Дипломная работа: Автоматизация электронного документооборота для решения задач организационного управления в ООО «Концерн Промстромресурс»
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
27
Рисунок 8. Декомпозиция БП «Сопоставление плановых и
фактических показателей»
Практически весь документооборот в рамках рассмотренного БП
выполняется только в бумажном виде. Это и является основным недостатком
ведения документооборота для решения задач организационного управления
ООО «Концерн Промстромресурс».
В результате построения модели БП «Выполнение документооборота в
организационном управлении» необходимо автоматизировать документооборот в
ООО «Концерн Промстромресурс», а именно, в руководстве компании.
1.2.3.Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
При реализации БП «Выполнение документооборота в организационном
управлении» основным документом является план работы компании.
28
В предыдущем пункте с помощью IDEF-диаграмм выполнено
моделирование рассматриваемого БП на примере руководства ООО «Концерн
Промстромресурс».
В результате сформируем фрагмент схемы документооборота, который
отображает деятельность администрации компании при решении задач
организационного управления (рисунок 9):
Исполнитель
Действие
Персонал
Руководство
Архив
Формирование
документации
компании
Проверка
правильности
заполнения
документации и
подписание
Получение копии
подписанных
документов
Рисунок 9. Схема документооборота
Существующий метод организации документооборота связан с
достаточной трудоемкостью, который с большой вероятностью приведет к их
неправильной интерпретации или даже утери.
В настоящее время практически невозможно получить сразу перечень всех
необходимых показателей для контроля плана работы компании или других задач
по организационному управлению, чтобы провести анализ основных причин
отрицательных отклонений от плановых показателей и в результате
План работы
компании, акт
проверки,
промежуточный
отчет
План работы
компании, акт
проверки,
промежуточный
отчет
План работы
компании, акт
проверки,
промежуточный
отчет
План работы
компании, акт
проверки,
промежуточный
отчет
(оригиналы)
План работы
компании, акт
проверки,
промежуточный
отчет
(копии)
29
сформировать управленческое решение для улучшения финансового состояния
компании.
Кроме этого, необходимо составлять промежуточные документы для
оперативного контроля за выполнением утвержденного плана работы. А это
оперативно выполнить в рамках ведения бумажного документооборота – очень
затруднительно.
Рассмотрим временные характеристики реализации описанных БП при
использовании бумажного документооборота (таблица 2).
Таблица 2.
Характеристики описания процессов
Действие
Среднее
количество
за отчетный
период
Время, что
необходимо для
выполнения
действия, чел./час.
Суммарное
время,
чел./час.
Формирование
плана работы
компании (по
отделам)
10
1
10
Проведение
контроля за
выполнением
плана
10
0,3
3
Сопоставление
плановых и
фактических
показателей
10
0,5
5
ИТОГО, чел./чес.
18
Таким образом, за один отчетный период (неделя, декада, месяц, квартал),
в среднем, 18 чел./чес. персонал и руководство компании заняты занесением
необходимых данных в бумажные бланки, вычисление всех показателей и их
конечное сопоставление.
Учитывая продолжительность рабочего дня (8 часов), можно сделать
вывод, что на реализацию документооборота по задачам организационного
управления тратится значительное время.
Для традиционного способа документооборота также характерны и другие
недостатки:
– низкая скорость и точность выполнения расчетов отклонений
фактических и плановых показателей;
30
– малоэффективное применение рабочего времени персонала и
руководства;
– контроль работы персонала только со стороны руководства;
– увеличивающийся «поток» бумажной документации;
– низкий уровень защиты данных.
В результате автоматизации электронного документооборота для решения
задач организационного управления, предполагается получать точные сведения о
деятельности компании, сократить время на формирование оперативных отчетов,
сопоставления показателей. Очевидно, что для выполнения автоматизации надо
использовать компьютерную технику.
Стоит отметить, что после проведения анализа программной и аппаратной
архитектуры ООО «Концерн Промстромресурс», можно сделать вывод о том, что
компания владеет всем перечнем необходимого оборудования для автоматизации
рассматриваемого БП:
– рабочие ПК (спецификация указана в п.1.2);
– принтеры Canon MP250;
– сетевое оборудование ЛВС.
Другими словами, процесс автоматизации компании не принесет
финансовых издержек на модернизацию уже имеющегося оборудования или
покупки новой компьютерной техники.
В таблице 3 показан расчет эффекта от внедрения и автоматизации
электронного документооборота для решения задач организационного
управления в ООО «Концерн Промстромресурс» с применением компьютерной
техники.
Таблица 3.
Расчет эффекта от автоматизации
Действие
Среднее
количество
за отчетный
период
Время, что
необходимо для
выполнения
действия,
чел./час.
Суммарное
время,
чел./час.
Формирование
плана работы
компании (по
отделам)
10
0,3
3
31
Действие
Среднее
количество
за отчетный
период
Время, что
необходимо для
выполнения
действия,
чел./час.
Суммарное
время,
чел./час.
Проведение
контроля за
выполнением
плана
10
0,5
5
Сопоставление
плановых и
фактических
показателей
10
0,16
1,6
ИТОГО, чел./час.
9,6
Таким образом, экономия рабочего времени будет составлять около 10
чел./час. каждый день, что даст возможность увеличить эффективность работы
персонала ООО «Концерн Промстромресурс».
Кроме этого, присутствуют и другие преимуществами автоматизации:
– централизованное хранение информации;
– исключение потери хранимых данных;
– структуризация информации;
– выполнение оперативной обработки данных;
– выдача результатов на печать в удобной форме;
– быстрая корректировка информации;
– применение системы разграничения пользователей;
– сокращение времени на оформления документации и отчетности.
То есть, применение вычислительной техники с положительной стороны
влияет на процесс электронного документооборота для решения задач
организационного управления.
1.2.4.Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
В компании OOO «Концерн Промстромресурс» используются нормативно-
правовые и организационно-распорядительные документы, которые
применяются для обеспечения защиты данных и информационной безопасности:
1. Регламенты информационной безопасности компании:
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2498