Материал: Березкина, Петров - Организационно-управленческая деятельность юриста

Управление знаниями также означает возможность отвечать на следующие вопросы:

Как быстро вводить новых сотрудников в курс дела?

Как объединять знания отдельных подразделений?

Как интенсифицировать процесс генерации новых идей?

Как накапливать знания и распространять их по всей организации?

Как фиксировать знания ценных сотрудников, которые всегда могут покинуть вашу организацию?

Самые эффективные сотрудники хорошо знают свою предметную область, знают людей в своей организации (к кому по какой проблеме можно обратиться) и кто хорошо понимает, как устроена организация и как она работает (знание процессов).

Управление знаниями используется для координации совместной деятельности сотрудников, чтобы реализовать генерацию новых идей. При помощи управления знаниями можно просто и быстро использовать в своей повседневной работе свой предыдущий опыт и опыт других.

Обучение это существенная часть работы по повышению компетентности сотрудников.

Часто большую часть информации сотрудники получают от своих же коллег.

Необходимо использовать средства для коллективной работы для более гибкого и систематического распространения опыта между сотрудниками внутри организации.

Природа синергетического эффекта – взаимодействие отдельных частей структурных элементов усиливает или ослабляет индивидуальные возможности результативности функционирования каждого элемента системы. Неодинаковое влияние взаимодействия структурных элементов системы на результативность функционирования каждого элемента зависит от соответствия и взаимодействия элементов системы.

Например, принятый на работу хороший специалист – профессионал, может не вписаться в микроклимат коллектива, и его отдача будет меньше; купленное первоклассное быстродействующее оборудование может не реализовать свои возможности при отсутствии требуемой подготовки персонала. Потенциал многих приобретенных ресурсов может в сумме дать меньший, чем запланированный, результат.

Поэтому для получения положительного синергетического эффекта очень важна одинаковая направленность действий и взаимодействие всех систем организации. Это приведет к усилению, умножению конечного результата.

Синергетический эффект - возрастание эффективности деятельности в результате интеграции, слияния отдельных частей в единую систему за счет так называемого системного эффекта.

186

В данном случае уместен известный пример: обмен яблоками не приводит к синергетическому эффекту, так как яблок остается, по-прежнему, по одному. Обмен идеями приводит к синергетическому эффекту, так как в результате идей становится по две.

4.2. Документооборот как функция управления знаниями

4.2.1. Понятие документооборота

Документооборот – это деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения документа,

включая его архивацию и последующее хранение.

Одной из задач руководителя является установление правил и порядка работы с документами в организации и контроль их соблюдения в структурных подразделениях, то есть документооборот. Вспомним, что документооборот – это организация движения и учета документов с момента их создания или получения до завершения исполнения:

отправки из организации и (или) направления в архив. Вторая стадия делопроизводства,

отрасли деятельности, обеспечивающей документационное обеспечение управления,

которая регламентируется ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения».

Деятельность любой компании, а тем более юридической, отражается в документах. Для того чтобы улучшить качество работы юридической фирмы, необходимо оптимизировать ее документооборот, что позволит снизить текущие затраты и операционные расходы, повысить качество обслуживания, управляемость компанией. В

свою очередь, это позволит снизить себестоимость юридической услуги (затраты человеческого труда снизятся), ускорить принятие решений, а, следовательно, повысит привлекательность компании для клиентов.

Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов;

предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

регистрация документов;

организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей,

контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

187

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документообороту в юридической практике уделяется достаточное внимание. Так, например, Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.79

Выбор системы документооборота - это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяется во многом ее целями, конкурентной средой, структурой,

которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом внедрения. Если это государственное учреждение, то надо перенести акцент на полноту учета задач, решаемых организацией,

особенности этих задач, связанные со спецификой ее деятельности. В общем, при выборе системы документооборота нужно учитывать множество факторов, и как ни странно одним из самых важных будет экономичность документооборота.

Оптимизация документооборота включает комплекс мер организационного,

технического, программно-технического и организационно-проектного характера,

выполняемых организацией.

Организационные меры:

–разработка нормативных правовых актов организации и методических документов, которые устанавливают требования, правила, рекомендации по организации документооборота, как в целом по организации, так и на отдельных участках работы с документами или по отдельным видам документов;

–четкая организация работы службы, ответственной за делопроизводство, учет и сохранность документов, рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками этой службы;

–организация работы с документами в структурных подразделениях.

Технические меры: средства оргтехники, компьютерной техники, предоставляющие широкие возможности для подготовки документов, проведения электронного согласования, обеспечения документооборота, организации оперативного хранения документов.

79 http://delovoymir.biz/ru/articles

188

Программно-технические меры: применяя компьютерную технику, организации могут использовать системы электронного документооборота, текстовые и табличные редакторы (Word, Excel и др.), электронную почту, факс и другие приложения.

Оптимальной представляется использование системы электронной обработки документов и обмена документами между подразделениями (СЭД).

Организационно-проектные меры: требуются при внедрении СЭД и подразумевают, в первую очередь, выработку наиболее оптимальных «маршрутов» прохождения документов, того пути, по которому проходит документ или комплекс взаимосвязанных документов при решении определенной задачи или реализации определенного процесса. Здесь точками прохождения будут инстанции (рабочие места),

на которых совершаются операции с документом. Главной задачей в организации документооборота в таком проекте будет обеспечение оперативного прохождения документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. При этом должны быть исключены повторные операции, возвратные движения документа, не обусловленные деловой необходимостью. Информация представляется графическим способом, что позволяет наглядно и четко показать и движение документа

(документов), и последовательность операций, совершаемых в ходе реализации какой-

либо функции (задачи) или процесса, и, соответственно, движение документов,

используемых при решении данной задачи или реализации процесса.

В результате организационно-проектных работ создаются новые документы,

имеющие юридическое значения для деятельности организации, как то: табели форм документов, блок-схемы «маршрутов», графики документооборота, схемы перемещения документов, и проч.

4.2.2. Практика оптимизации документооборота

Цель оптимизации (проектирования) документооборота — приведение его в соответствие с потребностями управления с одновременным снижением затрат на его ведение.

Нельзя недооценить важность документооборота организации, так как:

документооборот – скелет компании, который пронизывает все срезы компании – финансовый департамент, управление кадрами, работа с поставщиками,

юридический департамент;

документооборот - не только основа внутренней коммуникации в компании, но и основа коммуникации с внешним миром: клиентами и контрагентами компании, а

также с государственными структурами.

189

Поэтому упрощенный и оптимизированный оборот – это не только экономия ресурсов, но также и имиджевая составляющая для компании.

К сожалению, в настоящее время происходит слияние понятий «упрощения» и «оптимизации» документооборота в умах многих менеджеров. Как правило, любая более-

менее успешная и большая организация сталкивается с проблемой организации документооборота и ставит себе цель «упростить» и «оптимизировать» документооборот.

Оптимизация документооборота в юридической практике ничем не отличается от документооборота в других департаментах/отраслях. Рассмотрим пути улучшения документооборота в компании.

Прежде всего, следует следовать новым тенденциям и от полностью бумажного документооборота переходить к электронному документообороту. На деле происходит следующее: документооборот компании (его оболочка, начинка, регламент, схемы движения документов и прочее-прочее) отдается на откуп «цифре» - системе электронного документооборота, сделанной на заказ сторонней организацией или силами программистов компании. Компания получает продукт, позволяющий организовать документооборот в электронной форме как внутри организации, так и в отношении с внешними контрагентами. Однако, один лишь перевод документооборота в «цифру» не может говорить об оптимизации и упрощении. Система электронного документооборота строится на тех же схемах, что и были использованы в «бумажном» документообороте.

Документ, проходя все стадии согласования в электронной форме, часто распечатывается по тем или иным причинам, что сводит на нет идею отказа от бумаги. Электронный документооборот также подвержен сбоям, техническим неполадкам, зависящим как от группы поддержки и разработки, так и от внешних факторов (проблемы с электричеством,

сетью, обновление программного обеспечения, обновление оборудования).

Электронный документооборот позволяет значительно сократить издержки на ведение документооборота. Самая очевидная экономия – экономия бумаги. На первый взгляд, это небольшая статья расходов, но если проанализировать расходы на печать документов в различных компаниях, то будет видно, что на это расходуется большая часть средств компании. Другие сэкономленные блага – экономия места и ресурсов для хранения документов, экономия на пересылки документов по почте или с использованием курьерских служб. Также оптимизация рабочего времени сотрудников, которые раньше,

например, должны были сдавать некоторые виды отчетности в бумажном виде, а

теперь это можно сделать в электронном виде – таким образом, экономится время на перемещение, на ожидание в очередях. Также необходимо упомянуть время на поиск документов – при электронном документообороте время на поиск сокращается.

190