Делопроизводство в бухгалтерии (документооборот)
Введение
Система правового регулирования деятельности коммерческих организаций складывается из законодательных, иных правовых актов и внутренних документов, принимаемых самой организацией в рамках локального нормотворчества. Законодательство в условиях рыночной экономики не способно обеспечить достаточную полноту правового регулирования предпринимательской деятельности. Разноплановость, многоаспектность коммерческой деятельности, участие в ней самых различных субъектов, разнообразие организационно-правовых форм предпринимательства влекут за собой необходимость индивидуализации в рамках законодательного дозволения правового регулирования деятельности каждой конкретной коммерческой организации.
Создание внутренних документов осуществляется самой организацией в соответствии с принципами и правилами, имеющимися в законодательстве, с учетом собственного понимания путей и способов достижения легитимных целей своей деятельности. Во многих организациях ведение делопроизводства осуществляется в тесной связи с бухгалтерией, поскольку она работает с первичными документами, являясь пользователем приказов, распоряжений и других документов, определяющих действия организации.
В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции в бухгалтерском учете должны оформляться оправдательными первичными документами. При этом существует определенный порядок движения таких документов, который может быть установлен как законодательными или нормативными актами (например, бухгалтерским и налоговым законодательством в части сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности, постановлениями Госкомстата РФ, Центробанка России (касательно кассовых и банковских операций, подотчетных сумм) и др.), так и внутренним распорядительным документом. Подобного рода внутренняя организация движения документов и называется документооборотом предприятия. Каждое предприятие самостоятельно определяет правила своего документооборота.
Налоговый кодекс РФ требует, чтобы все расходы предприятия были документально подтверждены, это одно из главных условий для учета затрат при расчете налога на прибыль. Между тем с подтверждением расходов нередко возникают проблемы. И дело здесь не только в том, что документы поступают в бухгалтерию с ошибками или составленные не по той форме. Гораздо хуже, когда бухгалтер получает бумаги с опозданием или они не доходят до него вовсе. Очень сложно отразить в учете операцию по закупке материалов, если поставщик не передал документы, а снабженец их не потребовал. Невозможно вовремя рассчитывать зарплату, если из цехов еще не получены все данные за отчетный месяц.
Актуальность темы исследования обусловлена огромной важностью рационального документооборота в бухгалтерии для организаций всех отраслей и форм собственности. От того, как поставлен контроль за оформлением и движением первичных документов, в конечном счете зависит и достоверность отчетности предприятия, и четкость работы бухгалтерии. Кроме того, при проведении аудита наличие определенной схемы документооборота является свидетельством компетентности главного бухгалтера, качества системы учета и внутреннего контроля. Для того чтобы не возникало проблемных ситуаций, главному бухгалтеру необходимо заниматься оптимизацией документооборота как в самой бухгалтерии, так и между бухгалтерией и другими отделами предприятия.
Целью данной работы является изучение и особенностей документооборота в бухгалтерии его критическая оценка в условиях конкретного предприятия. Для достижения поставленной цели в работе необходимо решить следующие задачи:
- рассмотреть понятие документов и документооборота;
- определить особенности организации документооборота в бухгалтерии предприятия;
- проанализировать нормативно-правовое регулирование документооборота;
- рассмотреть документооборот операций по учету денежных средств, материалов, основных средств, расчетов с персоналом и контрагентами, издержек обращения и финансовых результатов в условиях конкретной организации;
- изучить документооборот в системе налогового учета;
- дать оценку применяемого в организации документооборота на предмет соответствия действующему законодательству и внутренним нормативным актам, также оценить его рациональность;
- разработать мероприятия, направленные на совершенствование документооборота в организации.
Объектом исследования в данной работе является общество с ограниченной ответственностью «Книжный магазин «Анжелика». Основным видом деятельности предприятия является розничная и мелкооптовая торговля книгами и канцелярскими товарами. Предметом исследования является документооборот, организуемый в бухгалтерии данного предприятия. бухгалтерия документ правовой денежный
Для написания работы в качестве нормативно - правовой базы использовались Указы Президента РФ, законы РФ, постановления Правительства РФ, постановления, разъяснения Министерства Финансов РФ и ФНС России, а также регистры синтетического и аналитического учета, бухгалтерская, статистическая и налоговая отчетность, учетная политика ООО «Книжный магазин «Анжелика» за 2005 -2006 годы.
1. Теоретические основы делопроизводства в бухгалтерии
1.1 Понятие документов и документооборота
В соответствии с Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28), документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Каждый документ имеет свои реквизиты, то есть обязательные данные, установленные законом для определенного вида документов. Отсутствие в документе хотя бы одного из требуемых реквизитов лишает его юридической силы - он становится недействительным.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Росархивом 6 октября 2000 г. (с изменениями от 27 октября 2003 г.).
Среди огромного многообразия видов деловых документов, обращающихся на фирмах, предприятиях и в организациях вне зависимости от их специфики можно выделить следующие основные группы:
- организационная документация (устав, учредительный договор, должностная инструкция, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка);
- распорядительная документация (приказ по основной деятельности, постановление, распоряжение, решение, указание);
- документация по личному составу фирмы (трудовой контракт, договор, личные дела, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки);
- финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, кассовые книги и др.);
- информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).
В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.
Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документом. Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.
Движение документов внутри предприятия и между предприятиями с момента их регистрации до сдачи на хранение или уничтожение называется документооборотом.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.
В последнее время растет число организаций, занимающихся оптимизацией своих бизнес-процессов, включая такие вопросы, как информационное и документационное обеспечение, расширение применения компьютерных технологий и электронного документооборота. Современный подход к управлению документооборотом предполагает отношение к документам как к информационному ресурсу управления организацией в целом. Внедрение и использование корпоративных систем документооборота, с одной стороны, являются следствием интеграционных процессов, а с другой - выступают важным фактором повышения интеграции и управляемости.
Все присутствующие на российском рынке системы управления документами можно разделить на несколько групп, каждая из которых ориентирована на решение специфических задач и занимает свою нишу на рынке.
Все присутствующие на российском рынке системы управления документами можно разделить на несколько групп, каждая из которых ориентирована на решение специфических задач и занимает свою нишу на рынке. Рассмотрим их более подробно.
1. Системы WorkFlow. Дословный перевод WorkFlow - поток работ. Под потоками работ понимаются бизнес-процессы организации. Например, в качестве бизнес-процесса можно рассматривать закупку сырья у поставщиков. В единый процесс объединяются действия отдела закупок по отбору поставщиков и взаимодействию с ними, бухгалтерии - по оформлению счетов и их оплате, руководства компании - по одобрению закупок.
Система WorkFlow содержит четкое описание, кто, когда, как и что делает, с кем кооперируется, откуда что получает и кому отправляет. Поскольку все процессы регламентированы, конкретному пользователю не нужно задумываться над тем, где получить документ, как обработать, кому отправить и в какие сроки. Все это уже прописано в системе. Работник попросту не сможет неправильно заполнить документ, пропустить какие-то поля или забыть о сроках, поскольку система замучает напоминаниями, а также известит руководство о том, что на таком-то этапе процесс пробуксовывает.
Недостатком систем WorkFlow является длительность и сложность внедрения. Предварительное описание или моделирование бизнес-процессов, регламентация всего и вся может занять немало времени. Кроме того, следует понимать, что система класса WorkFlow не заменит электронный архив, она хранит не все документы организации, а лишь те, что используются в процессе работы.
На российском рынке систем такого класса наиболее популярны разработка OPTiMA - WorkFlow от компании Optima (Россия) и StaffWare WorkFlow (StaffWare Plc, Великобритания).
2. Системы делопроизводства. Они в основном разработаны отечественными специалистами для решения задач автоматизации традиционного российского документооборота. Главное отличие систем делопроизводства от систем WorkFlow - они не поддерживают сами процессы работы с документами, а занимаются вопросами регистрации событий (документ создан тем-то и тогда-то, изменен, принят к исполнению, одобрен и т.п.). Кроме того, системы делопроизводства не ориентированы на выполнение узкоспециализированных задач и доступны практически всем сотрудникам компании, то есть являются приложениями, используемыми по умолчанию, типа Word, Excel и т.п.
На российском рынке системы данного класса представлены широко. Ведущая роль в данной категории принадлежит отечественным разработкам "Дело" (производитель - "Электронные офисные системы"), DIS: Class "Золушка" (НТЦ ИРМ), AquaDOC ("Аквариус Консалтинг"), Company Media и Office Media ("ИнтерТраст"), DocOffice ("ЦМД-софт"), "SiTex Документооборот" ("АНД Проджект"), Гран-ДОК ("Гранит-Центр"), "Кодекс: Документооборот" ("Кодекс").
3. Электронные архивы документов. Основной целью создания электронных архивов является структурирование имеющихся в компании документов, организация их хранения в электронном виде и поиск в электронной информационной базе, формирование подборок по нужным критериям. Одна из важнейших функций электронного архива - обеспечение сохранности документов. Она реализуется посредством контроля за несанкционированным удалением или редактированием документов. Проще говоря, доступ к архиву или отдельным его частям имеют только те сотрудники компании и в том объеме, в каком им это позволено. В некоторых архивах есть возможность вести протокол работы клиентов, поэтому всегда можно отследить, кто, когда и чем интересовался. Использование электронных архивов позволяет сократить время на поиск информации в разы, упорядочить огромные массивы данных, практически исключает возможность утраты или порчи бумаг.
Российский рынок электронных архивов документов представлен системами "Электронный архив ЕВФРАТ" (Cognitive Technologies, Россия), Effect Office ("Гарант Интернэшнл", Россия), "1С: Архив" ("1С").
4. Комплексные системы управления, которые соединяют в себе все перечисленные выше функции и ряд дополнительных. В данной системе наряду с традиционными решениями делопроизводства (регистрация документов, привязка к документам поручений, контроль их исполнения, визирование) присутствуют функции создания и обработки финансовых и управленческих документов, их маршрутизации. С их помощью может быть организован контроль платежей, движения товаров, материалов и складской учет, планирование бюджета и разработка финансовых и платежных документов и др. Отличительной чертой разработки является возможность формирования отчетов по реквизитам документов. Все перечисленные функции, а также наличие специализированных справочников и использование интернет-технологий делают данную систему предпочтительной при внедрении ее в крупных и средних организациях с территориально-распределенной структурой, специализирующихся на оптовой торговле, оказании сервисных услуг, обучении и т.д.