Оборот по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», т.е. суммы выплат, удержаний и вычетов из заработной платы в зависимости от их вида, находят отражение в журнале - ордере № 1 - сумма ранее выданного аванса (кредит счета 50 «Касса»); в журнале - ордере № 8 - суммы удержанных налогов (счет 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ»); предоставленных займов и кредитов (счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»); суммы, перечисленные в Сбербанк России, а также алименты и прочие платежи (счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»).
Оборот по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» отражается в журнале - ордере № 10 в корреспонденции с дебетом счета 44 «Расходы на продажу». Выдача заработной платы, т.е. обороты по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетами учета денежных средств, отражены в журнале - ордере № 1.
В журнале - ордере № 8 отражаются суммы удержанных налогов (счет 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ») и алименты (счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»).
Оборот по дебету и кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в журналах - ордерах № 1, № 10 и № 8 отражается в Главной книге. Кредитовый остаток по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на 1 число каждого отчетного периода показывается по строке «Кредиторская задолженность по оплате труда» раздела «Краткосрочные пассивы» пассива бухгалтерского баланса. Так, на 30.09.2006 г. кредитовый остаток по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в Главной книге ООО «Книжный магазин «Анжелика» составил 70200 руб., и эта же сумма (703 тыс.руб.) показана по строке «Кредиторская задолженность по оплате труда пассива баланса (приложение ).
Схема документооборота по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Книжный магазин «Анжелика» для наглядности приведена на рис. 2.9.
В ООО «Книжный магазин «Анжелика» используются следующие первичные документы по учету расчетов с подотчетными лицами:
1. Приказ об учетной политике.
2. Авансовые отчеты (приложение 17).
3. Журнал регистрации авансовых отчетов.
4. Приказы о направлении работников в командировку (приложение 18).
6. Сметы представительских расходов.
7. Приказы об утверждении смет представительских расходов.
8. Заявления на выдачу денег из кассы.
9. Документы, подтверждающие произведенные расходы (товарные, кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц).
10. Журнал регистрации командировок.
В соответствии с принятой на 2006 год учетной политикой, в ООО «Книжный магазин «Анжелика» денежные средства выдаются подотчетным лицам на следующие цели:
-на покупку канцелярских товаров;
-на оформление подписки на периодические издания;
- на приобретение конвертов;
- на приобретение хозяйственных материалов;
- на командировочные расходы в пределах Российской Федерации.
Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Для этого на предприятии используется журнал-ордер № 7 (приложение 19), в котором синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами обеспечиваются в единой системе записей.
Рис. 2.9. Схема документооборота операций по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Книжный магазин «Анжелика»
Аналитический учет ведется по отдельно выданным в подотчет суммам и осуществляется позиционным способом. По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода (против выданного аванса). Таким образом, операции по одному авансовому отчету должны найти отражение только по одной строке. Для случаев, когда подотчетному лицу, находящемуся в длительной командировке, направляется дополнительный аванс, по разделу "Выдано под отчет" предусмотрены соответствующие графы.
Для контроля за правильным расходованием подотчетных сумм в ООО «Книжный магазин «Анжелика» установлены предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов. Нормативы утверждены приказом генерального директора ООО «Книжный магазин «Анжелика» в следующих суммах:
Затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) - до 300 руб. в день;
Транспортное обеспечение - до 600 руб.в день;
Буфетное обслуживание во время переговоров - до 125 руб. в день;
Оплата услуг переводчиков:
-для руководителей делегации - до 250 руб.в день;
-для членов делегации из расчета 1 переводчик на 5 человек - до 200 руб. в день.
Для каждого мероприятия составляется смета представительских расходов, которая утверждается генеральным директором ООО «Книжный магазин «Анжелика». После каждого приема делегации работник, ответственный за оформление представительских расходов, должен составить отчет. В отчете указывают дату и место проведения приема, его программу, участников встречи и величину представительских расходов.
Деньги выдают на основании заявления работника. Для заявления на выдачу денег типового бланка не предусмотрено, поэтому ООО «Книжный магазин «Анжелика» разработало его самостоятельно. Работник, желающий получить наличные деньги под отчет, оформляет заявление в одном экземпляре. Подписывает заявление генеральный директор ООО «Книжный магазин «Анжелика». При выдаче денег из кассы составляют расходный кассовый ордер по форме № КО-2 (приложение 2). Заявление хранят вместе с расходным ордером, по которому были выданы деньги.
В соответствии с приказом генерального директора ООО «Книжный магазин «Анжелика» и принятой учетной политикой лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
2.5 Документооборот операций по учету издержек обращения и финансовых результатов
Затраты, производимые торговыми предприятиями в процессе осуществления своей деятельности дополнительно к оплате стоимости товаров, называются издержками обращения. Как и любые другие финансово-хозяйственные операции предприятия, издержки должны быть документально оформлены и обоснованы. Перечень первичных документов по учету издержек обращения в ООО «Книжный магазин «Анжелика» очень широк и зависит от направления расходов (таблица 2.3).
Таблица 2.3 Перечень документов, подтверждающих расходы ООО «Книжный магазин «Анжелика»
|
Статьи затрат |
Регистр синтетического учета |
Первичные документы, подтверждающие расходы |
|
|
Расходы на оплату труда |
Свод по заработной плате |
Расчетно-платежная ведомость |
|
|
Расходы на обязательное социальное страхование |
Бухгалтерская справка |
||
|
Услуги сторонних организаций по перевозке товаров |
Журнал-ордер № 6 |
Акт приемки-передачи услуг, товарно-транспортные накладные |
|
|
Транспортные расходы при эксплуатации собственных транспортных средств |
Журнал-ордер № 8 |
Путевые листы, чеки АЗС на приобретение ГСМ, акты выполненных работ по ремонту, счета-фактуры и накладные на покупку запчастей |
|
|
Амортизация основных средств |
Ведомость начисления амортизации |
||
|
Амортизация нематериальных активов |
Ведомость начисления амортизации |
||
|
Пожарная и сторожевая охрана, коммунальные услуги, услуги связи |
Журнал-ордер № 6 |
Счета -фактуры, договоры с поставщиками, платежные поручения на оплату счетов |
|
|
Подписка на периодические издания |
Журнал-ордер № 6 |
Счета-фактуры, квитанции об оплате |
|
|
Командировочные расходы |
Журнал-ордер № 8 |
Команировочные удостове-рения, приказы о направлении работников в командировку, авансовые отчеты |
|
|
Оплата аренды помещения |
Ведомость учета расчетов с раз-ными дебиторами и кредиторами |
Счета-фактуры, договоры аренды |
Аналитический учет по балансовому счету 44 «Расходы на продажу» на исследуемом предприятии ведется в ведомости по видам и статьям расходов. Структура счета приведена в табл. 3.4.
Таблица 3.4. Структура счета 44 «Расходы на продажу» в ООО «Книжный магазин «Анжелика»
|
Балансовый счет |
Аналитический учет |
||
|
Группы расходов |
Статьи расходов |
||
|
счет 44 "Расходы на продажу" |
Материальные расходы |
Транспортные расходы |
|
|
Материалы |
|||
|
Топливо |
|||
|
Запчасти |
|||
|
Спецодежда |
|||
|
Потери товаров |
|||
|
Хранение, подработка и упаковка товаров |
|||
|
Услуги производственного характера |
|||
|
Расходы на оплату труда и социальные отчисления |
Оплата труда работников торговли |
||
|
Оплата труда управленческого персонала |
|||
|
Отчисления на социальное страхование и обеспечение |
|||
|
Содержание и эксплуатация здания и оборудования |
Амортизация основных средств |
||
|
Текущий ремонт основных средств |
|||
|
Капитальный ремонт основных средств |
|||
|
Техобслуживание основных средств |
|||
|
Коммунальные услуги |
|||
|
Уход за помещениями и прилегающей территорией |
|||
|
Пожарная и сторожевая охрана |
|||
|
Аренда здания |
|||
|
Прочие расходы |
Амортизация нематериальных активов |
||
|
Расходы на рекламу |
|||
|
Представительские расходы |
|||
|
Налоги и сборы |
|||
|
Консультационные, информационные, аудиторские услуги |
|||
|
Подписка на периодические издания, приобретение специальной литературы |
|||
|
Почтовые и телеграфные расходы |
|||
|
Услуги связи |
|||
|
Командировочные расходы |
|||
|
Экспертиза товаров |
|||
|
Расходы, связанные с охраной труда и техникой безопасности |
|||
|
Другие затраты |
|||
|
Списание расходов на себестоимость продаж |
х |
Для ведения аналитического учета издержек обращения в ООО «Книжный магазин «Анжелика» используются ведомости, в ко-торых для каждой отдельной статьи расхода отводится специ-альная графа. Итог отраженных в каждой графе сумм показы-вает абсолютный размер расходов. В отдельной итоговой графе показывается общая сумма издержек. Аналитический учет издержек обращения в ООО «Книжный магазин «Анжелика» осуществляется по четырем укрупненным статьям:
- материальные расходы;
- расходы на оплату труда и отчисления на социальное страхование;
- расходы на содержание и эксплуатацию здания и оборудования;
- прочие расходы.
Записи в ведомости аналитического учета издержек обраще-ния ведут на основании журналов-ордеров тех счетов, которые корреспондируют с дебетом счета 44 «Расходы на продажу». Для этого к каждому журналу-ордеру составляются специальные листки-расшифровки. Их заполняют при записи операций в журнале-ордере по данным отдельных первичных документов с указанием краткого содержания операций и номе-ра статьи расхода.
Исследуемое предприятие обеспечивает соответствие регистров синтетического и аналитического учета издержек обращения, обеспечивает правильность отражения издержек обращения в бухгалтерской отчетности. Кроме того, ООО «Книжный магазин «Анжелика» осуществляет планирование издержек обращения, что свидетельствуют о контроле со стороны предприятия за состоянием документооборота и осуществляемыми расходами.
В течение отчетного года ежемесячно учет финансовых результатов по основной производственной деятельности в ООО «Книжный магазин «Анжелика» осуществляется в следующей последовательности:
1. Учитывается выручка от продаж
2. Списывается себестоимость проданной продукции;
4. Определяется финансовый результат от основной производственной деятельности за месяц.
ООО «Книжный магазин «Анжелика» ведет учет продаж по моменту оплаты товаров. Аналитический учет по счету 90-1 «Выручка» ведется в ведомости 16-1 «Учет реализации продукции». Итоговые данные ведомости 16-1 записываются в журнал - ордер № 11 по кредиту счета 43 «Готовая продукция» и по дебету счета 90-2 «Себестоимость продаж».
Как уже отмечалось, для обеспечения контроля за расчетами с каждым покупателем по конкретным отгрузкам товаров в бухгалтерии составляется Ведомость № 16 «Учет реализации продукции». Ведомость открывается на месяц, сначала в нее записывают остатки товаров, отгруженных на начало месяца. Затем в нее вписывают ленты контрольно-кассовой машины и счета, выписанные покупателям в отчетном месяце. По мере оплаты счетов покупателями в ведомости делают об этом отметки. Прибыль от продаж отражается в журнале - ордере № 11 и в журнале - ордере № 15.