66
4. Локальные, используются в пределах одной организации и
являются уникальными;
– Система документации. Системой документации называют
совокупность взаимосвязанных документов, оформленных в соответствии
с единым требованием и объединенных по признакам: происхождения,
назначения, вида и сферы деятельности.
Организационно–распорядительная плановая документация,
отчетно–статистическая, финансирование материально–технического
снабжения – примеры функциональной системы документации.
Одним из важнейших направлений автоматизации управленческих
процессов является создание унифицированных систем документации
(УСД).УСД – комплекс документов, рационально организованный в
соответствии с едиными правилами и требованиями, используемый
организацией в процессе оптимизации своей деятельности. Требования к
УСД разработаны Госстандартом РФ. Документам унифицированной
системы документации присваивается код по общероссийскому
классификатору управленческой документации (ОКУД).
Унификация и стандартизация документов совместно с электронным
документооборотом уменьшают большой поток бумажной информации,
устраняют запутанность и дублирование.
Структурирование данных и приведение к единому типу позволяют
работать с ними с помощью экранных форм. Хорошо организованные
физическая и логическая структуры информационной базы позволяют
вводить входные данные посредством формы удобным образом, в
соответствии с организацией документа. Заполнение электронной формы в
данном случае сопоставимо заполнению анкеты, но менее трудоемко в
сравнении с заполнением бумажного бланка.
Информационная база (ИБ), используемая пакетами прикладных
программ называется локальной[12].