Дипломная работа: Автоматизация электронного документооборота для решения задач организационного управления в ООО «Концерн Промстромресурс»
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
22
Функция планирования связана с выработкой решения относительно целей
бизнеса и действий для достижения этих целей.
Функция организации состоит в создании определенной структуры для
выполнения стратегических и тактических планов предприятия.
Задача функции мотивации состоит в том, чтобы работники хорошо
выполняли трудовые обязанности и благодаря этому имели возможность
удовлетворять свои материальные и духовные потребности.
Функция контроля направлена на своевременное выявление отклонений в
выполнении первоначального плана и принятие действенных мер для
исправления ситуации.
Результативность управления в значительной мере связана с выбором
организационной структуры предприятия [10, c.142].
Как известно, руководители воздействуют прежде всего на главный
элемент организации – людей, координируя их деятельность. Руководители,
осуществляющие менеджмент организации, не имея научных знаний, вынуждены
полагаться только на опыт, интуицию и везение. В любом случае, при реализации
организационного управления возникает документооборот, который в
рассматриваемой компании выполняется в бумажном виде.
Документооборот – это движение документов в ООО «Концерн
Промстромресурс», которое выполняется с момента их создания или их
получения и до завершения его применения или отправки в архив [4, c.54].
В результате выполнения документооборота в традиционном режиме
присутствует множество недостатков:
– сложность в поиске;
– трудности их систематизации;
– низкая скорость обработки и другие.
При автоматизации электронного документооборота для решения задач
организационного управления достигаются следующие преимущества:
– легкость накопления и хранения данных;
– простота фильтрации и отбора информации и другие.
23
То есть, среди всех типов управления, которые присутствуют в ООО
«Концерн Промстромресурс», в ВКР будет рассматриваться организационное
управление, которое состоит в следующих задачах [12, c.37]:
– планирование деятельность;
– контроль деятельности и другие.
При этом, будут рассматриваться принципы электронного
документооборота, поскольку в организации документация создается,
утверждается и передается только в бумажном виде.
1.2.2.Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Выполним моделирование бизнес-процесса «Выполнение
документооборота в организационном управлении» на примере ООО «Концерн
Промстромресурс».
Для этого используем CASE-средство ERwin Process Modeler, в котором
создадим модель рассматриваемого БП и декомпозируем его на несколько
подпроцессов.
На рисунке 5 показана контекстная диаграмма, которая описывает
выполнение БП «Выполнение документооборота в организационном
управлении».
Рассмотрим составные части контекстной диаграммы.
Входными данными являются:
– плановые показатели развития ООО «Концерн Промстромресурс»;
– перечень предоставляемых услуг ООО «Концерн
Промстромресурс».
Управление указанного БП выполняется с помощью:
– устава ООО «Концерн Промстромресурс»;
– плана развития компании, который определяет перечень
управленческих решений для достижения цели ее функционирования.
Механизмы, которые осуществляют указанный БП:
– персонал;
– руководство.
24
Рисунок 5. Контекстная диаграмма
Выходом рассматриваемого БП является отчетность, которая формируется
в результате документооборота.
Стоит отметить, что контекстная диаграмма не отображает полностью всей
специфики выполнения БП, поэтому нужно выполнить ее декомпозицию, то есть,
выделить с начального БП несколько подпроцессов, которые более подробно
смоделируют выполнение документооборота в организационном управлении.
Рассмотрим следующую диаграмму, на которой отображено три
подпроцесса (рисунок 6):
– формирование плана работы компании;
– проведение контроля за выполнением плана;
– сопоставление плановых и фактических показателей.
25
Рисунок 6. Первый уровень декомпозиции
Приведем описание полученных подпроцессов.
Входными данными для процесса «Формирование плана работы компании»
являются:
– плановые показатели деятельности компании;
– перечень предоставляемых услуг.
Управление указанного БП регулируется уставом ООО «Концерн
Промстромресурс».
Механизм, который осуществляет БП – это персонал, которые берет
участие в составлении плана работы, при этом оценивая свои возможности.
Выходными данными является план работы компании.
По сформированному плану далее выполняется контроль за деятельностью
персонала. Данный процесс выполняется как непосредственно персоналом, так и
руководством ООО «Концерн Промстромресурс».
Выходными данными для процесса «Проведение контроля за выполнением
плана» является акт проверки.
Этот БП осуществляется на основании такого управления:
26
– устав компании;
– план развития компании.
В результате контроля руководство и персонал (непосредственно во время
своей работы) выполняет сопоставление плановых и фактических показателей для
выработки управленческого решения по поставленным ранее задачам
организационного менеджмента.
Выходными данными является отчетность за определенный отчетный
период.
Аналогичным образом может осуществляться моделирование и
дальнейшая декомпозиция имеющихся БП.
Для примера рассмотрим интересующие БП с точки зрения задач
организационного управления ООО «Концерн Промстромресурс» (рисунки 7, 8).
Рисунок 7. Декомпозиция БП «Проведение контроля за
выполнением плана»
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2498