Реферат: Делопроизводство в бухгалтерии (документооборот)

В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

Правительство РФ постановлением от 08.07.97 N 835 «О первичных учетных документах» возложило на Госкомстат России функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. Данные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ.

Проектирование унифицированных форм первичной учетной документации осуществляется Научно-исследовательским и проектно-технологическим институтом Госкомстата России, который является официальным исполнителем данного направления работ. НИПИстатинформ Госкомстата России при разработке унифицированных форм первичной учетной документации проводит экспертизу действующих законодательных актов, нормативно-методологической документации и на их базе определяет необходимый состав реквизитов, который систематизируется и формируется в соответствии с действующими стандартами (ГОСТами). Разработка форм осуществляется с привлечением специалистов соответствующих федеральных органов исполнительной власти, профильных организаций Москвы.

Таблица 1.1. Перечень нормативных актов, на основании которых организуется документооборот в бухгалтерии

Утвержденные Госкомстатом России унифицированные формы первичной учетной документации регистрируются в общероссийском классификаторе управленческой документации. Им присваиваются коды ОКУД, которые проставляются отдельным реквизитом в верхнем правом углу форм. После этого унифицированные формы выпускаются отдельными альбомами (по разделам учета), которые, кроме форм, содержат краткие методологические указания по их применению и заполнению.

Применение унифицированных форм первичной учетной документации регламентируется Порядком, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20, в соответствии с которым в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанные в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Преобразования в системе нормативного регулирования бухгалтерского учета с целью приведения национальной системы в соответствие с международными стандартами финансовой отчетности и требованиями рыночной экономики, перестройка общеметодологических основ государственной статистики на принятую в международной практике систему учета и статистики, а также преобразования в налоговом законодательстве потребуют уточнений и пересмотра первичных форм учета. Поэтому Госкомстат России по мере необходимости будет вносить изменения и дополнения в унифицированные формы первичной учетной документации, а также обеспечивать дальнейшую разработку унифицированных форм первичной учетной документации, утверждая их по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

Инструкция по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства утверждена еще Минфином СССР от 8 марта 1960 г. N 63. Однако с учетом произошедших в бухгалтерском учете изменений она является только рекомендательным документом для применения такого рода формы учета на предприятиях и применяться она должна с учетом письма Минфина РФ от 24 июля 1992 г. N 59 "О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях".

Правила документооборота и технология обработки учетной информации принимаются самой организацией исходя из ее структуры и других особенностей деятельности.

2. Организация документооборота в бухгалтерии на примере ООО«Книжный магазин «Анжелика»

2.1 Краткая характеристика предприятия

Общество с ограниченной ответственностью «Книжный магазин «Анжелика» является хозяйственным обществом, созданным в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 14 января 1998 г. № 14-ФЗ. Сокращенное фирменное название предприятия - ООО «Книжный магазин «Анжелика», место его нахождения - г. Москва.

Целью деятельности ООО «Книжный магазин «Анжелика» является получение прибыли путем организации сбыта товаров народного потребления. Предметом деятельности ООО «Книжный магазин «Анжелика» является розничная и мелкооптовая торговля книгами и канцелярскими принадлежностями. Данные виды деятельности осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Высшим органом управления обществом является общее собрание участников общества. Общее количество участников составляет 5 чел. Руководство текущей деятельностью общества осуществляется единоличным исполнительным органом общества - генеральным директором.

Организационная структура строится на основе выделения различных составляющих. На рисунке 2.1 приведена схема построения организационной структуры ООО «Книжный магазин «Анжелика», основанная на реализации необходимых функций. Организационная структура фирмы - линейно-функциональная.

ООО «Книжный магазин «Анжелика» осуществляет свою финансовую деятельность в соответствии с годовыми и другими планами, утверждёнными участниками общества. Общество вправе распоряжаться как собственными, так и привлечёнными финансовыми ресурсами, включающими кредиты банков, финансовых организаций, предприятий, учреждений.

Рис. 2.1. Организационная структура ООО «Книжный магазин «Анжелика»

ООО «Книжный магазин «Анжелика» - малое предприятие, налогообложение осуществляется по упрощенной системе налогообложения. Как видно из таблицы 2.1, ООО «Книжный магазин «Анжелика» имеет право перейти на упрощенную систему налогообложения.

Таблица 2.1. Соблюдение ООО «Книжный магазин «Анжелика» условий перехода на упрощенную систему налогообложения на 1 января 2006 года

Организация, применяющая упрощенную систему налогообложения, может не разрабатывать учетную политику, не вести традиционный бухгалтерский учет и не составлять отчетность. В то же время эти организации не освобождаются от обязанности ведения кассовых операций в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, учета основных средств и нематериальных активов в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете. Поэтому в ООО «Книжный магазин «Анжелика» ведется бухгалтерский учет в полном объеме по журнально-ордерной форме. При этом составляется бухгалтерская отчетность - Бухгалтерский баланс ф. № 1 и Отчет о прибылях и убытках ф. № 2.

Налоговый учет ведется параллельно с бухгалтерским в Книге учета доходов и расходов по форме, утвержденной приказом Минфина России от 22.02.96. В качестве объекта налогообложения исследуемое предприятие выбрало доходы.

Бухгалтерская служба ООО «Книжный магазин «Анжелика» состоит из трех работников - главного бухгалтера, бухгалтера и кассира. Главным бухгалтером на 2006 год был разработан подробный график документооборота по каждому участку учетной работы. Графиком установлен порядок и сроки передачи первичных документов в бухгалтерию. Работники ООО «Книжный магазин «Анжелика» (начальники отделов, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, согласно графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечислены: документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя; сроки представления документов; подразделения предприятия, в которые должны сдаваться документы. Главный бухгалтер осуществляет контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота.

Далее в работе необходимо подробно рассмотреть особенности документооборота по каждому разделу учетной работы ООО «Книжный магазин «Анжелика».

2.2 Документооборот операций по учету денежных средств и денежных документов

Поскольку ООО «Книжный магазин «Анжелика» осуществляет розничную торговлю, в учетной работе на данном предприятии большой удельный вес занимают операции с наличными денежными средствами. Схема документооборота по учету кассовых операций ООО «Книжный магазин «Анжелика» приведена на рис.2.2.

Для учета кассовых операций изучаемое предприятие применяет первичные учетные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. N 88 (они обязательны к применению всеми предприятиями согласно ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. N 129-ФЗ, в том числе и применяющими упрощенную систему налогообложения).

Прием наличных денег в кассу ООО «Книжный магазин «Анжелика» производится по приходным кассовым ордерам ф. № КО-1 (приложение 1), которые выписывает работник бухгалтерии, и подписывает главный бухгалтер. До передачи в кассу приходный ордер обязательно регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных документов ф. № КО-3 (приложение 3), затем передается для исполнения в кассу, где кассир проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписей главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает ордер и квитанцию. О приеме денег лицу, внесшему деньги, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенная штампом кассира. Квитанция вручается физическому лицу или прикладывается к выписке банка.

Рис. 2.2. Схема документооборота операций по учету наличных денежных средств ООО «Книжный магазин «Анжелика»

В исполнение требований, установленных Федеральным законом от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», при расчетах наличными денежными средствами за проданные товары как с физическими, так и с юридическими лицами, обязательно выдается кассовый чек. При этом в кассовой книге регистрируются также ленты контрольно-кассовой машины.

Получение денежных средств со счета, открытого предприятию в учреждении банка, производится по чекам.

Выдача наличных денег из кассы ООО «Книжный магазин «Анжелика» производится по расходным кассовым ордерам ф. № КО-2 (приложение 2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям), расчетно-платежным ведомостям и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером.