Материал: Березкина, Петров - Организационно-управленческая деятельность юриста

К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее и не входящие в перечень обязательных для ведения внутриорганизационной документации и составления отчета.. В их число входят следующие документы:

1)официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента,

постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей организации;

2)хозяйственно-правовые документы: договоры, соглашения, рекламации и др.;

3)решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива организации в целом или отдельных ее подразделений;

4)материалы изучения передового опыта (в том числе зарубежного), полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.);

5)организационная и технологическая документация;

6)материалы специальных обследований состояния деятельности по отдельным ее видам (в рамках разделения труда) или на отдельных рабочих местах

(хронометраж, фотография и т.п.);

7)устная информация, которая получена во время встреч (совещаний, проведения

«мозгового штурма» и др.) с членами трудового коллектива или

представителями других организаций.

Особое место занимают профессиональные знания. К ним относятся:

-познавательные знания («знаю, что») – владение развитыми базовыми и профессиональными компетенциями, достигаемое путем интенсивного обучения;

-прикладное мастерство («знаю, как») – способность применять полученные знания и навыки к решению нестандартных задач;

-системное понимание («знаю, почему») – глубокое знание и осмысленное применение своих знаний с учетом сложных практических причинно-следственных зависимостей;

-личная мотивация творчества («хочу знать, почему») – включает волевое начало саморазвития и самосовершенствования, настроенность на успех и профессиональный рост.

176

Организации, формирующие и развивающие у своих сотрудников стремление к

знанию «хочу знать, почему», могут преуспевать перед лицом быстро текущих изменений

и обновлять познавательные возможности, прикладное мастерство и системное

понимание, с тем, чтобы сохранять или добиваться конкурентных преимуществ на рынках

товаров и услуг.

4.1.2. Структура и классификация знаний

Взаимосвязь знаний, обучения и ключевой компетенции организации представлена на рис. 4.3, где Б.З. Мильнером показано72, как на знаниях базируются все хозяйственные и управленческие отношения, выявляются предпочтения хозяйствующих субъектов, происходит обмен и поставляется информация на рынки.

Рис. 4.3. Взаимосвязь знаний, обучения и ключевой компетенции организации

При исследовании структуры знания выделяют их пространственную характеристику: знания внешние и внутренние. Внешние знания или знания, содержащие информацию и опыт деятельности о наиболее важных объектах деловой активности,

которые имеют тенденцию к быстрому изменению и развитию. К ним можно отнести знания о клиенте, результаты маркетинговых исследований, характеристику цен на рынке,

72 См.: Мильнер Б.З. Управление знаниями: принципы, методы, эффективность. http://www.koism.rags.ru/

177

состояние внешних коммуникаций, условия и примеры деятельности конкурентов

(бенчмаркинг73), рейтинги.

Внутренние знания или знания о ключевых бизнес-процессах, об основных и вспомогательных продуктах (услугах) организации, о состоянии внутренних коммуникаций, знания персонала организации и лучший опыт их применения

(интеллектуальные активы), корпоративные знания (память).

Любая полезная информация и знание должны быть сохранены в корпоративной памяти организации.

Например, по мнению. В.П. Мясоедова74, корпоративная память может быть условно разделена на четыре основных типа: а) «вершина»; б) «губка»; в) «издатель»; г) «насос». Особенности каждого из них в следующим:

- «вершина» - наиболее простая форма организации корпоративной памяти -

используется как архив, к которому можно обращаться по мере необходимости. Это пассивное получение и такое же распространение знаний;

- «губка» обеспечивает более активный сбор информации по сравнению с

«вершиной». В этом случае создается достаточно полная корпоративная память,

использование которой для повышения качества организационных процессов зависит от каждого работника в отдельности;

- «издатель» применяет более активную форму распространения знания, чем

«вершина». Функцией координаторов корпоративной памяти является анализ полученного опыта, соединение его со знанием в корпоративной памяти и направление объединенного знания работникам, для которых полученный опыт может быть актуальным;

- «насос» - самый сложный тип корпоративной памяти. Он включает элементы, как активного сбора, так и активного распространения знаний. Данная модель усиливает вертикальную направленность организационного обучения.

Непрерывность функционирования системы управления знаниями требует постоянного пополнения и информационной актуализации ее элементов. В соответствии с предложенным делением на внутренние и внешние знания можно предложить следующую классификацию источников информации.

73 Бенчмаркинг - это подход к планированию деятельности организации, предполагающий непрерывный процесс оценки уровня продукции, услуг и методов работы, открывающий, изучающий и оценивающий все лучшее в других организациях с целью использования полученных знаний в работе своей организации.

74 Мясоедов В.П. Учебно-методическое пособие по самостоятельной работе для студентов очной формы обучения. Специальность 062100 Управление персоналом. - Москва: РГСУ, 2007.

178

По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней.

Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского,

оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч,

официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости,

например сведения о новом конкуренте. Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды,

шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и

переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной

(данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

В деятельности современных организаций движение информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений.

Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

179

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе хозяйственной деятельности отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов,

предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

своевременность поступления;

удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений;

оптимальность систематизации;

краткость, четкость формулировок;

непрерывность сбора и обработки сведений.

Фильтрация, структурирование и движение информации, и ее включение в соответствующий элемент структуры знаний организации обеспечивается соответствующей функциональной «знаниевой» структурой, в которой могут быть выделены элементы, обеспечивающие целенаправленный запрос и соответствующее применение информационных потоков. Построение функциональной структуры зависит от целей и задач хозяйственной деятельности организации, может меняться как поэлементно, так и в связи с усилением значения отдельных ее составляющих. Как правило, функциональная «знаниевая» структура включает:

теоретическое и эмпирическое знания;

нормативно-правовое знание в широком (базовом) и узко профессиональном

(прикладном) аспектах;

методологическое знание и технологические навыки исследовательской работы;

методологическое знание и технологические навыки прикладного, практического характера;

организационные и корпоративные знания.

Особый характер корпоративного знания подчеркивает и Г. Минцберг: «Знание, с

которым имеет дело стратегическое мышление, не является интеллектуальным, не является ни аналитическим обобщением, ни абстрактными фактами и цифрами... В

гораздо большей степени это личностное знание, внутреннее понимание, родственное

180