Реферат: Делопроизводство в бухгалтерии (документооборот)

В ходе работы выяснилось, что в ООО «Книжный магазин «Анжелика» осуществляется надлежащий контроль за движением кадров. Распоряжением руководителя назначен работник, ответственный за кадровый учет. На каждого работника предприятия заведено личное дело, в котором находятся заявления на имя руководителя о приеме на работу, приказы руководителя о приеме на работу, о предоставлении отпуска, о прекращении трудового договора, подписанные руководителем, работником и бухгалтером предприятия.

Исследуемое предприятие для учета труда и заработной платы использует унифицированные формы первичных документов, утвержденные постановлением Госкомстата от 6.04.2001 г. № 26. Однако были выявлены случаи использования устаревших форм первичных документов по учету труда и заработной платы, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.97 г. № 71а. Кроме того, на предприятии допускаются случаи неправильного оформления документов (например, в лицевых счетах отсутствуют некоторые обязательные реквизиты), что является нарушением требований, установленных п 12-18 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. N 34н. и ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Для расчетов с персоналом по оплате труда на предприятии применяется расчетно - платежная ведомость по форме Т-49, при этом на каждого работника ведется лицевой счет по форме Т-54. С одной стороны, это очень трудоемко, так как по каждому работнику записи делаются дважды - в лицевом счете и в расчетно - платежной ведомости. Но с другой стороны, ведение лицевого счета позволяет контролировать правильность начисления различных доплат и премий в соответствии с распоряжениями руководителя, а также удержаний из заработной платы по исполнительным листам. Ведение лицевого счета также удобно для заполнения на каждого работника Индивидуальных сведений о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица, предоставляемых ежегодно в Пенсионный Фонд.

Выплата заработной платы по расчетно - платежной ведомости дает возможность каждому работнику увидеть начисленную сумму заработной платы и все удержания из нее. При этом допущенная бухгалтером счетная или другая ошибка быстрее будет обнаружена. Для бухгалтера выдача заработной платы по расчетно-платежной ведомости позволяет снизить трудоемкость работы, так как не надо заполнять еще и расчетную ведомость, а также позволяет избежать ошибок, которые могут возникнуть автоматически, при переписывании сумм к выдаче из расчетной ведомости в платежную.

Положительно можно оценить тот факт, что на предприятии раздельно ведется аналитический учет заработной платы управленческого и обслуживающего персонала и специалистов. Это позволяет точно и правильно относить заработную плату на счета затрат. При этом свод расчетно-платежных ведомостей позволяет составить отчет по взносам на обязательное пенсионное страхование и по страховым взносам в Фонд социального страхования.

В качестве недостатка в первичном учета труда и заработной платы на предприятии ООО «Книжный магазин «Анжелика» можно отметить тот факт, что при выплате заработной платы работникам не выдаются расчетные листки. Это является нарушением требований, установленных ст.136 Трудового кодекса.

Положительным моментом является то, что в бухгалтерии проверяется соответствие товарных отчетов и отчетов кассира - операциониста. Однако необходимо отметить, что десять дней - это слишком большой срок для составления товарного отчета с точки зрения оперативности учета.

По итогам изучения документооборота операций по учету издержек обращения было установлено, что на предприятии ООО «Книжный магазин «Анжелика» данные операции оформляются соответствующими первичными документами. Аналитический учет издержек обращения в ООО «Книжный магазин «Анжелика» осуществляется в оборотной ведомости по четырем укрупненным статьям:

- материальные расходы;

- расходы на оплату труда и отчисления на социальное страхование;

- расходы на содержание и эксплуатацию здания и оборудования;

- прочие расходы.

Такая организация аналитического учета может быть оценена как неудов-летворительная, поскольку не обеспечивает данные для углубленного экономического анализа издержек обращения.

Положительно можно оценить тот факт, что на предприятии осуществляется контроль за расчетами с поставщиками. Ведение Журнала учета поступления товара за каждый месяц позволяет контролировать оплату каждого расчетного документа, оперативно выявлять задолженность поставщикам за приобретенные товары. В качестве недостатка можно отметить тот факт, что в ООО «Книжный магазин «Анжелика» не проводится инвентаризация расчетов с поставщиками и подрядчиками, так как при отсутствии акта инвентаризации бухгалтерская отчетность данного предприятия не может быть признана достоверной.

3.2 Пути совершенствования документооборота в ООО «Книжный магазин «Анжелика»

В работе были отмечены нарушения в оформлении первичных учетных документов - отсутствие подписей составивших их лиц, неоговоренные исправления. Для недопущения этих нарушений необходимо разъяснить лицам, ответственным за составление документов, порядок их оформления и исправления записей. Кроме того, первичные документы, не надлежащим образом оформленные, следует не принимать к учету и возвращать составившим их лицам.

В ходе работы выяснилось также, что одной из главных проблем организации бухгалтерского учета в ООО «Книжный магазин «Анжелика» является несоблюдение графика документооборота. В связи с этим необходимо повторно ознакомить под расписку с графиком документооборота лиц, ответственных за составление первичных документов. За нарушение графика по неуважительным причинам работников следует привлекать к дисциплинарной ответственности.

В процессе изучения бухгалтерского учета наличных денежных средств ООО «Книжный магазин «Анжелика» выяснилось, что на изучаемом предприятии плохо организован аналитический учет денежных средств, полученных с использованием контрольно-кассовой машины. В связи с этим исследуемому предприятию можно порекомендовать разработать форму учетного регистра (таблица 2.5), в котором были бы отражены показания счетчиков контрольно-кассовой машины и ежедневная выручка, полученная в кассу наличными.

Таблица 2.5 Показатели счетчиков по контрольно-кассовой машине и сведения о выручке ООО «Книжный магазин «Анжелика» за сентябрь 2006 г.

Для повышения контроля за движением наличных денежных средств ООО «Книжный магазин «Анжелика» можно порекомендовать в ведомости № 1 и в журнале-ордере № 1 ежемесячно вводить строку «нарастающим итогом с начала года», что позволит анализировать потоки наличных денежных средств. Кроме того, записи в указанных регистрах будут служить достаточной информационной базой для контроля за правильностью составления Книги учета доходов и расходов (в части полученной выручки и выплаченной заработной платы).

ООО «Книжный магазин «Анжелика» необходимо разработать форму расчетного листка, который в соответствии со ст.136 Трудового кодекса будет информировать в письменной форме каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Исследуемому предприятию необходимо разработать также форму журнала регистрации исполнительных листов. Ведение данного учетного регистра позволит осуществлять контроль за расчетами по исполнительным листам и за движением самих исполнительных листов в случае выбытия работника.

В качестве мероприятий, направленных на совершенствование бухгалтерского учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, ООО «Книжный магазин «Анжелика» можно порекомендовать:

- с целью сокращения документооборота не составлять акт о приемке товара, а проставлять на товаросопроводительных документах штамп с теми же реквизитами;

- вести аналитический учет расчетов с каждым поставщиком и подрядчиком в отдельной карточке;

- разработать формы учетных регистров для отражения товарообменных и вексельных операций;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проводить инвентаризацию расчетов с поставщиками и подрядчиками.

С целью сокращения документооборота исследуемому предприятию можно порекомендовать ограничиться составлением многографной карточки по учету издержек обращения, поскольку оборотная ведомость дублирует данные этого регистра учета и не имеет практической ценности.

ООО «Книжный магазин «Анжелика» рекомендуется организовать аналитический учет издержек обращения в специально разработанной ведомости по номенклатуре, рекомендованной Методическими рекомендациями по бухгалтерскому учету затрат, включаемых в издержки обращения (утв. Роскомторгом и Минфином РФ 20 апреля 1995 г. NN 1-550/32-2), с учетом специфики деятельности данного предприятия:

транспортные расходы;

расходы на оплату труда и отчисления на социальные нужды;

расходы на аренду и содержание здания и оборудования, амортизация и ремонт основных средств;

расходы на топливо, газ, электроэнергию для производственных нужд;

расходы на хранение, подработку, подсортировку и упаковку товаров;

расходы на рекламу;

представительские расходы;

расходы на командировки работников;

потери товаров и технологические отходы;

прочие расходы.

Заключение

В настоящей дипломной работе достигнута поставленная цель и решены все необходимые задачи. По итогам изучения организации делопроизводства в бухгалтерии необходимо сделать ряд выводов и обобщений.

Правовые и методологические основы документооборота в бухгалтерии установлены Федеральным законом от 21.11.96 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.97 N 835 «О первичных учетных документах», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.98 N 34н, и другими законодательными и нормативными актами.

На предприятиях оптимизация документооборота начинается, как правило, с составления графика документооборота. В нем указывается, кто, в какие сроки и кому сдает те или иные документы, кто их подписывает. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, а утверждает своим приказом руководитель предприятия.

В работе были рассмотрены особенности документооборота в бухгалтерии ООО «Книжный магазин «Анжелика» по каждому разделу учетной работы.

Положительно можно отметить тот факт, что для усиления ответственности исполнителей и повышения качества обработки документов в ООО «Книжный магазин «Анжелика» для каждого раздела учетной работы составлен график документооборота, который позволяет также правильно планировать время каждого работника бухгалтерии.

В ходе работы были выявлены нарушения законодательства в части организации документооборота. Так, исследуемое предприятие допускает случаи неправильного оформления первичных документов, в частности - неоговоренные исправления. По учету труда его оплаты используются устаревшие формы первичных учетных документов. Это является нарушением требований, установленных п 12-18 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. N 34н. и ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В качестве нарушения можно отметить и тот факт, что в ООО «Книжный магазин «Анжелика» не производится инвентаризация расчетов с контрагентами и подотчетными лицами. Это является нарушением требований п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности и п. 3.47 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. В условиях ООО «Книжный магазин «Анжелика» несоблюдение порядка и сроков проведения инвентаризации приводит к нарушению ряда требований бухгалтерского учета и налогообложения.

Результаты проведенного исследования за исключением отмеченных нарушений и недостатков подтверждают, что организация делопроизводства в бухгалтерии ООО «Книжный магазин «Анжелика» осуществлялись во всех существенных отношениях в соответствии с нормативными актами, регулирующими бухгалтерский учет и налогообложение в Российской Федерации. Документооборот в бухгалтерии ООО «Книжный магазин «Анжелика» организован таким образом, чтобы обеспечить во всех существенных аспектах отражение об имуществе и обязательствах данной организации по состоянию на 1.10.2006 г.