами информационной
системы компании). Для устранения данного риска необходимо повторное
тестирование на следующем витке жизненного цикла, так как используется
спиральная модель, в рамках данного исследования;
- на фазе внедрения, могут возникнуть риски, связанные с принятием
решения о законченности проекта. Как и риски, которые могут возникнуть на
предыдущем этапе, устраняются на следующем витке жизненного цикла задачи
автоматизации.
При решении задач автоматизации необходимо так же учитывать
реализацию информационной безопасности в системе. Реализация
информационной безопасности направлена в нескольких аспектах,
охарактеризуем их
35
.
1. организация защиты от внутренних угроз, подразумевает ограничение
доступа через систему авторизации и идентификации все пользователей из
числа сотрудников компании. Это можно реализовать с помощью программного
средства OpenViewServiceDesk. В таблице 2.1 представлены права
пользователей системы автоматизации делопроизводства компании ООО
«Восток Дон».
2. организация защиты от внешних угроз, подразумевает ограничение
доступа сторонних пользователей из числа сотрудников компании. Это можно
реализовать с помощью программного средства
35
Волошин Д.А. Система управленческого учета на предприятии: направления совершенствования //
"Аудиторские ведомости", 2014.
49
Remoteadministrator/DameWare/TeamViewer, как средства ограничения доступа к
серверу. В случае, если доступ клиента открыт к системе, по он должен пройти
идентификацию через систему OpenViewServiceDesk.
3. в компании ООО «Восток Дон» на данный момент оба направления
организации информационной безопасности не используется что не
обеспечивает эффективную защиту данных.
Таблица № 2.1
Разграничения прав доступа пользователей
Группы
пользователей
Сетевая
группа
Группа
поддержки
пользователей
Горячая линия
Создание заявки
Чтение
Чтение/создание
Чтение/создание/уд
аление
Возможность
редактирования заявки
Есть
Есть
Есть
Возможность
переназначит заявку
Есть
Есть
Есть
Работа с базой знаний
Чтение/создание/у
даление
Чтение/создание
Чтение
2.2 Информационное обеспечение системы автоматизации
делопроизводства и документооборота компании ООО «Восток Дон»
Под информационной моделью системы автоматизации делопроизводства
компании ООО «Восток Дон» будем понимать модель объекта, представленную
в виде данных, описывающих переменные величины объекта автоматизации и
связи между ними и модель информации.
Сущности (переменные величины) информационной модели: «Заявки»,
«Контрагенты», «Сведения о сотрудниках», «Клиент», «Доставка», «Товары».
В приложении 6 представлена информационная модель, разработанная в
соответствии с требованиями реализации задач автоматизации
делопроизводства в информационной системе.
В разрабатываемую информационную модель входят несколько
источников данных. Основным является база данных из системы
OpenViewServiceDesk. В данный источник входят все данные, поученные от
заявителей (сотрудники компании, а также клиенты, авторизированные в
системе с ограниченным доступом).
50
Разрабатываемая система обеспечит учет данных, поступаемых с
электронной почты, в виде электронной заявки от клиента через службу
OpenViewServiceDesk, в рамках которой созданы специальные таблицы для
ведения учета и получения статистики, а также добавления справочника
ключевых слов. Основной таблицей в этой базе данных является таблица
зарегистрированных заявок(RegisteredLetter).
Данная таблица также фиксирует то, что было обработано данной
службой и является основной в данном дипломном проекте. Для классификации
проблемы по тексту письма, исполнителей заявки (ИТ специалистов) и
группы(отдела), к которым принадлежит исполнитель были спроектированы
следующие таблицы: ItWorker, Klassification, IT_Group.
Обобщенная схема системы автоматизации делопроизводства в компании
ООО «Восток Дон» представлена в приложении 7.
Классификатор — это документ, с помощью которого осуществляется
формализованное описание экономической информации в ЭИС, содержащий
наименования объектов, наименования классификационных группировок и их
кодовые обозначения.
В зависимости от применения они делятся на три группы
36
:
- локальные, используемые в пределах организации или группы
организации.
- отраслевые (ведомственные) классификаторы, используемые в пределах
определенной отрасли (ведомства);
- общегосударственные классификаторы, используемые во всех отраслях и
на всех уровнях управления для повсеместного и одинакового обозначения
объектов;
Требования, которым должны удовлетворять разрабатываемые
классификаторы, следующие
37
:
- взаимная однозначность наименований объектов и их кодовых
обозначений;
36
Друри К. Введение в управленческий и производственный учет (пер. с англ.) / под ред. С.А. Табалиной.
- М.: Аудит, ЮНИТИ, 2015.
37
Ефремова А.А. Себестоимость: от управленческого учета затрат до бухгалтерского учета расходов -
Москва: Вершина, 2013
51
- согласованность признаков деления множеств объектов с алгоритмами
обработки экономической информации;
- полнота охвата объектов и признаков классификации каждым
классификатором;
- эффективность использования классификатора при обработке
информации;
- возможность увязки с другими классификаторами и системами
обозначений;
- простота кодирования и возможность автоматизации классификации и
кодирования.
Рассмотрим используемые классификаторы и системы кодирования в
объекта
Система классификации – это совокупность правил распределения
объектов в соответствии с их признаки сходства и различия. В ООО «Восток
Дон» используется иерархический метод. Для установления иерархического
отношения типа: класс-подкласс-подгруппа – вид, необходимо использовать
кодирование (перевод информации в шифр).
В данном ООО «Восток Дон» используется следующий перечень
классификаторов (представлен в таблице 2.2).
Таблица № 2.2
Классификаторы объектов в ООО «Восток Дон»
Наименова
ние
объекта
Рабочее
наименов
ание
Значно
сть
кода
Система
кодирова
ния
Система
классифик
ации
Вид
классифика
тора
ИД товара
ИДт
6
Порядковая
Отсутствует
Локальный
ИД
сотрудника
ИДс
6
Порядковая
Отсутствует
Локальный
ИД клиента
ИДкл
6
Порядковая
Отсутствует
Локальный
ИД заказа
ИДз
6
Порядковая
Отсутствует
Локальный
ИД работы
ИДр
6
Порядковая
Отсутствует
Локальный
ИД доставки
ИДд
6
Порядковая
Отсутствует
Локальный
Система автоматизации делопроизводства в компании ООО «Восток Дон»
должна обеспечивать максимальное удобство и комфортность пользователя,
52
диалоговый режим взаимодействия пользователя с системой, возможность
внесения изменений при вводе текста, разработка систем подсказок, пояснений,
уточнений, а также необходимо использовать наиболее выгодную с точки зрения
восприятия цветовую гамму. В приложении представлена схема системы
документооборота на основе системы автоматизации делопроизводства в
компании ООО «Восток Дон».
Организация рабочих мест, их оснащение и обслуживание, уровень
основных показателей эргономики (гигиенических, антропометрических,
физиологических) должны соответствовать требованиям СанПиН 2.2.2/2.4.1340-
03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным
машинам и организации работы». Расположение рабочего места оператора
должно быть расположено в соответствии с СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03.
Рассмотрим характеристику нормативно-справочной, входной и
оперативной информации системы делопроизводства компании ООО «Восток
Дон». К данному типу информации относиться вся информация, которая
поступает в систему, на основании которой и организуется деятельность данной
компании по продаже строительных материалов
38
.
Нормативно-справочная информация - информационный ресурс,
являющийся основой для унификации и нормализации данных,
сопровождающих деятельность компании (цены на услуги и товар, размеры
заработной платы, количество комплектующих, персональные данные
сотрудников и др.), который содержит стандарты, требования, правила,
положения и прочую информацию, нормирующую и систематизирующую
деятельность компании
39
.
Эта информация храниться в справочниках системы делопроизводства
компании ООО «Восток Дон» и является коммерческой тайной. На рисунке 2.4,
приложения 9, представлена общая схема справочников.
В рамках данного исследования используются только входящие файлы и
справочники. Под входящими файлами будем понимать письма от клиентов или
38
Балдин, К.В. Информационные системы в экономике: Учебник / К.В. Балдин, В.Б. Уткин. - М.: Дашков
и К, 2013.
39
Информационные системы и технологии в экономике и управлении: уч.пособие/ Под ред. В.В.
Трофимова. - М.: Высшее образование, 2015.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1695