Дипломная работа: Автоматизация процесса ведения документации и отчетности в ФГУП «РФЯЦ-ВНИИЭФ»
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
27
сотрудник может не отвечать на звонок, а также не оперативно проверять
почту. По результатам расчетов, годовые затраты на процесс управления
документооборотом составляют 440 человеко-часов.
Таблица 3
Характеристика документооборота
Показатель
Проект
документа
Документ
Входящий
документ
Количество документов в год, шт.
120
120
200
Количество символов в документе, шт.
1 000
1 000
1 000
Частота возникновения в год, шт.
48
60
100
Трудозатраты на обработку в год, чел-
час
190
125
125
Теперь осуществим расчет затрат на ведение документооборота задачи по
плановому варианту, с учетом того, что контроль и коммуникации с
исполнителем задачи будут осуществляться с помощью программного
обеспечения. Трудозатраты на ведение документооборота представлены в
таблице 4.
Таблица 4
Характеристика документооборота после автоматизации
Показатель
Проект
документа
Документ
Входящий
документ
Количество документов в год, шт.
120
120
200
Количество символов в документе,
шт.
1 000
1 000
1 000
Частота возникновения в год, шт.
48
60
100
Трудозатраты на обработку в год,
чел-час
130
80
80
После внедрения автоматизированной информационной системы,
автоматизирующей процесс управления документооборотом, трудозатраты на
ведение документооборота составят 290 человеко-часов ежегодно. На
основании проведенных расчетов можно заключить, что временные затраты
были снижены, следовательно, применение средств вычислительной техники
является обоснованным.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
Для обеспечения информационной безопасности организации
используется комплекс мер, которые можно разделить на две группы [19]:
28
1. Организационные меры.
2. Программно-аппаратные меры.
В комплекс организационных мер, используемых в организации, входит:
1. Ознакомление сотрудников с Политикой безопасности
организации.
2. Ведение учета посетителей в журнале посетителей (с записью
паспортных данных).
3. Разграничение доступа к модулям системы SAPR/3 согласно
функциональным обязанностям сотрудников предприятия.
4. За контроль состояния информационной безопасности организации
назначено ответственное лицо (руководитель ИТ-отдела).
5. Организация авторизованного доступа к используемым
программным системам.
К программно-аппаратным мерам обеспечения информационной
безопасности организации относятся:
1. Использование антивирусного программного обеспечения со
встроенным брандмауэром MicrosoftSecurityEssentials.
2. Использование сканера состояния информационной безопасности в
режиме реального времени «Severus».
3. Использование системы контроля версий и обновлений
программного обеспечения «Secunia PSI».
4. Отключение USB-портов для предотвращения заражения
компьютеров вредоносным программным обеспечением и предотвращения
несанкционированного копирования данных.
5. Сотрудникам запрещена установка программного обеспечения на
персональные компьютеры.
6. Права на установку программного обеспечения есть только у
сотрудников ИТ-отдела.
По результатам анализа системы обеспечения информационной
безопасности организации можно сделать вывод о том, что в организации
29
используется комплекс мер, которые обеспечивают информационную
безопасность на высоком уровне.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим современное программное обеспечение, направленное на
автоматизацию документооборота. Система «Логика СЭД» разработана на
платформе IBMNotes/Domino [27]. Система позволяет автоматизировать
бизнес-процессы управления документооборотом и оптимизировать
делопроизводство. Основу системы представляет СЭД «Босс-Референт»,
которая была разработана в 1996 году. Эта СЭД является лидером на рынке
систем электронного документооборота.
Программное обеспечение позволяет автоматизировать решение ряда
задач:
1. Организацию эффективной обработки договоров.
2. Автоматизацию документооборота органов власти.
3. Минимизация бумажного документооборота.
4. Организовать качественный контроль исполнения поручений
руководителей.
5. Осуществить оперативный поиск по архиву документов.
6. Отслеживание актуальных версий документов.
СЭД «ДЕЛО» является системой, обладающей полным набором
инструментов для управления документооборотом и делопроизводством,
которая рассчитана на максимальные нагрузки [26]. СЭД «Дело» обладает
следующими функциональными возможностями:
1. Регистрация документов.
2. Применение электронной подписи.
3. Синхронизация с сервером проверки электронной подписи.
30
4. Формирование юридически значимого документооборота.
5. Защита от несанкционированного доступа.
6. Поточное сканирование.
7. Партионная почта.
Программное обеспечение обладает web-интерфейсом, благодаря чему
существует возможность удаленной работы с документами.
СЭД «ЕВФРАТ-Документооборот» – является системой электронного
документооборота, которая позволяет организовать на предприятии
полнофункциональную систему управления бизнес-процессами и
документацией [28]. В систему включен перечень необходимых инструментов
для создания электронного документооборота каждого предприятия, вне
зависимости от масштабов деятельности и форм собственности. Программное
обеспечение может автоматизировать деятельность как маленького отдела так и
предприятия в целом, а также организовать работу распределенной сети
филиалов.
СЭД разрабатывалась согласно рекомендациям WfMC
(WorkflowManagementCoalition), а также соответствует стандарту ISO 9000.
Система обладает гибкостью, благодаря этому автоматизация
документооборота будет соответствовать требованиям ГОСТа по
делопроизводству, регламенту организации, положениям и инструкциям по
работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.
Анализ представленных программных продуктов будет осуществляться
по 5-балльной шкале, где 1 - будет самой низкой оценкой, а максимальной - 5.
Результаты анализа представлены в таблице 4.
Таблица 4
Анализ программного обеспечения
Критерий
Логика СЭД
ДЕЛО
ЕВФРАТ-
Документооборот
Стоимость
5
4
3
Функционал
3
4
4
Документация
5
5
5
Системные требования
5
4
3
Надежность
3
3
4
Совместимость с другим ПО
3
4
4
31
Критерий
Логика СЭД
ДЕЛО
ЕВФРАТ-
Документооборот
Итого
24
24
23
По результатам анализа, перечисленные системы имеют низкие
показатели функциональности и показывают средний уровень соответствия
поставленным критериям. В связи с чем преимущество остается за
индивидуальной разработкой системы.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Стратегия автоматизации бизнес-процессов организации представляет
собой подход и набор методов, согласно которым будет осуществляться
автоматизация выбранной задачи.
Существует несколько видов стратегий автоматизации [12]:
кусочная (хаотичная) автоматизация;
автоматизация по участкам;
автоматизация по направлениям;
комплексная автоматизация.
Первый вариант стратегии автоматизации включает в себя приобретение
отдельных модулей программного продукта без какого-либо стратегического
плана [15]. Такой вариант стратегии обладает низкой эффективностью,
поскольку отдельные фрагменты информационной системы не способны
оказать пользу компании, а дальнейшая автоматизация приведет к
значительным затратам.
Следующий вариант процесса автоматизации предполагает
автоматизацию отдельных бизнес-процессов, которые объединены по набору
выполняемых функций. Выбор этого способа оптимален в том случае, когда
существуют участки, в которых применение автоматизированных систем дает
значительный экономический эффект.
Способ автоматизации по направлениям предполагает автоматизацию
отдельных направлений деятельности компании. При этом достигается полная
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2053