Дипломная работа: Автоматизация процесса ведения документации и отчетности на примере ООО "ФЛЕКСЛАЙН-Н"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
26
Рисунок 7. Модель процесса согласования проекта документа
27
Рисунок 8. Модель процесса визирования документа
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Для определения средств автоматизации документации и отчетности
необходимо дать обоснование экономической целесообразности разработки и
сформулировать цели использования средств вычислительной техники.
Для того чтобы обосновать экономическую целесообразность разработки,
необходимо проанализировать документооборот организации. В рамках
осуществления управления документооборотом организации формируются
следующие документы:
1. Постановления.
2. Приказы.
3. Решения.
4. Указания.
5. Распоряжения.
Для описания формирования документов составим схему
документооборота (рисунок 9).
Управление делопроизводством и режима
Формирование
документооборота
Согласование
проектов документов
Визирование
документов
Процесс
Распоряжение
Проект
документа
Проект
документа
Распоряжение
Решение Приказ
Указание
Постановление
Рисунок 9. Схема документооборота
29
Осуществим расчет трудозатрат на выполнение процесса. Трудозатраты
на выполнение процесса складывают из следующих показателей:
1. Количества документов.
2. Частоты возникновения документа.
3. Объем документа (количество символов).
4. Трудозатрат на составление документа в человеко-часах.
После того как перечисленные показатели рассчитаны, необходимо
осуществить расчет тех же показателей, но при применении средств
вычислительной техники. Если разница является значимой, можно сделать
вывод о том, что применение вычислительной техники является
целесообразным.
В таблице 2 представлена характеристика документооборота без
внедрения средств вычислительной техники
Таблица 2
Характеристика документооборота
Показатель
Постановлен
ие
Решени
е
Прика
з
Указани
е
Распоряжен
ие
Количество
документов в
год, шт.
10 000
5 000
1 000
1 000
5 000
Количество
символов в
документе,
шт.
10 000
10 000
5 000
5 000
5 000
Частота
возникновен
ия в год
1
1
1
1
1
Трудозатрат
ы на
обработку в
год, чел-час
50 000
25 000
5 000
5 000
25 000
Годовые трудозатраты на управление документооборотом организации
составляют 110 000 человеко-часов. Текущая организация процесса имеет ряд
недостатков. Процесс сопровождается высокими временными на перемещение
документов между сотрудниками, ответственными за согласование, исполнение
и визирование документов. При автоматизации управления документооборотом
планируется снижение временных затрат на перечисленные операции. Теперь
осуществим расчет затрат на ведение документооборота задачи с
использованием средств вычислительной техники (таблица 3).
30
Таблица 3
Характеристика документооборота
Показатель
Постановлен
ие
Решени
е
Прика
з
Указани
е
Распоряжен
ие
Количество
документов в
год, шт.
10 000
5 000
1 000
1 000
5 000
Количество
символов в
документе,
шт.
10 000
10 000
5 000
5 000
5 000
Частота
возникновен
ия в год
1
1
1
1
1
Трудозатрат
ы на
обработку в
год, чел-час
35 000
17 000
3 000
3 000
17 000
После внедрения автоматизированной системы управления
документооборотом трудозатраты рассматриваемой задачи составят 75 000
человеко-часов. На основании проведенных расчетов можно заключить, что
временные затраты были снижены на 32%. Следовательно, применение средств
вычислительной техники является обоснованным.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
На текущий момент, когда деятельность компании деятельность компании
автоматизирована с помощью ERP-системы «1С. Предприятие», состояние
информационной безопасности отмечается как хорошее.
Политика безопасности компании реализована в рамках рассматриваемой
задачи следующим образом:
Доступ к каждому компьютеру организации осуществляется с
помощью авторизации, в ходе которой пользователь вводит уникальный логин и
пароль, созданный системным администратором.
Доступ к программному обеспечению «1С. Предприятие» есть
только у сотрудников отделов кадров и коммерческого отдела. Для доступа к
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2056