Дипломная работа: Автоматизация процесса выбора экскурсионного тура ООО "Coral Travel"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
Сотрудник туродела составляет отчет по всем операциям, которые он
провел с клиентом и отправляет в базу данных.
Проанализировав все процессы, относящиеся к выбранному комплексу
автоматизации, документацию, можно сформировать входные и выходные
потоки для проектируемой информационной системы.
Входные данные:
Заявка
Данные клиента
Сведения о наличии тура
Рекомендации
Список востребованных туров
Управляющие данные:
Требования по продажам РФ
Промежуточные выходные данные:
Заявка о выбранной путевке
Выбранный тур
Подтверждение клиента
Выходныеданные:
Отчет
Сведения о выбранной путевке
В системе будут работать следующие сотрудники:
сотрудники туротдела: обработка данных клиента, заказов
клиента, предложений клиентам, составление отчёта о продажах,
информирование, внесение данных о поступлении и выдаче товара,
составление отчёта о товарных остатках;
сотрудники туротдела по продажам авиа и/д билетов: обработка
данных клиента, заказов клиента, предложений клиентам, составление отчёта
о продажах, информирование, внесение данных о поступлении и выдаче
товара, составление отчёта о товарных остатках;
сотрудники туротдела по оптовым продажам: обработка данных
клиента, заказов клиента, предложений клиентам, составление отчёта о
продажах, информирование, внесение данных о поступлении и выдаче
товара, составление отчёта о товарных остатках;
Система должна выполнять следующие функции:
хранение информации о клиенте,
хранение варианта заказа поставщику;
хранение истории сформированных отчётов;
хранение истории сформированных договоров;
формирование писем предложений клиентам;
формирование договоров продаж;
формирование отчётов продаж;
1.2.3 Обоснования необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи.
Традиционное в компании ведение дел, не позволяет достаточно
оперативно реагировать на изменения внешних факторов, и не способствует
снижению убытков и накладных расходов компании.
Автоматизация процесса подбора экскурсионных туров в компании
позволит снизить административные накладные расходы, повысить
производительность труда, рационализировать ведение дел и повысить
эффективность управления. В частности, на данный момент на предприятии
отсутствует: программное обеспечение, автоматизирующее основные
процессыподбора. Поэтому вся работа ведется вручную в специально
разработанном электронном журнале, реализованном в Excel.Схема
документооборота в существующем виде приведена на рисунке 8.
Участники
Клиент Менеджер
Выбор тура Составления списка туров Поиск тура Оформление
Заявка Заявка
Заявка
Список
туров
Выбранный
тур
Действие
Рисунок 8. Схема документооборота
Для того чтобы произвести подбор тура по характеристикам заданных
клиентом за определенный период, оператору необходимо просмотреть весь
журнал в Excel,что является довольно длительной и требующей внимания
процедурой.
При таком положении может возникнуть ряд ошибок, связанных с
человеческим фактором, т.к. оператор в своем списке может не заметить
какой-либо характеристики, что повлечет за собой не верное формирование
нужного для клиента тура. Повышение эффективности работы оператора
осуществляется за счет автоматического отчета о продажах, при заданных
параметрах.
В процессе анализа существующей технологии подбора туров были
выделены следующие недостатки:
Сложность подбора по характеристикам клиента
Сложность составления отчетной документации
Ручная обработка информации
Снижение эффективности работы операторов
Отсутствие единого упорядоченного хранилища истории
взаимоотношения с клиентами
Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств
автоматизации таблица 5.
Таблица 5.
Расчет эффекта внедрения
Действие
менеджера
Время, затрачиваемое
при базовой технологии/
мин.
Время, затрачиваемое
по предлагаемому
варианту/ мин.
Оформление
договора
30-40
5-10
Оформление
платежных
документов
35
3
Оформление
отчетных
документов
30
3
Таким образом, при существующей системе каждый из основных
процессов занимает около 40 минут, а из всего рабочего дня на это тратится
около 2 часов рабочего времени. При внедрении предлагаемой системы это
время сокращается до 20-25 минут. Кроме того, основными достоинствами
автоматизации также будет являться меньшая вероятность допущения
ошибок в документах и отчетной документации за счет электронной формы
их форматирования, а также автоматизированного ввода данных.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
Одной из основополагающих составных частей успешной деятельности
современного предприятия является развитие системы обеспечения
информационной безопасности и защиты информации. Необходимость
проведения мероприятий в этой области объясняется хранением в
информационной системе личных данных об учащихся, что является
конфиденциальной информацией. Недобросовестные конкуренты готовы
пойти на противоправные действия для того, чтобы завладеть чужой
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/579