Дипломная работа: Автоматизация процесса ведения документации и отчетности в ФГУП «РФЯЦ-ВНИИЭФ»
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
22
Рисунок 6. Модель процесса формирования документооборота
23
Рисунок 7. Модель процесса согласования проекта документа
24
Рисунок 8. Модель процесса визирования документа
В результате формирования документооборота получается документ,
подлежащий исполнению. Таким образом выходящим информационным
потоком является документ, подлежащий исполнению.
Процесс формирования документации связан со всеми процессами
организации, поскольку ее деятельность управляется приказами,
постановлениями и распоряжениями, входящими в документооборот. Процесс
формирования документооборота будет рассматриваться от получения
распоряжения от руководства до появления готового документа.
Важность процесса формирования документооборота в целом для
предприятия заключается в том, что управление и деятельность организации
подчинены приказам, распоряжениям и постановлениям.Процесс
формирования документации организации осуществляется секретарями
руководителей структурных подразделений организации.
Основным определением в рассматриваемой предметной области
является определение организационно-распорядительных документов.
Организационно-распорядительными документами называются такие
документы, которые фиксируют решения административных и
организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и
регулирования деятельности предприятия.
Результатным показателем процесса является количество документов,
предназначенных для исполнения.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Оценим необходимость автоматизации процесса внутрикорпоративного
взаимодействия. Автоматизация бизнес-процесса необходима в тех случаях,
когда затраты на осуществление процесса после внедрения информационных
технологий ниже, чем они были до внедрения. Оценим трудозатраты на
формирование документооборота существующей организации бизнес-
26
процесса.Для описания была составлена схема документооборота,
представленная на рисунке 8.
Руководитель
Формирование
документооборота
Согласование
проекта
документа
Визирование
документа
Сотрудник
Проект
документа
Процесс
Согласованный
документ
Контрагент
Входящий
документ
Проект
документа
Изменения в
документе
Входящий
документ
Изменения в
документе
Входящий
документ
Согласованный
документ
Подписанный
документ
Рисунок 8. Схема документооборота
Осуществим расчет трудозатрат на выполнение процесса. Трудозатраты
на выполнение процесса складывают из следующих показателей [10]:
1. Количества документов.
2. Частоты возникновения документа.
3. Объем документа (количество символов).
4. Трудозатрат на составление документа в человеко-часах.
После того как перечисленные показатели рассчитаны, необходимо
осуществить расчет тех же показателей, но при применении средств
вычислительной техники. Если разница является значимой, можно сделать
вывод о том, что применение вычислительной техники является
целесообразным.
В таблице 2 представлена характеристика документооборота по
существующему варианту. Из каналов связи в организации используется
телефонная связь и электронная почта. На контроль выполнения поставленных
задач с помощью этих каналов связи уходит много времени из-за того, что
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2053